Вы наверняка слышали призывы к разумному потреблению и переработке бумаги. Несмотря на это, каждый год производится более 401 млн тонн бумаги. За последние 40 лет мировое потребление увеличилось на 400%, и спрос неуклонно растет. В этом материале мы расскажем как перевести ваш бизнес на «безбумажный режим» и ощутимо сэкономить время и ресурсы компании.

Мы окружены бумагой 24/7, и, кажется, уже не сможем без нее выжить, потому что большая часть информации задокументирована на бумажных носителях.

С точки зрения экологии это вредит окружающей среде и атмосфере. С точки зрения бизнеса — это сотни документов, писем и распечаток, разбросанных на тысячах листов. Бумага не самый надежный способ хранения данных: он требует места и легко может быть утрачен. Кроме того, это дорогой расходный материал: в среднем офисный сотрудник использует 10 000 листов в год и производит 160 кг бумажных отходов (64 пачки А4).

Первый шаг к отказу от бумаги — выбор в пользу сканирования, копирования и хранения файлов в электронном формате. Например, документы можно скопировать в облако, утверждать договоры с помощью электронной подписи, а контракты создавать в цифровом формате. Даже бумажные стикеры с напоминаниями легко заменит доска в Miro.

Кроме этических соображений, отказ от бумаги выгоден бизнесу. Doczilla выделяет следующие преимущества:

Удаленный доступ к данным

Где бы ни находилась ваша команда, сотрудники всегда имеют доступ ко всем файлам и одновременной работе с документами.

Модуль совместной работы Doczilla

Масштабирование изменений

Предположим, вы ведете клиента уже несколько лет. Законодательство в вашей области обновилось, и нужно внести правки во все ранее заключенные договоры. Чтобы найти все исходники и внести изменения в каждый, потребуется уйма времени и десятки листов. Doczilla Pro помогает сделать это в несколько кликов благодаря модулю совместной работы и хранения файлов.

Поиск и замена элементов документа

Оптимизация рабочих процессов

Отказ от бумажных носителей помогает оптимизировать рабочие процессы, сократить количество ошибок из-за человеческого фактора и сэкономить время на подготовке документов.

Повышенная безопасность

В цифровом мире в сеть выходите не только вы, но и хакеры. Они украдут ваши данные, если не предусмотреть современную защиту. Например, программное обеспечение Doczilla Pro прошло государственную сертификацию безопасности по ФСТЭК. Это значит, что ваша информация защищена по всем требованиям нормативных и методических документов нашей страны.

Доступ к документам любой давности

Допустим, вам нужен файл, созданный в 2015 году, и вы помните только одно слово из названия. Сколько времени потребуется, чтобы его найти, если ваш архив хранится на физических носителях?

Облачное хранение

Цифровые хранилища — это современный способ хранения больших объемов данных. Кроме того, они содержат резервные копии в случае утраты оригинальных файлов.

Единое хранение файлов Doczilla

Мы хорошо знаем, что работа с документами часто превращает стол в бумажные джунгли. Миссия Doczilla — сэкономить ваше время на этой рутине и избавить от кипы бумаг (в том числе буквально). Платформа Doczilla Pro поможет:

• Готовить документы с автозаполнением данных — больше никаких ошибок и лишних распечаток.
• Создавать и редактировать документы онлайн (попробуйте наши бесплатные шаблоны).
• Сохранить резервную копию всех ваших данных.
• Создавать документы онлайн в профессиональном текстовом редакторе без дополнительных программ.
• Перенести всю информацию в единое хранилище.
• Легко работать с объемными документами (более 200 страниц) благодаря мгновенной загрузке.
• Одновременно работать над любыми документами.
• Настроить общий доступ к документам и сократить время на согласование — не нужно отправлять другим участникам цепочки новые версии.
• Сократить показатель time-to-money — чем быстрее готовятся документы, тем быстрее заключается сделка. А значит компания быстрее получает деньги.

Закажите демо Doczilla Pro и попробуйте все преимущества платформы для автоматизации работы с документами прямо сейчас. Наша команда поможет подобрать оптимальное решение под запросы вашего бизнеса.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок