
По требованиям Центрального Банка, коммерческие банки самостоятельно создают и утверждают документацию, отвечают за ее сохранность, а также отчитываются перед регулятором. За несоответствующую законодательным нормам документацию банку грозит применение санкций — вплоть до отзыва лицензии.
По 86-ФЗ, Центральный банк должен поддерживать стабильность банковской системы, а поэтому определяет форму и содержание банковской документации, а также с помощью инструкций и рекомендаций регулирует все этапы ее формирования:
В этой статье рассмотрим виды документов, которые создает банк, особенности их хранения и способы автоматизировать трудоемкий документооборот.
Коммерческий банк — это юрлицо, поэтому работает со всеми видами документов, которые можно встретить в большинстве компаний: распоряжениями, договорами, документами по трудовым отношениям. Но помимо внутренних документов организаций, в банке есть и другие — они делятся по месту их формирования и характеру банковских операций.
Классификация банковских документов по месту их формирования:
По правилам ведения бухучета в банках, документы делятся по характеру банковских операций:
Для всех трех типов документов действуют свои правила обработки и хранения. Например, мемориальные ежедневно подшиваются в порядке возрастания номеров дебетованных балансовых счетов. С ними же брошюруются внебалансовые счета, которые помещаются после мемориальных.
Кассовые документы, по вкладам физических лиц, ссудам индивидуальных заемщиков, внутрибанковским операциям, операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой должны храниться долго, поэтому подшиваются в отдельные папки. Далее подшивки помещаются в пожароустойчивые железные шкафы или ящики в операционном зале.
Вопрос о методологии хранения электронных документов на сегодняшний день актуальный. Ведение электронного архива изучают экспертные бюро и профессиональные объединения, например «Гильдия Управляющих Документацией». Такие организации отмечают, что для сохранности договоров и актов необходимо выделить специальное помещение, обеспечить возможность воспроизвести документы при необходимости, гарантировать их аутентичность, организацию учета. Также необходимы утвержденные правовые основания и технические условия с обеспечением их юридической силы, установленный порядок приема документов на постоянное хранение. Пока банковские организации самостоятельно решают, какие виды документов из перечисленных в Приложении 1 к Указанию N 2346-У будут храниться на компьютерах в специальных форматах.
На основании документов, которые создает, обрабатывает и хранит банк, ЦБ РФ проводит финансовый контроль. Цель — проверить эффективности банковской деятельности, обеспечить сохранность банковских активов и поддерживать риски на безопасном для банка уровне.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» отмечает, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены согласно форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этом реестре, должны содержать реквизиты: вид, дата составления, название организации, от имени которой он составляется, суть банковской операции, указание ответственных должностей лиц, их подписи.
Денежно-расчетные документы являются подтверждением проводимых банком операций и должны быть составлены в виде стандартных бланков, формы которых определяются Банком России:
Несмотря на существование типовых форм, заполнение реквизитов, в том числе входящей информации от клиента, отнимает много времени, а из-за человеческого фактора есть вероятность допустить ошибку. Использование платформ для автоматизации подготовки документов поможет сократить время на рутинные задачи и оптимизировать рабочие процессы.
Ежедневно в банк поступает большое количество договоров на обработку. На ручную оцифровку данных уходит каждого документа может уходить 10−20 минут. Для ускорения процесса оцифровывания входящих от клиента документов следует использовать программные решения для автоматизации труда. Например, помощью DBrain можно в считанные секунды извлечь все данные из паспорта. Программное решение оцифровывает информацию, в десятки раз опережая обычного сотрудника по скорости работы.
Платформа для создания и управления документами Doczilla Pro ускоряет подготовку типовых форм документов. Вероятность сделать ошибку исключена: сотрудник банка не работает напрямую с текстом, а лишь отвечает на вопросы в анкете. Большая часть положений документа заполняется автоматически.
Например, в отделении банка регулярно оформляют договоры на лизинг, в которых отличаются лишь данные клиента и некоторые существенные условия договора. Если основные положения остаются прежними, такой договор можно считать типовым. Значит, работу с ним легко автоматизировать с помощью Doczilla Pro. Сотрудник заполняет анкету, а личные данные клиента автоматически добавляются в договор.
Информация добавляется автоматически, потому что Doczilla Pro интегрируется с ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРН, CRM, ERP-системами и внутренними базами данных. Это дает возможность автоматически заполнять нужные поля, а не переносить данные вручную. Например, чтоб подготовить закладную можно указать ID сделки, а информация о ее сторонах, объекте, сроках ипотеки подтянется автоматически. Все данные переносятся в форму с правильными окончаниями, в нужных склонениях и падежах. Это интуитивно понятная платформа, ускоряющая работу с документами в 3−10 раз.
Можно настроить разные уровни доступа к документам, чтобы обеспечить конфиденциальность информации, не допустив, чтобы сотрудники открывали файлы соседнего департамента и вносили в них правки.
Проблема, с которой к нам обратились сотрудники АКБ Абсолют Банк — трата большого количества времени на подготовку кредитной и обеспечительной документации. Даже для типовых условий требовалось согласование между отделами банка, ручное введение данных из системы в документ, длительная подготовка текста, удаление сносок. Была поставлена задача ускорить процесс создания закладных и сложных документов с большим количеством условий и связей, исключить вероятность ошибок.
Что сделала команда Doczilla:
В результате работы:
Автоматизация подготовки кредитных договоров позволила сотрудникам банка не тратить время на заполнение форм вручную, вычитку и длительное согласование. Также это обеспечило более быструю адаптацию нового члена команды к его должностным обязанностям. Как именно мы помогли банку оптимизировать документооборот и с какими сложностями пришлось столкнуться — читайте на нашем сайте.
Составление банковской документации — трудоемкий и рутинный процесс. Если его не автоматизировать, ежедневная подготовка документов будет отнимать у сотрудников время, которое можно направить на решение более глобальных задач. Сервисы, автоматизирующие работу с документами, упрощают труд работников банка и дают возможность в разы сократить время на оцифровку, подготовку и согласование документа. Чтобы избавиться от рутины и сократить time to money, попробуйте Doczilla Pro для банков.