Это статья на основе выступления Кирилла Бурякова на вебинаре «Топ-10 ошибок при внедрении ИИ & автоматизации в юрдепе». Кирилл рассказал, какие ошибки совершают руководители в самом начале проекта по автоматизации, к чему они приводят и как их можно избежать.

Если вы хотите ускорить подготовку и согласование договоров или высвободить ресурс юристов для более важных задач — эта статья для вас. Советы подойдут под все инструменты автоматизации: от конструктора документов до платформ с поддержкой ИИ.

• Большое ТЗ — не гарантия качества. Скорее это ловушка, из-за которой будет трудно выбираться как команде, так и подрядчику. Чем проще требования, тем быстрее и дешевле запускается проект.

• Выбирать подрядчика без анализа рынка опасно. Чем больше вариантов рассмотрит руководитель, тем больше шансов выбрать решение, которое подойдёт под его юрдеп.

• Проект без расчёта экономической эффективности нельзя защитить или оценить. Без цифр финансовый директор не согласует бюджет, а польза от автоматизации будет субъективной.

• Пилотный проект — не формальность, а страховка от рисков. Он показывает, как работает продукт на практике, насколько команды совместимы и сможет ли подрядчик выполнить свои обещания.

• Делегируйте анализ подрядчиков подчинённому, а сами примите только финальное решение. Задачу можно поставить так: «Составь список из 5 подрядчиков, распиши их особенности и узнай, каким компаниям они уже помогли. Сделай это в формате небольшой таблицы, презентация не нужна».

• Запишитесь на бизнес-ревью с несколькими подрядчиками. Это короткая встреча, на которой вы не слушаете презентацию, а задаёте вопросы: какие задачи решали, с кем работали и в чём выгода. Такой разговор быстро отсеет неподходящие решения и поможет вникнуть в контекст автоматизации.

• Когда остался один кандидат или совсем нет времени на выбор — попросите подрядчика устроить референс-визит. Это встреча с другим клиентом, у которого уже запущен похожий проект в вашей сфере. Там он расскажет о своём опыте работы с подрядчиком, но без коммерческих деталей.

Если подрядчик отказывается созваниваться или игнорирует ваши вопросы — это тревожный сигнал. Возможно, похожих кейсов нет или никто не готов отвечать за результат.

Некоторые руководители воспринимают автоматизацию как базовый гигиенический минимум — то, что должно быть по умолчанию. Из-за этого экономический эффект не считают, так как польза «очевидна».

Потребность в подсчёте возникает, когда проект нужно защитить перед инвесткомитетом или обосновать, почему компания должна вложить деньги в конкретный проект. Без цифр это будет сделать довольно сложно.

Как избежать. Выделить время на сбор статистики и понять, сколько денег тратит компания на весь процесс. Чтобы было проще, разберём подсчёт на примере экономии на ФОТ.

Чтобы посчитать экономию на ФОТ, нужно выполнить 3 шага:

Шаг 1: зафиксировать точку А. Распишите, как процесс работает сейчас, сколько ресурсов уходит на каждый этап и как это выражается в деньгах компании. Вот как это можно сделать на примере проекта автоматизации договорной работы:

Теперь нужно перевести собранную статистику в деньги компании. Это можно сделать с помощью трёх формул:

Расчёты по первой формуле:

0,5 ч. × 1 чел. × 1 875 ₽ = 937,5 ₽. Средняя стоимость подготовки договора.

0,5 ч. × 7 чел. × 1 875 ₽ = 6 562,5 ₽. Стоимость согласования договора.

Расчёт по второй формуле:

937,5 ₽ + 6 562,5 ₽ + (6 562,5 ₽ × 30%) = 9 468,75 ₽. Средняя себестоимость одного договора.

Расчёт по третьей формуле:

9 468,75 ₽ × 16 800 = 159 075 000 ₽. Затраты компании в год на работу с договорами.

Не обязательно собирать или высчитывать все данные самостоятельно. Можно делегировать задачу другим отделам. Например, попросить HR посчитать стоимость часа сотрудника, а бухгалтерию — себестоимость создания договора.

