Как увеличить эффективность от внедрения автоматизации: чек-лист для юристов и руководителей

Каждый день на рынке появляются новые инструменты, которые могут сделать бизнес более эффективным. Автоматизация позволяет компаниям оставаться конкурентоспособными, снижать затраты и использовать ресурсы с большей пользой. Но если вы хотите получить результат, который вы ожидаете или даже больший, необходимо с высоким уровнем ответственности подойти к внедрению новых инструментов. Елена Лут, директор по онбордингу в Doczilla и Дмитрий Лукьянов, LegalTech-юрист Doczilla, делятся чек-листом внедрения автоматизации документооборота.

При внедрении Doczilla мы проходили разные сценарии внедрения, в разных организациях, с разными масштабами и накопили богатую базу. Сегодня мы хотим поделиться с вами нашим опытом внедрения конструктора документов и рассказать про ключевые моменты, которые влияют на результат.

Что нужно учесть при внедрении автоматизации

Ошибочное мнение, что при внедрении конструктора документов важно учитывать только стандартные метрики автоматизации. Например, прогнозируемое сокращение времени на подготовку документа и исключение ошибок. Т. е. только те показатели, которые характеризуют саму эффективность решения.

Помимо этого крайне важно учитывать готовность команды к внедрению конструктора документов в производство. Ведь именно восприятие сотрудников определит, будет ли инструмент эффективен.

Проработка должна вестись в 2 направлениях — функциональном и работой с командой.

К функциональным работам относятся проектирование будущего процесса, его элементов и сопровождение работ:

Проверка документов
Никому не нужен конструктор документов без самих документов. Но перед работой с документами необходимо их подготовить:

• сформировать перечень типовых форм, которые должны быть автоматизированы;
• решить, какие документы целесообразно автоматизировать в первую очередь;
• проанализировать, какие шаблоны можно объединить;
• провести работу над отобранными документами: убедиться в их актуальности, логичности, а также в том, что все требования структурных подразделений (юристов, бухгалтерии и т. д.) учтены;
• сформировать требования к интерактивным шаблонам в конструкторе, определить вариативность в документах.

Такие предварительные работы помогут с дальнейшей автоматизацией документов. Схемы будут менее нагружены, вам будет проще выстроить вариативность, и финальные документы для заполнения станут понятнее.

Кроме того, качественная подготовка документов на этом этапе упростит проверку и тестирование итогового результата — автоматизированных интерактивных шаблонов. Поскольку ожидаемый результат от автоматизации уже будет сформирован и проработан, пользователям будет проще адаптироваться к новому инструменту и проверить его работоспособность.

Проектирование процесса изменения и согласования типовых документов
Проработка порядка внесения изменений в интерактивные шаблоны позволит в перспективе сэкономить большое количество ресурсов и времени. И, напротив, игнорирование данного вопроса чревато дополнительными затратами и даже невозможностью использования неактуальных шаблонов. Например, в случае объединения нескольких типовых форм документов в один интерактивный шаблон, проработка порядка внесения в него изменений является обязательной. Если этого не сделать, вносить изменения в шаблон может быть крайне трудозатратно, а в некоторых случаях даже нецелесообразно.

Чтобы избежать сложностей с актуализацией шаблонов, нужно проанализировать:

• как часто вносятся изменения в шаблоны;
• каким образом;
• должны ли изменения попасть в ранее созданные документы;
• и т.д.

Проработка порядка внесения изменений в интерактивные шаблоны позволит в перспективе сэкономить большое количество ресурсов и времени.

Заполнение документов
Интерактивные шаблоны заполняются данными и иногда пользователям приходится вводить их вручную. А бывает так, что эта информация уже содержится в ваших системах, общедоступных источниках или хранится в ином виде. Тогда можно сделать процесс заполнения проще и переносить данные в шаблон через интеграцию, или из внутреннего справочника Doczilla. Пользователям не придется заново вводить данные и искать информацию в разных источниках. Только представьте, насколько быстрее пользователь сможет создавать документы, если внести данные в документ автоматически? Для этого необходимо:

• проанализировать какие мета-данные уже хранятся в ваших системах;
• решить, нужно ли расширить внутренние справочники;
• продумать, как и кем будет проводиться актуализация данных.

Ошибки, допущенные в исходных данных, неизбежно станут ошибками в конечном документе. Поэтому очень важно обеспечить передачу изначально корректных и актуальных данных.

Анализ пользовательских сценариев по заполнению документов
Важно изучить пользовательский путь до заполнения документа, во время и после. Все сопутствующие процессы должны быть логично связаны, чтобы не вызывать затруднений при прохождении процесса создания документа. Изучите:

• где начинается работа с документом;
• кто и как переводит его на формирование в Doczilla;
• как происходит выбор шаблона.

Сам процесс заполнения должен быть удобным. Проработайте нюансы заполнения:

• для ручного заполнения предусмотрите комментарии в документах;
• настройте частые формулировки;
• предусмотрите автоматические вычисление ответов и скрытие автоматически заполняемых элементов из анкеты.

И обязательно проработайте этап «после заполнения»:

• отправляется ли документ на согласование;
• требуется ли последующее редактирование;
• в каком виде и где он будет храниться;
• требуются ли данные из документа для последующего использования.

Эти действия позволят максимально логично вписать конструктор в ваши процессы.

