Это конспект выступления Юрия Донникова, директора юридического департамента и комплаенс HeadHunter.

На вебинаре Doczilla об эффективном управлении юрдепартаментами Юрий рассказал, почему сотрудники любят прозрачность, как доверие и автоматизация влияют на результат команды и что каждый руководитель может улучшить уже сегодня.

• Системный комфорт — это не семейная атмосфера и бесплатный кофе. Системный комфорт — это когда люди знают, что от них ждут, и могут работать без препятствий.

• Если нет системы, руководитель превращается в диспетчера, на котором зациклены все процессы.

• Команда работает стабильно, только если в ней настроены четыре опоры: цели, роли, обратная связь и доверие.

• Когда нет целей — задачи размазаны. Нет ролей — договор висит. Нет обратной связи — люди теряются. Нет доверия — сотрудники боятся брать инициативу.

• Если система выстроена, то руководителю не нужно лично разбирать каждую задачу. Даже в отсутствие лидера команда продолжает работать без потери темпа и качества.

• Ручная работа перегружает юристов и тормозит процессы. Автоматизация освобождает время сотрудников, которое они могут потратить на выполнение важных стратегических задач компании.

Задача руководителя — создать системный комфорт в команде. Чтобы это сделать, нужно выстроить четыре опоры:

• Цели и KPI. Поставить конкретные и измеримые показатели для оценки работы.

• Роли и зоны ответственности. Избавиться от дублирования задач и четко распределить функции каждого сотрудника.

• Обратную связь и развитие. Проводить регулярные встречи один на один, обсуждать результаты с командой, заниматься обучением сотрудников.

• Культуру доверия и вовлеченности. Дать сотрудникам чувство, что их вклад ценен и они могут свободно выражать свое мнение.

Руководителю нельзя полагаться только на личную харизму или «семейную» атмосферу в коллективе. Лучше выстроить структуру, в которой комфорт обеспечивается правильными процессами в команде: четкие цели, эффективные инструменты, прозрачные правила.

Цели юрдепа лучше всего фиксировать через систему KPI и метрик эффективности. KPI показывает, что нужно сделать, чтобы достичь результата. А метрики эффективности говорят, насколько качественно работает текущая система: где есть узкие места, что тормозит работу, какие участки требуют доработки. Вместе KPI и метрики эффективности дают полную картину.

Чтобы поставить KPI качественно, используйте методику SMART. Это значит, что цель должна быть:

• S (specific) — конкретной.

• M (measurable) — измеримой.

• A (achievable) — достижимой.

• R (relevant) — значимой.

• T (time bound) — ограниченной по времени.

Без четкой цели команда работает вразнобой. Кто-то стремится закрыть как можно больше задач, кто-то — делает упор на качество. В результате усилия не складываются в единый результат. Руководителю приходится вручную управлять приоритетами и объяснять, зачем все это нужно.

Каждую роль в команде нужно описать: кто за что отвечает, кто контролирует процесс и кто принимает финальное решение. Это должно быть зафиксировано не на словах, а формально — в таблице или документе, доступном всей команде. Только так сотрудники смогут работать уверенно, без лишних вопросов и пересечений.

• Прозрачность. Каждый сотрудник знает свою роль и границы ответственности.

• Минимизация дублирования. Нет ситуации, когда два сотрудника делают одно и то же.

• Ответственность без перегруза. Важно не только назначить ответственного, но и дать ему необходимые ресурсы.

• Гибкость. Команда должна уметь адаптироваться к изменениям без потери эффективности.

Даже если зона ответственности формально одна, внутри нее тоже должно быть разделение. Например, если вся команда занимается только договорами, то должно быть понятно, кто ведет конкретный вид договоров, кто занимается согласованием с контрагентами и кто ставит подпись.

Обратную связь можно давать в любом формате. Главное, чтобы это было полезно для сотрудников. Попробуйте one-to-one-встречи, performance review, ретроспективы или неформальные встречи с командой.