Внутренние документы организации — официальные бумаги компании, предназначенные для регулирования ее внутренней деятельности. Наряду с законодательными и правовыми актами они определяют свод правил, формирующий нормы внутренней жизни организации, порядок и условия соблюдения административных решений. Внутренние документы обеспечивают управленческую работу, содержащую процедуры, официальные полномочия, организационные ценности и другое. Некоторые внутренние документы разрабатываются в связи с требованием действующего законодательства.

Внутренние нормативные документы бывают разных видов, каждый из которых предназначен для решения задач конкретной фирмы. Чаще всего их разделяют по назначению, содержанию и регламенту согласования. Перечень внутренних документов организации зависит от следующих факторов:

• формы собственности компании;
• организационно-правовой формы;
• вида деятельности;
• количества сотрудников;
• степени открытости.

Так, внутренние документы банка и внутренние документы магазина могут значительно отличаться. Кроме индивидуальных особенностей деятельности компании есть ряд документов, обязательных для всех организаций. К ним относится организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация.

Если вы собираетесь проводить ревизию документов в своей компании или автоматизировать работу с бумагами, читайте далее.

Любой аспект деятельности компании должен быть зафиксирован. Регламентирующие внутренние нормативные документы организации помогают вести учет рабочих процессов и поддерживать их в установленном порядке. Акты имеют несколько категорий со своим обязательным перечнем.

Организационно-правовые нормативные акты

Это свод правил компании, который служит ее нормативной базой. Организационно-правовые нормативные акты определяют назначение деятельности, задачи и общую структуру фирмы, регулируют процесс работы, обязанности, права и ответственность сотрудников и руководящего звена.

Сюда входит:

• устав предприятия;
• штатное расписание;
• документ о штатной численности;
• регламент компании (документ, определяющий взаимодействие между структурными подразделениями и между отдельными должностными единицами организации);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• должностные инструкции.

Распорядительные документы организации

Независимо от формы собственности функционирование предприятия невозможно без распорядительных документов. Сюда входит документация, фиксирующая управленческие решения руководства. Например, приказы по производственным вопросам и личному составу. Производственные документы включают в себя акты о выделении средств или ресурсов, снабжении, продаже товаров или услуг, распределении средств. Личные — приказы о приеме на работу, увольнении, отпуске, командировках. Любое распоряжение подписывается руководителем, а сотрудник, о котором идет речь в приказе, обязательно информируется о его содержании.

Примеры приказов, относящихся к распорядительным документам:

• об утверждении штатного расписания;
• о переводе сотрудника на другую должность;
• о временном замещении отсутствующего сотрудника;
• о переводе сотрудника на удаленную работу.

Информационно-справочные документы

Содержат информацию о положении дел относительно сотрудника или процедуры выполнения работ. Информационно-справочные документы могут стать причиной принятия административных решений, издания руководством приказов. Они не носят распорядительный характер, не включают в себя поручения, требующие выполнения.

Перечень:

• служебная записка об использовании личного транспорта;
• объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте;
• заявление об отпуске без сохранения зарплаты;
• протокол совещания;
• акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору.

Договоры

Договор — один из наиболее важных документов любых видов экономических взаимоотношений. Он регулирует выполнение соглашений между физическими и юридическими лицами. Договоры заключаются при покупке товаров/услуг, аренде помещений, поручительстве, найме сотрудников и т. д. Договор обычно содержит условия о предмете, вознаграждении, порядке расчетов, правах и обязательствах обеих сторон, конфиденциальности, сроках и т. д.

Это могут быть договоры:

• аренды — жилых и нежилых помещений, земельных участков, транспортного средства;
• подряда — бытового, строительного;
• оказания услуг;
• покупки-продажи;
• займа и др.

Служебные бумаги по основной деятельности

Служебные бумаги по основной деятельности устанавливают различные аспекты текущей деятельности организации, способствуют регулированию рабочих вопросов. К ним относятся:

• лицензии;
• допуски;
• свидетельства;
• уведомления.

Финансово-бухгалтерские документы

Финансово-бухгалтерские документы подтверждают совершение любых финансовых операций и служат документальным свидетельством происходящих процессов. В них фиксируется выполнение определенного события, которое имеет стоимостную оценку. В документе указываются и другие критерии, характеризующие конкретную хозяйственную операцию. Этот вид документации используется при составлении налоговых, бухгалтерских, статистических отчетов.

Примеры:

• отчет о финансовых результатах;
• акт о списании товаров;
• кассовая книга.

Документы по трудовым отношениям

Деятельность компании обычно невозможна без подбора новых сотрудников, расстановки кадров, принятия их на работу, внутренних переводов и увольнений. Документы по трудовым отношениям регламентируют все эти процессы. Также они включают обязательные правила взаимоотношений работодателя и работника.

Обязательные трудовые документы:

• трудовой договор;
• трудовая книжка;
• личное дело;
• личная карточка;
• график отпусков.

Почитать об автоматизации HR-функции можно здесь: Как освободить кадровиков от рутины →

Личные документы

Это внутренние документы, регулирующие процессы взаимодействия отдельного сотрудника с компанией. Создаются в индивидуальном порядке.

Сюда входит:

• резюме;
• доверенность на подписание кадровых документов;
• расписка на получение трудовой книжки и др.

Многие внутрикорпоративные документы имеют юридическую значимость, поэтому необходим строгий порядок их оформления.

Компании создают типовые формы для определенных видов документов, которые содержат обязательные элементы. В отношении некоторых документов есть требования к оформлению, установленные законом или другим нормативным актом.

Как правило, обязательными составляющими оформления внутренних документов являются:

• реквизиты — код, наименование и другая информация об организации;
• датирование — дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации;
• адресование — указание адреса получателя. Им может быть предприятие, структурное подразделение, должностное лицо;
• резолюция на документе — включает фамилию исполнителя в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения;
• текст документа и заголовок к нему — содержит всю информацию, ради которой он был составлен.

Составление документов и учет их оборота занимает много времени у каждого подразделения организации. Чтобы оптимизировать рабочие процессы, компании прибегают к автоматизации документооборота. Она позволяет руководителям видеть и контролировать общую картину дел, происходящих во всех подразделениях. А сотрудникам — взаимодействовать между отделами слаженно, повышая производительность труда.

Программы по систематизации документов, подготовке платежек в банк, регистрации договоров значительно облегчают рабочие процессы. Кроме этого, они позволяют организовать удаленную работу сотрудников с онлайн-доступом ко всем необходимым файлам. Переход многих компаний в России на цифровой формат связан со стремлением избавиться от бумажных скоплений, а перевод некоторых документов в цифровой формат связан с новыми требованиями государства. Например, с 1 января 2020 года появилась возможность заводить электронные трудовые книжки, ряд финансово-бухгалтерских документов должен создаваться и подаваться в органы отчетности в электронном формате.

В конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности утвердил Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации.

Посмотреть подробнее о государственных планах оцифровки документов можно на вебинаре Doczilla и Terralink здесь:

Полностью автоматизировать делопроизводство можно с системой электронного документооборота (СЭД). Она обеспечивает работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. В функции СЭД входит возможность создания, корректировки, хранения и передачи документов по сети между устройствами, классификация и пр. С помощью системы автоматизируется такое взаимодействие между сотрудниками, как передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений и т. п.

Doczilla Pro — это специализированная платформа, которая помогает компаниям автоматизировать типовые формы. При помощи профессионального конструктора сотрудник может создать интерактивные шаблоны документов, которые позволят его коллегам создавать нужные типовые формы в несколько кликов и без ошибок. Сотрудники при заполнении типовых форм просто отвечают на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически. За счет интеграции с публичными реестрами и внутренними базами компании большая часть документа заполняется автоматически, суммы расшифровываются, указывается правильное склонение.

При помощи Doczilla Pro можно автоматизировать любой документ:

• договоры;
• доверенности;
• кадровые документы;
• корпоративные документы;
• процессуальные документы и т. д.

Сервис подходит для всех сфер и форм деятельности: физических и юридических лиц, самозанятых, ИП, государственных учреждений. Doczilla Pro значительно упрощает трудовой день сотрудников организации. Но самое главное — помогает грамотно составлять документацию. Все типовые документы можно преобразовать в интерактивные шаблоны, что в дальнейшем сэкономит десятки и сотни часов высококвалифицированных специалистов и позволит ускорить заключение сделок.

Doczilla Pro может быть интегрирована в СЭД, что позволит максимально оптимизировать работу с документами.

Внутренние нормативные документы организации составляют большую часть ее документооборота независимо от сферы деятельности и штатной численности. Поэтому организованность в учете бумаг с содержанием персональных данных и правильность их составления играет большую роль в деятельности не только отдельных подразделений, но и всей компании. Автоматизировав подготовку и обмен документацией, можно сэкономить много рабочего времени и направить его на другие значимые цели. А подготовленные шаблоны помогут справляться с поставленными задачами за пару минут, вместо привычных растянутых временных рамок.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок