Каждый день на рынке появляются новые инструменты, которые могут сделать бизнес более эффективным. Автоматизация позволяет компаниям оставаться конкурентоспособными, снижать затраты и использовать ресурсы с большей пользой. Но если вы хотите получить результат, который вы ожидаете или даже больший, необходимо с высоким уровнем ответственности подойти к внедрению новых инструментов. Елена Лут, директор по онбордингу в Doczilla и Дмитрий Лукьянов, LegalTech-юрист Doczilla, делятся чек-листом внедрения автоматизации документооборота.

При внедрении Doczilla мы проходили разные сценарии внедрения, в разных организациях, с разными масштабами и накопили богатую базу. Сегодня мы хотим поделиться с вами нашим опытом внедрения конструктора документов и рассказать про ключевые моменты, которые влияют на результат.

Ошибочное мнение, что при внедрении конструктора документов важно учитывать только стандартные метрики автоматизации. Например, прогнозируемое сокращение времени на подготовку документа и исключение ошибок. Т. е. только те показатели, которые характеризуют саму эффективность решения.

Помимо этого крайне важно учитывать готовность команды к внедрению конструктора документов в производство. Ведь именно восприятие сотрудников определит, будет ли инструмент эффективен.

Проработка должна вестись в 2 направлениях — функциональном и работой с командой.

К функциональным работам относятся проектирование будущего процесса, его элементов и сопровождение работ:

Проверка документов

Никому не нужен конструктор документов без самих документов. Но перед работой с документами необходимо их подготовить:

• сформировать перечень типовых форм, которые должны быть автоматизированы;
• решить, какие документы целесообразно автоматизировать в первую очередь;
• проанализировать, какие шаблоны можно объединить;
• провести работу над отобранными документами: убедиться в их актуальности, логичности, а также в том, что все требования структурных подразделений (юристов, бухгалтерии и т. д.) учтены;
• сформировать требования к интерактивным шаблонам в конструкторе, определить вариативность в документах.

Такие предварительные работы помогут с дальнейшей автоматизацией документов. Схемы будут менее нагружены, вам будет проще выстроить вариативность, и финальные документы для заполнения станут понятнее.

Кроме того, качественная подготовка документов на этом этапе упростит проверку и тестирование итогового результата — автоматизированных интерактивных шаблонов. Поскольку ожидаемый результат от автоматизации уже будет сформирован и проработан, пользователям будет проще адаптироваться к новому инструменту и проверить его работоспособность.

Проектирование процесса изменения и согласования типовых документов

Проработка порядка внесения изменений в интерактивные шаблоны позволит в перспективе сэкономить большое количество ресурсов и времени. И, напротив, игнорирование данного вопроса чревато дополнительными затратами и даже невозможностью использования неактуальных шаблонов. Например, в случае объединения нескольких типовых форм документов в один интерактивный шаблон, проработка порядка внесения в него изменений является обязательной. Если этого не сделать, вносить изменения в шаблон может быть крайне трудозатратно, а в некоторых случаях даже нецелесообразно.

Чтобы избежать сложностей с актуализацией шаблонов, нужно проанализировать:

• как часто вносятся изменения в шаблоны;
• каким образом;
• должны ли изменения попасть в ранее созданные документы;

и т.д.

Заполнение документов

Интерактивные шаблоны заполняются данными и иногда пользователям приходится вводить их вручную. А бывает так, что эта информация уже содержится в ваших системах, общедоступных источниках или хранится в ином виде. Тогда можно сделать процесс заполнения проще и переносить данные в шаблон через интеграцию, или из внутреннего справочника Doczilla. Пользователям не придется заново вводить данные и искать информацию в разных источниках. Только представьте, насколько быстрее пользователь сможет создавать документы, если внести данные в документ автоматически? Для этого необходимо:

• проанализировать какие мета-данные уже хранятся в ваших системах;
• решить, нужно ли расширить внутренние справочники;
• продумать, как и кем будет проводиться актуализация данных.

Ошибки, допущенные в исходных данных, неизбежно станут ошибками в конечном документе. Поэтому очень важно обеспечить передачу изначально корректных и актуальных данных.

Анализ пользовательских сценариев по заполнению документов

Важно изучить пользовательский путь до заполнения документа, во время и после. Все сопутствующие процессы должны быть логично связаны, чтобы не вызывать затруднений при прохождении процесса создания документа. Изучите:

• где начинается работа с документом;
• кто и как переводит его на формирование в Doczilla;
• как происходит выбор шаблона.

Сам процесс заполнения должен быть удобным. Проработайте нюансы заполнения:

• для ручного заполнения предусмотрите комментарии в документах;
• настройте частые формулировки;
• предусмотрите автоматические вычисление ответов и скрытие автоматически заполняемых элементов из анкеты.

И обязательно проработайте этап «после заполнения»:

• отправляется ли документ на согласование;
• требуется ли последующее редактирование;
• в каком виде и где он будет храниться;
• требуются ли данные из документа для последующего использования.

Эти действия позволят максимально логично вписать конструктор в ваши процессы.

Все это влияет на удобство использования конструктора документов, эффективность и принятие нового решения конечными пользователями.

Если у вас появляются трудности с каким-либо этапом, описанным выше, вы всегда можете обратиться к команде подрядчика. Их экспертиза поможет получить реальный эффективный пользовательский опыт.

Кроме того, нужно выяснить, с какими сложностями сталкиваются пользователи при формировании документов, что для них самое важное . Так можно предложить более точные решения.

Этот список позволит крайне точно сформировать требования к будущему процессу. Но у процесса есть обратная сторона: на сотрудников, помимо основной работы, ложатся дополнительные задачи. Поэтому так важно тщательно управлять нагрузкой на работников, вовлеченных в внедрение, и лаконично интегрировать дополнительный объем работы при внедрении конструктора документов в привычную работу пользователей.

Теперь мы переходим к второй стороне проработки — работе с командой.

Рабочая группа

Чтобы работы были выполнены корректно, нужна рабочая группа заинтересованных сотрудников, которые детально понимают процессы компании. Для эффективного внедрения нужны выделенные ресурсы , а дополнительный факультатив внедрения — плохая реклама решения. По задумке новые инструменты должны упрощать работу пользователей, избавить от рутины и механических задач, а не стать обузой. И, в конце концов, именно от работы таких пользователей зависит оценка эффективности системы.

Представьте, что вы покупаете новый телефон. Вы можете купить его после того, как старый уже вышел из строя. В этом случае придется, не выходя из своих обыденных задач, привыкать к новому инструменту и оперативно переносить все данные. В таком случае вам вряд ли удастся избежать негативных эмоций от этого процесса. Использование нового, более современного и удобного девайса будет приносить только неудобства.

Или можете купить его заранее, когда старый телефон еще функционирует. Тогда у вас будет время, чтобы настроить и привыкнуть в комфортном режиме.

На практике последствия отсутствия выделенного ресурса на автоматизацию могут выражаться по-разному:

1. Сотрудники могут даже не приступить к выполнению этих задач. Ведь приоритет всегда будет отдаваться текущим задачам по основной работе.
2. Работники могут приступить к проработке внутренних процессов внедрения в самый последний момент и сделать все наспех. О качестве тогда не может идти и речи.
3. Риск ошибок и недоработок. Любая дополнительной нагрузка не вызывает энтузиазма.

Выделение компанией ресурса на автоматизацию документооборота позволит более плавно и эффективно провести внедрение конструктора, а также получить действительно объективную обратную связь от пользователей.

Реклама нового инструмента

Удивительно, но это необходимо.

Пиар-кампания будущего процесса позволит сформировать позитивное ожидание решения вместо отторжения.

Зачем давать сотруднику кота в мешке, когда можно его подготовить, рассказать какие его проблемы решит инструмент, а также как и почему его работа станет проще:

• узнайте боли пользователей. Это поможет понять что в продукте для них самое важное;
• продемонстрируйте прототипы и возможности будущего инструмента;
• объясните как изменится их работа и почему это необходимо;
• организуйте обучение и погружение пользователей заранее, желательно небольшими группами для более детального касания.

Этот этап крайне важен. Именно на нем у пользователей формируется первые впечатления и ожидания от продукта

Получение регулярной обратной связи

Спрашивайте, выясняйте, контролируйте.

Только конечный пользователь сможет дать вам ценную информацию.

Проводите опросы, контролируйте статистику, выявляйте тенденции.

Но самый эффективный вариант — общение с пользователями один-на-один. Такой подход даст больше информации. Даже в короткой беседе пользователь раскроется сильнее и даст больше полезной информации, чем в самом длинном опросе.

Совершенствование инструмента

Оптимизация — это непрерывный процесс. Внедрение — только первый шаг. Чтобы процесс оставался эффективным, его нужно совершенствовать, реагировать на новые потребности, улучшать документы, расширять применение конструктора.

Знание болей пользователей и проблем, с которыми они сталкиваются в работе — залог успешного развития проекта. Это позволит эффективно расставлять приоритеты и определять направления дальнейшего развития.

Не менее важно обсуждать результаты работы с новым инструментом внутри команды. Так пользователи смогут обмениваться опытом и формировать единые подходы к решению кейсов и проблем. Отличным вариантом будет организовать регулярные собрания команды для обсуждения новых кейсов, мозгового штурма и деления опытом. От того, насколько хорошо будет проведена предварительная подготовка команды, выделения необходимого ресурса на внедрение конструктора документов и автоматизацию шаблонов, зависит общая эффективность решения.

Поскольку автоматизация — это масштабируемое решение, недостаточная проработка любого из вопросов внедрения может привести к все большим убыткам в будущем.

Подготовительные работы положительно влияют не только на результат внедрения, но и на сам процесс.

Так, погрузившись в процесс определения вариативности типовых форм документов, клиенты часто обнаруживают в них логические ошибки и несоответствия. Как результат — более качественные документы.

А проработка сценариев внесения изменений в шаблоны и их согласование зачастую выражается в упрощении уже существующих процессов без потери их эффективности.

Также огромную роль играет проработка справочников и сценариев заполнения . Становятся видны слабые стороны процесса, выстраивается более логичный пользовательский путь и значительно сокращается время создания документа.

Мы перечислили большое количество преимуществ: от подготовки к внедрению. Надеемся наш опыт поможет вам в проработке новых инструментов.

Предлагаем также ознакомиться ➝

О программе для автоматического создания документов

Тарифы и цены

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок