Банковская документация: виды документов, порядок оформления - Doczilla
 

Банковская документация: виды документов, порядок оформления

10.01.2022

По требованиям Центрального Банка, коммерческие банки самостоятельно создают и утверждают документацию, отвечают за ее сохранность, а также отчитываются перед регулятором. За несоответствующую законодательным нормам документацию банку грозит применение санкций — вплоть до отзыва лицензии.

По 86-ФЗ, Центральный банк должен поддерживать стабильность банковской системы, а поэтому определяет форму и содержание банковской документации, а также с помощью инструкций и рекомендаций регулирует все этапы ее формирования:

  • проверка внесенных данных, наличия и правильности подписей;
  • подписание документа ответственными лицами;
  • регистрация содержащейся в документе информации;
  • контрольная сверка документа с записью в учетном регистре перед формированием документов дня.

В этой статье рассмотрим виды документов, которые создает банк, особенности их хранения и способы автоматизировать трудоемкий документооборот.

Виды банковских документов

Коммерческий банк — это юрлицо, поэтому работает со всеми видами документов, которые можно встретить в большинстве компаний: распоряжениями, договорами, документами по трудовым отношениям. Но помимо внутренних документов организаций, в банке есть и другие — они делятся по месту их формирования и характеру банковских операций.

Классификация банковских документов по месту их формирования:

  • Создаются банком. Как правило, в такие документы банк не вносит поправки по желанию клиентов, их формы утверждаются банком — они заключаются «на потоке». Однако есть договоры, которые банк обсуждает и согласовывает индивидуально, в некоторых пунктах принимая условия второй стороны. Например, если это кредитный договор с крупным корпоративным клиентом, которому банк хочет предложить особые условия.
  • Поступают от клиентов. Заявления, паспорта, свидетельства, претензии. В большинстве банков они оцифровываются вручную, что приводит к ошибкам и длительной обработке запроса клиента. Переносить информацию из базы данных в документы (например, в договор с клиентом) чаще всего приходится тоже самостоятельно. Настроить интеграцию для автоматического переноса не всегда возможно.

По правилам ведения бухучета в банках, документы делятся по характеру банковских операций:

  • Мемориальные — это документы по безналичным расчетам: платежные поручения, требования, аккредитивы.
  • Кассовые — приходный и расходный кассовый ордер, кассовая книга, расчетно-платежная ведомость, отчетные справки, реестры операций.
  • Внебалансовые — приходный и расходный внебалансовые ордера, которыми оформляется прием и выдача ценностей, хранящихся в банке, учет которых осуществляется за балансом.

Для всех трех типов документов действуют свои правила обработки и хранения. Например, мемориальные ежедневно подшиваются в порядке возрастания номеров дебетованных балансовых счетов. С ними же брошюруются внебалансовые счета, которые помещаются после мемориальных.

Кассовые документы, по вкладам физических лиц, ссудам индивидуальных заемщиков, внутрибанковским операциям, операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой должны храниться долго, поэтому подшиваются в отдельные папки. Далее подшивки помещаются в пожароустойчивые железные шкафы или ящики в операционном зале.

Вопрос о методологии хранения электронных документов на сегодняшний день актуальный. Ведение электронного архива изучают экспертные бюро и профессиональные объединения, например «Гильдия Управляющих Документацией». Такие организации отмечают, что для сохранности договоров и актов необходимо выделить специальное помещение, обеспечить возможность воспроизвести документы при необходимости, гарантировать их аутентичность, организацию учета. Также необходимы утвержденные правовые основания и технические условия с обеспечением их юридической силы, установленный порядок приема документов на постоянное хранение. Пока банковские организации самостоятельно решают, какие виды документов из перечисленных в Приложении 1 к Указанию N 2346-У будут храниться на компьютерах в специальных форматах.

На основании документов, которые создает, обрабатывает и хранит банк, ЦБ РФ проводит финансовый контроль. Цель — проверить эффективности банковской деятельности, обеспечить сохранность банковских активов и поддерживать риски на безопасном для банка уровне.

Автоматизация процесса составления банковской документации

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» отмечает, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены согласно форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этом реестре, должны содержать реквизиты: вид, дата составления, название организации, от имени которой он составляется, суть банковской операции, указание ответственных должностей лиц, их подписи.

Денежно-расчетные документы являются подтверждением проводимых банком операций и должны быть составлены в виде стандартных бланков, формы которых определяются Банком России:

  • название, номер расчетного документа и код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
  • вид платежа;
  • имя плательщика, номер его счета, ИНН;
  • название и местонахождение банка плательщика, его реквизиты;
  • имя получателя средств, номер его счета, ИНН;
  • название и местонахождение банка получателя, его реквизиты;
  • назначение, сумма, очередность платежа;
  • вид операции;
  • подпись, печать.

Несмотря на существование типовых форм, заполнение реквизитов, в том числе входящей информации от клиента, отнимает много времени, а из-за человеческого фактора есть вероятность допустить ошибку. Использование платформ для автоматизации подготовки документов поможет сократить время на рутинные задачи и оптимизировать рабочие процессы.

Ежедневно в банк поступает большое количество договоров на обработку. На ручную оцифровку данных уходит каждого документа может уходить 10−20 минут. Для ускорения процесса оцифровывания входящих от клиента документов следует использовать программные решения для автоматизации труда. Например, помощью DBrain можно в считанные секунды извлечь все данные из паспорта. Программное решение оцифровывает информацию, в десятки раз опережая обычного сотрудника по скорости работы.

Как Doczilla может помочь банку с документооборотом

Платформа для создания и управления документами Doczilla Pro ускоряет подготовку типовых форм документов. Вероятность сделать ошибку исключена: сотрудник банка не работает напрямую с текстом, а лишь отвечает на вопросы в анкете. Большая часть положений документа заполняется автоматически.

Например, в отделении банка регулярно оформляют договоры на лизинг, в которых отличаются лишь данные клиента и некоторые существенные условия договора. Если основные положения остаются прежними, такой договор можно считать типовым. Значит, работу с ним легко автоматизировать с помощью Doczilla Pro. Сотрудник заполняет анкету, а личные данные клиента автоматически добавляются в договор.

Информация добавляется автоматически, потому что Doczilla Pro интегрируется с ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРН, CRM, ERP-системами и внутренними базами данных. Это дает возможность автоматически заполнять нужные поля, а не переносить данные вручную. Например, чтоб подготовить закладную можно указать ID сделки, а информация о ее сторонах, объекте, сроках ипотеки подтянется автоматически. Все данные переносятся в форму с правильными окончаниями, в нужных склонениях и падежах. Это интуитивно понятная платформа, ускоряющая работу с документами в 3−10 раз.

Можно настроить разные уровни доступа к документам, чтобы обеспечить конфиденциальность информации, не допустив, чтобы сотрудники открывали файлы соседнего департамента и вносили в них правки.

Как команда Doczilla помогла Абсолют Банку

Проблема, с которой к нам обратились сотрудники АКБ Абсолют Банк — трата большого количества времени на подготовку кредитной и обеспечительной документации. Даже для типовых условий требовалось согласование между отделами банка, ручное введение данных из системы в документ, длительная подготовка текста, удаление сносок. Была поставлена задача ускорить процесс создания закладных и сложных документов с большим количеством условий и связей, исключить вероятность ошибок.

Что сделала команда Doczilla:

  • создала интерактивные закладные на базе обычных шаблонов;
  • для кредитного отдела перевела сложные шаблоны документов из Microsoft Word в интерактивные;
  • интегрировала конструктор документов с внутренней базой данных банка и подключила публичные реестры.

В результате работы:

  • в 4 раза увеличилась возможность бэк-офиса по количеству сделок без увеличения штата;
  • сократилось время подготовки закладной с 40 до 10 минут;
  • вероятность ошибок в документах стала равна нулю.

Автоматизация подготовки кредитных договоров позволила сотрудникам банка не тратить время на заполнение форм вручную, вычитку и длительное согласование. Также это обеспечило более быструю адаптацию нового члена команды к его должностным обязанностям. Как именно мы помогли банку оптимизировать документооборот и с какими сложностями пришлось столкнуться — читайте на нашем сайте.

Составление банковской документации — трудоемкий и рутинный процесс. Если его не автоматизировать, ежедневная подготовка документов будет отнимать у сотрудников время, которое можно направить на решение более глобальных задач. Сервисы, автоматизирующие работу с документами, упрощают труд работников банка и дают возможность в разы сократить время на оцифровку, подготовку и согласование документа. Чтобы избавиться от рутины и сократить time to money, попробуйте Doczilla Pro для банков.

Похожие статьи

Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro
Сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Какую должность в компании вы занимаете?
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?