Все это влияет на удобство использования конструктора документов, эффективность и принятие нового решения конечными пользователями.

Если у вас появляются трудности с каким-либо этапом, описанным выше, вы всегда можете обратиться к команде подрядчика. Их экспертиза поможет получить реальный эффективный пользовательский опыт.

Кроме того, нужно выяснить, с какими сложностями сталкиваются пользователи при формировании документов, что для них самое важное . Так можно предложить более точные решения.

Этот список позволит крайне точно сформировать требования к будущему процессу. Но у процесса есть обратная сторона: на сотрудников, помимо основной работы, ложатся дополнительные задачи. Поэтому так важно тщательно управлять нагрузкой на работников, вовлеченных в внедрение, и лаконично интегрировать дополнительный объем работы при внедрении конструктора документов в привычную работу пользователей.

Работа с командой

Теперь мы переходим к второй стороне проработки — работе с командой.

Рабочая группа
Чтобы работы были выполнены корректно, нужна рабочая группа заинтересованных сотрудников, которые детально понимают процессы компании. Для эффективного внедрения нужны выделенные ресурсы , а дополнительный факультатив внедрения — плохая реклама решения. По задумке новые инструменты должны упрощать работу пользователей, избавить от рутины и механических задач, а не стать обузой. И, в конце концов, именно от работы таких пользователей зависит оценка эффективности системы.

Представьте, что вы покупаете новый телефон. Вы можете купить его после того, как старый уже вышел из строя. В этом случае придется, не выходя из своих обыденных задач, привыкать к новому инструменту и оперативно переносить все данные. В таком случае вам вряд ли удастся избежать негативных эмоций от этого процесса. Использование нового, более современного и удобного девайса будет приносить только неудобства.

Или можете купить его заранее, когда старый телефон еще функционирует. Тогда у вас будет время, чтобы настроить и привыкнуть в комфортном режиме.

На практике последствия отсутствия выделенного ресурса на автоматизацию могут выражаться по-разному:

1. Сотрудники могут даже не приступить к выполнению этих задач. Ведь приоритет всегда будет отдаваться текущим задачам по основной работе.
2. Работники могут приступить к проработке внутренних процессов внедрения в самый последний момент и сделать все наспех. О качестве тогда не может идти и речи.
3. Риск ошибок и недоработок. Любая дополнительной нагрузка не вызывает энтузиазма.

Выделение компанией ресурса на автоматизацию документооборота позволит более плавно и эффективно провести внедрение конструктора, а также получить действительно объективную обратную связь от пользователей.

Реклама нового инструмента
Удивительно, но это необходимо.

Пиар-кампания будущего процесса позволит сформировать позитивное ожидание решения вместо отторжения.

Зачем давать сотруднику кота в мешке, когда можно его подготовить, рассказать какие его проблемы решит инструмент, а также как и почему его работа станет проще:

• узнайте боли пользователей. Это поможет понять что в продукте для них самое важное;
• продемонстрируйте прототипы и возможности будущего инструмента;
• объясните как изменится их работа и почему это необходимо;
• организуйте обучение и погружение пользователей заранее, желательно небольшими группами для более детального касания.

Этот этап крайне важен. Именно на нем у пользователей формируется первые впечатления и ожидания от продукта

Получение регулярной обратной связи
Спрашивайте, выясняйте, контролируйте.

Только конечный пользователь сможет дать вам ценную информацию.

Проводите опросы, контролируйте статистику, выявляйте тенденции.

Но самый эффективный вариант — общение с пользователями один-на-один. Такой подход даст больше информации. Даже в короткой беседе пользователь раскроется сильнее и даст больше полезной информации, чем в самом длинном опросе. 

Совершенствование инструмента
Оптимизация — это непрерывный процесс. Внедрение — только первый шаг. Чтобы процесс оставался эффективным, его нужно совершенствовать, реагировать на новые потребности, улучшать документы, расширять применение конструктора.

Знание болей пользователей и проблем, с которыми они сталкиваются в работе — залог успешного развития проекта. Это позволит эффективно расставлять приоритеты и определять направления дальнейшего развития.

Не менее важно обсуждать результаты работы с новым инструментом внутри команды. Так пользователи смогут обмениваться опытом и формировать единые подходы к решению кейсов и проблем. Отличным вариантом будет организовать регулярные собрания команды для обсуждения новых кейсов, мозгового штурма и деления опытом. От того, насколько хорошо будет проведена предварительная подготовка команды, выделения необходимого ресурса на внедрение конструктора документов и автоматизацию шаблонов, зависит общая эффективность решения.

Поскольку автоматизация — это масштабируемое решение, недостаточная проработка любого из вопросов внедрения может привести к все большим убыткам в будущем.

Подготовительные работы положительно влияют не только на результат внедрения, но и на сам процесс.

Так, погрузившись в процесс определения вариативности типовых форм документов, клиенты часто обнаруживают в них логические ошибки и несоответствия. Как результат — более качественные документы.

А проработка сценариев внесения изменений в шаблоны и их согласование зачастую выражается в упрощении уже существующих процессов без потери их эффективности.

Также огромную роль играет проработка справочников и сценариев заполнения . Становятся видны слабые стороны процесса, выстраивается более логичный пользовательский путь и значительно сокращается время создания документа.

Мы перечислили большое количество преимуществ: от подготовки к внедрению. Надеемся наш опыт поможет вам в проработке новых инструментов.