с договорами для закупок
с договорами для закупок
Когда компания проводит закупку, инициатор готовит проект договора для тендера. Исходя из своего опыта он знает, какие условия в шаблоне можно заполнить сразу, а какие — только после проведения конкурса. Поэтому в интерактивный шаблон не включаются вопросы, на которые человек не может ответить заранее.
В статье LegalTech-юрист Doczilla Светлана Коморина рассказала, как она помогла клиенту настроить нестандартную закупочную логику и создала процесс «разавтоматизации» документа.
Задача: автоматизировать работу с договорами для закупок при условии, что инициатор не знает ответов
Задача — нестандартная. Обычно, когда инициатор готовит проект, он знает точный список вопросов, на которые сможет дать ответ. Например, заполняя шаблон, сотрудник сразу прописывает способ доставки, условия привлечения третьих лиц и способ оплаты. Однако сотрудники клиента могут не знать ответа ни на один вопрос. Это отличие и усложняет автоматизацию договоров.
→ Сразу посмотреть решение от LegalTech юриста Doczilla
Пользовались закупочной логикой, потому что инициатор знал ответы на вопросы до тендера
В практике Doczilla были задачи от клиентов по подготовке шаблонов договоров с закупочной логикой. Как правило, даже не зная контрагента, инициатор может частично заполнить проект договора.
Обычно сотрудник знает, исходя из своей практики, какие данные он стабильно заполняет при подготовке проекта договора с закупочной логикой, а какие — уже на этапе заключения договора с победителем закупки.
Например, сотрудник не знает об условиях НДС или цене договора на этапе закупки. Однако на некоторые общие вопросы ответ есть. Инициатор может заранее указать, какой способ доставки необходим, или дать разрешение на привлечение к выполнению работ третьих лиц.
* Вопрос про третьих лиц показывается в анкете, так как инициатор знает ответ на этапе проекта
В договоре с закупочной логикой мы заранее скрываем от инициатора часть нерелевантных на данном этапе вопросов и заменяем их на статичные формулировки со всеми необходимыми сносками. Пример пункта с условием по НДС при подготовке документа с закупочной логикой ниже.
* Вопрос о НДС не появляется на этапе проекта договора, но две возможные формулировки автоматически отображаются в пункте о цене контракта
После проведения закупочной процедуры инициатор вернется к проекту договора и заполнит ранее пропущенные поля.
Перестроили закупочную логику, добавив ответ «Неизвестно»
Чтобы решить проблему, команда Doczilla добавила вариант ответа «Неизвестно» к каждому вопросу в анкете.
* В стандартной закупочной логике такой вопрос скрывается от инициатора, если тот никогда заранее не знает ответа
* К ответу «Неизвестно» привязываются все варианты ответов с нужными сносками, скобками и знаками
Система показывает все вопросы, так как это нужно не только для закупочной логики, но и для формирования исходного проекта договора. Если инициатор ответит на все вопросы в анкете «Неизвестно», то сможет выгрузить исходный неавтоматизированный текст документа. Таким образом, платформа обеспечивает возможность сформировать проект договора при частичном или даже при полном отсутствии ответов.
* Так будет выглядеть шаблон в Doczilla, если инициатор выберет во всех вопросах «Неизвестно»
* Так будет выглядеть шаблон в Word, если инициатор выберет во всех вопросах «Неизвестно» и скачает договор. По сути, этот вариант будет исходной формой шаблона
С помощью нового варианта ответа мы закрыли ещё одну головную боль клиента. Теперь есть только один автоматизированный шаблон, который он поддерживает с возможностью скачивания исходного варианта.
Благодаря этому в случае внесения изменений в шаблон клиенту не нужно тратить время на двойную работу: вносить точечные правки сначала в исходную форму, а потом в автоматизированный шаблон Doczilla. Клиент может поправить текст, ответить везде «Неизвестно» и выгрузить новый исходник со всеми комментариями.
P.S. Миллион благодарностей нашим клиентам за нестандартные запросы, которые помогают нам развиваться и создавать новые полезные кейсы. Решение таких задач заряжает нас азартом и вдохновляет на расширение границ автоматизации!
Применение Doczilla
- Ускорить подготовку документов в 10 раз
- Полностью исключить простые ошибки
- Забыть про неактуальные шаблоны
- Избавиться от рутины и перепроверок
Читайте также