Иногда статистика будет неточной, средней или её не будет вообще. Тогда высчитайте примерные, но правдоподобные показатели. Даже примерные цифры лучше, чем полное отсутствие расчёта.

Снова переводим статистику в деньги с помощью трёх формул, прямо как в точке А. Но теперь подставляем запланированные цифры.

Расчёты по первой формуле:

0,133 ч. × 1 чел. × 1 875 ₽ ≈ 250 ₽. Планируемая стоимость подготовки договора.

0,25 ч. × 4 чел. × 1 875 ₽ = 1 875 ₽. Планируемая стоимость согласования договора.

Расчёты по второй формуле:

250₽ + 1 875 ₽ + (1 875 ₽ × 0%) = 2 125 ₽. Средняя стоимость одного договора после автоматизации.

Расчёты по третьей формуле:

2 125 ₽ × 16 800 = 35 700 000 ₽. Планируемые затраты компании в год на работу с договорами после автоматизации.

Расчёты примерные, так как основаны на предполагаемой, а не настоящей статистике. Чтобы подтвердить эти цифры, нужно провести пилотный проект.

Шаг 3: рассчитать экономический эффект. Это покажет, сколько денег компания сэкономит на автоматизации. С такой цифрой вам будет проще защитить проект у финансового директора или инвесткомитета.

Чтобы посчитать годовую экономию, мы должны из настоящих затрат компании на работу с договорами (точка А) вычесть планируемые затраты после автоматизации (точка B):

159 075 000 ₽ − 35 700 000 ₽ = 123 375 000 ₽

Считаем экономический эффект проекта на 5 лет, используя формулу выше:

123 375 000 ₽ × (5 − 2) − 39 000 000 ₽ = 331 125 000 ₽. Это предполагаемая экономия компании на автоматизации за 5 лет.

Можно пойти дальше и посчитать окупаемость инвестиций (ROI). Так мы узнаем, сколько прибыли в процентах приносит каждый вложенный в проект рубль. Формула: [ROI] = ( [Доход] – [Инвестиции] ) / [Инвестиции] × 100%.

Считаем:

(331 125 000 ₽ – 39 000 000 ₽) : 39 000 000 ₽ × 100% ≈ 749%. Это значит, что каждый вложенный рубль приносит компании около 7,49 ₽ прибыли.

Все расчёты — примерные. В них не учтены налоги, стоимость внедрения, издержки на сопровождение, возможные отклонения по срокам и человеческий фактор. Всё учесть невозможно, но даже упрощённый расчёт даёт ориентир для оценки эффективности и помогает защитить проект перед инвесткомитетом.

Когда подрядчик выбран, а польза от проекта очевидна, может показаться, что все готово к автоматизации. Но до финального решения стоит проверить работу продукта в деле — с помощью пилотного проекта.

Иногда пилот заменяют демодоступом. Это проще: посмотрел интерфейс, проверил несколько инструментов — вроде всё работает. Но демодоступ не показывает, как система справляется с задачами компании на практике.

Как избежать. Нужно понять, что пилот — это не бюрократия, а главный инструмент управления рисками. Он показывает, как продукт ведёт себя в реальных условиях и насколько улучшатся показатели после внедрения.

Чтобы пилот дал объективную картину, относитесь к нему как к настоящему проекту:

• Заложите бюджет. Например, пилот по внедрению конструктора документов стоит от 200 000 ₽ до 1 000 000 ₽.

• Проверьте работу продукта на реальных сценариях. Попробуйте воспользоваться им в защищённом контуре и с полным участием вашей команды.

• Посмотрите, сработаетесь ли вы с подрядчиком. Обратите внимание, как он реагирует на проблемы и готов ли доводить проект до результата.

• Зафиксируйте метрики: насколько ускорилась подготовка типовых договоров или насколько стало меньше ошибок и возвратов.

Пилот подтверждает цифры в расчёте экономического эффекта. Когда руководитель приходит в инвестиционный комитет и показывает прогнозы, возникает вопрос, откуда взялись эти данные. В этот момент руководитель показывает реальные цифры, которые он замерил на этапе пилота.