По требованиям Центрального Банка, коммерческие банки самостоятельно создают и утверждают документацию, отвечают за ее сохранность, а также отчитываются перед регулятором. За несоответствующую законодательным нормам документацию банку грозит применение санкций — вплоть до отзыва лицензии.
По 86–ФЗ, Центральный банк должен поддерживать стабильность банковской системы, а поэтому определяет форму и содержание банковской документации, а также с помощью инструкций и рекомендаций регулирует все этапы ее формирования:
- проверка внесенных данных, наличия и правильности подписей;
- подписание документа ответственными лицами;
- регистрация содержащейся в документе информации;
- контрольная сверка документа с записью в учетном регистре перед формированием документов дня.
В этой статье рассмотрим виды документов, которые создает банк, особенности их хранения и способы автоматизировать трудоемкий документооборот.
Виды банковских документов
Коммерческий банк — это юрлицо, поэтому работает со всеми видами документов, которые можно встретить в большинстве компаний: распоряжениями, договорами, документами по трудовым отношениям. Но помимо внутренних документов организаций, в банке есть и другие — они делятся по месту их формирования и характеру банковских операций.
Классификация банковских документов по месту их формирования:
- Создаются банком. Как правило, в такие документы банк не вносит поправки по желанию клиентов, их формы утверждаются банком — они заключаются «на потоке». Однако есть договоры, которые банк обсуждает и согласовывает индивидуально, в некоторых пунктах принимая условия второй стороны. Например, если это кредитный договор с крупным корпоративным клиентом, которому банк хочет предложить особые условия.
- Поступают от клиентов. Заявления, паспорта, свидетельства, претензии. В большинстве банков они оцифровываются вручную, что приводит к ошибкам и длительной обработке запроса клиента. Переносить информацию из базы данных в документы (например, в договор с клиентом) чаще всего приходится тоже самостоятельно. Настроить интеграцию для автоматического переноса не всегда возможно.
По правилам ведения бухучета в банках, документы делятся по характеру банковских операций:
- Мемориальные — это документы по безналичным расчетам: платежные поручения, требования, аккредитивы.
- Кассовые — приходный и расходный кассовый ордер, кассовая книга, расчетно-платежная ведомость, отчетные справки, реестры операций.
- Внебалансовые — приходный и расходный внебалансовые ордера, которыми оформляется прием и выдача ценностей, хранящихся в банке, учет которых осуществляется за балансом.
Для всех трех типов документов действуют свои правила обработки и хранения. Например, мемориальные ежедневно подшиваются в порядке возрастания номеров дебетованных балансовых счетов. С ними же брошюруются внебалансовые счета, которые помещаются после мемориальных.
Кассовые документы, по вкладам физических лиц, ссудам индивидуальных заемщиков, внутрибанковским операциям, операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой должны храниться долго, поэтому подшиваются в отдельные папки. Далее подшивки помещаются в пожароустойчивые железные шкафы или ящики в операционном зале.
Вопрос о методологии хранения электронных документов на сегодняшний день актуальный. Ведение электронного архива изучают экспертные бюро и профессиональные объединения, например «Гильдия Управляющих Документацией». Такие организации отмечают, что для сохранности договоров и актов необходимо выделить специальное помещение, обеспечить возможность воспроизвести документы при необходимости, гарантировать их аутентичность, организацию учета. Также необходимы утвержденные правовые основания и технические условия с обеспечением их юридической силы, установленный порядок приема документов на постоянное хранение. Пока банковские организации самостоятельно решают, какие виды документов из перечисленных в Приложении 1 к Указанию N 2346-У будут храниться на компьютерах в специальных форматах.
На основании документов, которые создает, обрабатывает и хранит банк, ЦБ РФ проводит финансовый контроль. Цель — проверить эффективности банковской деятельности, обеспечить сохранность банковских активов и поддерживать риски на безопасном для банка уровне.
Автоматизация процесса составления банковской документации
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» отмечает, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены согласно форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этом реестре, должны содержать реквизиты: вид, дата составления, название организации, от имени которой он составляется, суть банковской операции, указание ответственных должностей лиц, их подписи.
Денежно-расчетные документы являются подтверждением проводимых банком операций и должны быть составлены в виде стандартных бланков, формы которых определяются Банком России:
- название, номер расчетного документа и код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
- вид платежа;
- имя плательщика, номер его счета, ИНН;
- название и местонахождение банка плательщика, его реквизиты;
- имя получателя средств, номер его счета, ИНН;
- название и местонахождение банка получателя, его реквизиты;
- назначение, сумма, очередность платежа;
- вид операции;
- подпись, печать.
Несмотря на существование типовых форм, заполнение реквизитов, в том числе входящей информации от клиента, отнимает много времени, а из-за человеческого фактора есть вероятность допустить ошибку. Использование платформ для автоматизации подготовки документов поможет сократить время на рутинные задачи и оптимизировать рабочие процессы.
Ежедневно в банк поступает большое количество договоров на обработку. На ручную оцифровку данных уходит каждого документа может уходить 10–20 минут. Для ускорения процесса оцифровывания входящих от клиента документов следует использовать программные решения для автоматизации труда. Например, помощью DBrain можно в считанные секунды извлечь все данные из паспорта. Программное решение оцифровывает информацию, в десятки раз опережая обычного сотрудника по скорости работы.
Как Doczilla может помочь банку с документооборотом
Платформа для создания и управления документами Doczilla Pro ускоряет подготовку типовых форм документов. Вероятность сделать ошибку исключена: сотрудник банка не работает напрямую с текстом, а лишь отвечает на вопросы в анкете. Большая часть положений документа заполняется автоматически.
Например, в отделении банка регулярно оформляют договоры на лизинг, в которых отличаются лишь данные клиента и некоторые существенные условия договора. Если основные положения остаются прежними, такой договор можно считать типовым. Значит, работу с ним легко автоматизировать с помощью Doczilla Pro. Сотрудник заполняет анкету, а личные данные клиента автоматически добавляются в договор.
Информация добавляется автоматически, потому что Doczilla Pro интегрируется с ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРН, CRM, ERP-системами и внутренними базами данных. Это дает возможность автоматически заполнять нужные поля, а не переносить данные вручную. Например, чтоб подготовить закладную можно указать ID сделки, а информация о ее сторонах, объекте, сроках ипотеки подтянется автоматически. Все данные переносятся в форму с правильными окончаниями, в нужных склонениях и падежах. Это интуитивно понятная платформа, ускоряющая работу с документами в 3–10 раз.
Можно настроить разные уровни доступа к документам, чтобы обеспечить конфиденциальность информации, не допустив, чтобы сотрудники открывали файлы соседнего департамента и вносили в них правки.
Как команда Doczilla помогла Абсолют Банку
Проблема, с которой к нам обратились сотрудники АКБ Абсолют Банк – трата большого количества времени на подготовку кредитной и обеспечительной документации. Даже для типовых условий требовалось согласование между отделами банка, ручное введение данных из системы в документ, длительная подготовка текста, удаление сносок. Была поставлена задача ускорить процесс создания закладных и сложных документов с большим количеством условий и связей, исключить вероятность ошибок.
Что сделала команда Doczilla:
- создала интерактивные закладные на базе обычных шаблонов;
- для кредитного отдела перевела сложные шаблоны документов из Microsoft Word в интерактивные;
- интегрировала конструктор документов с внутренней базой данных банка и подключила публичные реестры.
В результате работы:
- в 4 раза увеличилась возможность бэк-офиса по количеству сделок без увеличения штата;
- сократилось время подготовки закладной с 40 до 10 минут;
- вероятность ошибок в документах стала равна нулю.
Автоматизация подготовки кредитных договоров позволила сотрудникам банка не тратить время на заполнение форм вручную, вычитку и длительное согласование. Также это обеспечило более быструю адаптацию нового члена команды к его должностным обязанностям. Как именно мы помогли банку оптимизировать документооборот и с какими сложностями пришлось столкнуться — читайте на нашем сайте.
Составление банковской документации – трудоемкий и рутинный процесс. Если его не автоматизировать, ежедневная подготовка документов будет отнимать у сотрудников время, которое можно направить на решение более глобальных задач. Сервисы, автоматизирующие работу с документами, упрощают труд работников банка и дают возможность в разы сократить время на оцифровку, подготовку и согласование документа. Чтобы избавиться от рутины и сократить time to money, попробуйте Doczilla Pro для банков.