Автоматизация динамично охватывает все сферы профессиональной деятельности человека, и инхаус-юристы — не исключение. Она может стать отличным помощником, который упростит и ускорит работу в части подготовки внутренних документов. Светлана Коморина, LegalTech юрист Doczilla, рассказывает, как использовать автоматизацию для эффективной работы с корпоративными документами.

Современный подход к автоматизации — это когда за 3 минуты, пока варится кофе, можно подготовить и отправить на согласование пакет документов, не требующий юридической проверки. Для любой рутинной проблемы найдется эффективное решение, даже при подготовке корпоративных документов.

Автоматизация документов комбинирует в себе технический и творческий процессы в подготовке шаблонов, а сам процесс погружения в анализ и улучшение внутренних документов компании поможет повысить качество используемой документации и эффективность работы юриста. Как следствие, заряженный и воодушевленный юрист, избавленный от рутины — сокровище для компании.

Такой подход к работе с документами помогает сократить время на выполнение задач, так как автоматизация позволяет отойти полностью или частично от ручного заполнения документов, тем самым ускоряя процесс подготовки и согласования. К неочевидным преимуществам такого подхода можно отнести освобождение рабочего пространства от файлового хаоса и экономию денежных ресурсов компании на офисных расходах, так как автоматизация позволяет сократить объем бумажной документации и обеспечить ее хранение в электронном виде.

Давайте представим типичную картину инхаус-юриста: вы ищете на рабочем столе в папках тот самый типовой протокол, уведомление, бюллетень или решение, а если быстро не находите, то берете за основу уже заполненный документ и со вздохом чистите его от ненужной информации. Затем заполняете вручную все реквизиты компании, дублируете несколько раз аналогичный текст. В среднем, если заполняете пакет документов, то вам приходится дублировать повестку дня в документах шесть раз.

Уже после дублирования повестки дня хочется выйти за кофе с навязчивой мыслью в голове «На что я трачу время?», а еще нужно продублировать общую информацию по собранию каждому участнику. А если где-то случайно допустили ошибку? Нужно обязательно все перепроверить. В лучшем случае, на один пакет документов уходит минут 30, а то и больше. Так выглядит путь работы с корпоративными документами без автоматизации, узнали себя? А что, если этот путь может быть другим? Давайте соберем из этих документов интерактивный пакет.

Разберем пару сценариев принятия решений и подготовки корпоративных документов. Например, решения по насущным вопросам могут приниматься как единолично генеральным директором, так и общим собранием участников. Для каждой процедуры предусмотрен индивидуальный набор документов. В случае, если вопросы рассматриваются генеральным директором единолично, то вам потребуется подготовить решение. А в случае, если решение принимается общим собранием участников, то вам уже потребуется уведомление, бюллетень и протокол.

В одном шаблоне можно предусмотреть несколько сценариев принятия решений, и при выборе нужного будет формироваться необходимый пакет документов. Т. е. так выглядит путь юриста при работе с интерактивным документом: вы открываете типовой шаблон по корпоративным документам в специальном рабочем пространстве и даете указание шаблону, чтобы он сформировал нужный пакет документов. Если ранее поиск нужной бюллетени был настоящим прохождением лабиринта в ваших папках, то с автоматизацией можно выдохнуть, потому что все хранится в одном рабочем пространстве.

На следующем этапе такой шаблон-помощник попросит вас однократно заполнить следующую информацию, которая, чаще всего, не является статичной:

• основная информация об обществе (наименование, ИНН, ОГРН, адрес и т. п);
• повестка дня;
• место проведения собрания;
• дата проведения собрания и срок окончания приема бюллетеней;
• способ отправки заполненного бюллетеня;
• форма проведения собрания;
• и другие специфические вопросы в зависимости от особенностей компании.

Вся нестатичная часть документа является его вариативностью. Она, как правило, определяется путем сопоставления нескольких аналогичных документов в процессе формирования шаблона-исходника. Это помогает разделить статичный текст и тот, который может изменяться. Можем представить себя в роли наставника, который обучает своего помощника нюансам работы с корпоративными документами. Что мы в него вложим, то и получим, поэтому всю необходимую вариативность важно предусмотреть еще в процессе «обучения» шаблона.

После заполнения информации указанные значения добавляются в текст документа и, при необходимости, автоматически дублируются в каждый документ. Возьмем для примера повестку дня. Она содержит список вопросов, которые будут обсуждаться на собрании. Например, это может быть обсуждение по поводу заключения договора, стратегии развития компании, финансовых или маркетинговых целей, кадровых вопросов и т. д. Если агенда собрания повторяется в документах несколько раз (например, в уведомлении, бюллетени и протоколе), то достаточно заполнить информацию по вынесенным вопросам единожды, а все остальное масштабируется и распределяется автоматически. Простыми словами, шаблон становится настолько «умным», что сам знает, куда и в каком виде ему нужно добавлять получаемую информацию.

Кроме того, этот этап можно даже ускорить, например, если делегировать свою работу справочникам. Справочники содержат в себе определенный набор информации, который вы можете использовать для заполнения документа. Как справочник работает в автоматизации? Самый простой пример — это заполнение реквизитов компании. Вы заполняете наименование организации, а актуальные ИНН, ОГРН, адрес и т. п. уже автоматически подтягиваются в документ из базы данных. Справочник может быть не только внешним, но и внутренним. Внутренний справочник можно создать на базе собственных исходных данных, таким образом можно настроить автоматическое заполнение любого поля в шаблоне.

Еще одним вариантом ускорения подготовки документов может быть интеграция с системой документооборота. Если в вашей компании используется ЕСЭД, то данные, которые хранятся в системе, можно переносить в шаблон. То есть, при переходе из вашей системы документооборота в шаблон, необходимая информация будет автоматически передаваться в текст документа, поэтому повторное заполнение данных не потребуется. Оба варианта позволяют отойти полностью или частично от ручного заполнения шаблона.

После заполнения необходимых полей вы получаете пакет документов, который можете сразу отправить на согласование и с чистой совестью пойти выпить заслуженную кружечку кофе.

Таким образом, общий путь подготовки корпоративных документов ускоряется, как минимум, в 3−4 раза, что является внушающим результатом эффективности работы интерактивного шаблона. Автоматизация помогает не только улучшить качество корпоративной документации и закрыть болевые точки, но и заменить процесс рутинной работы на продуктивный.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок