Внутренние документы организации: перечень

Содержание

Внутренние документы организации — официальные бумаги компании, предназначенные для регулирования ее внутренней деятельности. Наряду с законодательными и правовыми актами они определяют свод правил, формирующий нормы внутренней жизни организации, порядок и условия соблюдения административных решений. Внутренние документы обеспечивают управленческую работу, содержащую процедуры, официальные полномочия, организационные ценности и другое. Некоторые внутренние документы разрабатываются в связи с требованием действующего законодательства. 
 
Внутренние нормативные документы бывают разных видов, каждый из которых предназначен для решения задач конкретной фирмы. Чаще всего их разделяют по назначению, содержанию и регламенту согласования. Перечень внутренних документов организации зависит от следующих факторов: 

  • формы собственности компании;
  • организационно-правовой формы;
  • вида деятельности;
  • количества сотрудников;
  • степени открытости.

Так, внутренние документы банка и внутренние документы магазина могут значительно отличаться. Кроме индивидуальных особенностей деятельности компании есть ряд документов, обязательных для всех организаций. К ним относится организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация.
 
Если вы собираетесь проводить ревизию документов в своей компании или автоматизировать работу с бумагами, читайте далее.
 

Виды внутренних документов организации

 
Любой аспект деятельности компании должен быть зафиксирован. Регламентирующие внутренние нормативные документы организации помогают вести учет рабочих процессов и поддерживать их в установленном порядке. Акты имеют несколько категорий со своим обязательным перечнем. 
 

Организационно-правовые нормативные акты

 
Это свод правил компании, который служит ее нормативной базой. Организационно-правовые нормативные акты определяют назначение деятельности, задачи и общую структуру фирмы, регулируют процесс работы, обязанности, права и ответственность сотрудников и руководящего звена. 
 
Сюда входит:

  • устав предприятия;
  • штатное расписание;
  • документ о штатной численности;
  • регламент компании (документ, определяющий взаимодействие между структурными подразделениями и между отдельными должностными единицами организации);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • должностные инструкции.

 

Распорядительные документы организации

 
Независимо от формы собственности функционирование предприятия невозможно без распорядительных документов. Сюда входит документация, фиксирующая управленческие решения руководства. Например, приказы по производственным вопросам и личному составу. Производственные документы  включают в себя акты о выделении средств или ресурсов, снабжении, продаже товаров или услуг, распределении средств. Личные приказы о приеме на работу, увольнении, отпуске, командировках. Любое распоряжение подписывается руководителем, а сотрудник, о котором идет речь в приказе, обязательно информируется о его содержании. 
 
Примеры приказов, относящихся к распорядительным документам: 

  • об утверждении штатного расписания;
  • о переводе сотрудника на другую должность;
  • о временном замещении отсутствующего сотрудника;
  • о переводе сотрудника на удаленную работу.

Информационно-справочные документы

 
Содержат информацию о положении дел относительно сотрудника или процедуры выполнения работ. Информационно-справочные документы могут стать причиной принятия административных решений, издания руководством приказов. Они не носят распорядительный характер, не включают в себя поручения, требующие выполнения.
 
Перечень:

  • служебная записка об использовании личного транспорта;
  • объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте;
  • заявление об отпуске без сохранения зарплаты;
  • протокол совещания;
  • акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору.

Договоры

 
Договор – один из наиболее важных документов любых видов экономических взаимоотношений. Он регулирует выполнение соглашений между физическими и юридическими лицами. Договоры заключаются при покупке товаров/услуг, аренде помещений, поручительстве, найме сотрудников и т. д. Договор обычно содержит условия о предмете, вознаграждении, порядке расчетов, правах и обязательствах обеих сторон, конфиденциальности, сроках и т.д.
 
Это могут быть договоры:

  • аренды жилых и нежилых помещений, земельных участков, транспортного средства;
  • подряда бытового, строительного;
  • оказания услуг;
  • покупки-продажи;
  • займа и др.

Служебные бумаги по основной деятельности

 
Служебные бумаги по основной деятельности устанавливают различные аспекты текущей деятельности организации, способствуют регулированию рабочих вопросов. К ним относятся:

  • лицензии;
  • допуски;
  • свидетельства;
  • уведомления.

Финансово-бухгалтерские документы

 
Финансово-бухгалтерские документы подтверждают совершение любых финансовых операций и служат документальным свидетельством происходящих процессов. В них фиксируется выполнение определенного события, которое имеет стоимостную оценку. В документе указываются и другие критерии, характеризующие конкретную хозяйственную операцию. Этот вид документации используется при составлении налоговых, бухгалтерских, статистических отчетов.
 
Примеры:

  • отчет о финансовых результатах;
  • акт о списании товаров;
  • кассовая книга.

Документы по трудовым отношениям

 
Деятельность компании обычно невозможна без подбора новых сотрудников, расстановки кадров, принятия их на работу, внутренних переводов и увольнений. Документы по трудовым отношениям регламентируют все эти процессы. Также они включают обязательные правила взаимоотношений работодателя и работника.
 
Обязательные трудовые документы:

  • трудовой договор;
  • трудовая книжка;
  • личное дело;
  • личная карточка;
  • график отпусков.

Личные документы

 
Это внутренние документы, регулирующие процессы взаимодействия отдельного сотрудника с компанией. Создаются в индивидуальном порядке. 
 
Сюда входит:

  • резюме;
  • доверенность на подписание кадровых документов;
  • расписка на получение трудовой книжки и др.

 

Требования к оформлению внутренних документов организации

 
Многие внутрикорпоративные документы имеют юридическую значимость, поэтому необходим строгий порядок их оформления. 
 
Компании создают типовые формы для определенных видов документов, которые содержат обязательные элементы. В отношении некоторых документов есть требования к оформлению, установленные законом или другим нормативным актом.
 
Как правило, обязательными составляющими оформления внутренних документов являются:

  • реквизиты код, наименование и другая информация об организации;
  • датирование дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации;
  • адресование указание адреса получателя. Им может быть предприятие, структурное подразделение, должностное лицо;
  • резолюция на документе включает фамилию исполнителя в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения;
  • текст документа и заголовок к нему содержит всю информацию, ради которой он был составлен.

Составление документов и учет их оборота занимает много времени у каждого подразделения организации. Чтоб оптимизировать рабочие процессы, компании прибегают к автоматизации документооборота. Она позволяет руководителям видеть и контролировать общую картину дел, происходящих во всех подразделениях. А сотрудникам – взаимодействовать между отделами слаженно, повышая производительность труда. Программы по систематизации документов, подготовке платежек в банк, регистрации договоров значительно облегчают рабочие процессы. Кроме этого, они позволяют организовать удаленную работу сотрудников с онлайн-доступом ко всем необходимым файлам. Переход многих компаний в России на цифровой формат связан со стремлением избавиться от бумажных скоплений, а перевод некоторых документов в цифровой формат связан с новыми требованиями государства. Например, с 1 января 2020 года появилась возможность заводить электронные трудовые книжки, ряд финансово-бухгалтерских документов должен создаваться и подаваться в органы отчетности в электронном формате. 
 
В конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности утвердил Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации.
 

 
Посмотреть подробнее о государственных планах оцифровки документов можно на вебинаре Doczilla и Terralink здесь: https://www.youtube.com/watch?v=kPFI6q96Jx8 
 

 
Полностью автоматизировать делопроизводство можно с системой электронного документооборота (СЭД). Она обеспечивает работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. В функции СЭД входит возможность создания, корректировки, хранения и передачи документов по сети между устройствами, классификация и пр. С помощью системы автоматизируется такое взаимодействие между сотрудниками, как передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений и т.п.
 

Как Doczilla помогает бизнесу?

 
Doczilla Pro — это специализированная платформа, которая помогает компаниям автоматизировать типовые формы. При помощи профессионального конструктора сотрудник может создать интерактивные шаблоны документов, которые позволят его коллегам создавать нужные типовые формы в несколько кликов и без ошибок. Сотрудники при заполнении типовых форм просто отвечают на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически. За счет интеграции с публичными реестрами и внутренними базами компании большая часть документа заполняется автоматически, суммы расшифровываются, указывается правильное склонение. 
 
При помощи Doczilla Pro можно автоматизировать любой документ:

  • договоры;
  • доверенности;
  • кадровые документы;
  • корпоративные документы;
  • процессуальные документы и т. д.

Сервис подходит для всех сфер и форм деятельности: физических и юридических лиц, самозанятых, ИП, государственных учреждений. Doczilla Pro значительно упрощает трудовой день сотрудников организации. Но самое главное помогает грамотно составлять документацию. Все типовые документы можно преобразовать в интерактивные шаблоны, что в дальнейшем сэкономит десятки и сотни часов высококвалифицированных специалистов и позволит ускорить заключение сделок.
 
Doczilla Pro может быть интегрирована в СЭД, что позволит максимально оптимизировать работу с документами.
 

 
Подробнее о том, как выглядит работа с документами в Doczilla Pro и СЭД, можно посмотреть на вебинаре Doczilla и Ланит здесь: https://youtu.be/01N6i4RrNl4 
 

 
Внутренние нормативные документы организации составляют большую часть ее документооборота независимо от сферы деятельности и штатной численности. Поэтому организованность в учете бумаг с содержанием персональных данных и правильность их составления играет большую роль в деятельности не только отдельных подразделений, но и всей компании. Автоматизировав подготовку и обмен документацией, можно сэкономить много рабочего времени и направить его на другие значимые цели. А подготовленные шаблоны помогут справляться с поставленными задачами за пару минут, вместо привычных растянутых временных рамок.
 

Подпишитесь на обновления блога
Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Начнем с простого. Как вас зовут?
Ваш телефон?
Ваша должность?
В какой компании вы работаете?
У нас есть спец.условия для банков, IT-интеграторов, юр.фирм и стартапов
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?
И последнее — пожалуйста, укажите промокод, если он у вас есть