Как мы заменили Word конструктором документов и к чему это привело - Doczilla
 

Как мы заменили Word конструктором документов и к чему это привело

Артём Кондрашов старший менеджер по развитию бизнеса в Doczilla
30.08.2022 Время чтения 5 мин
Познакомьтесь
с возможностями платформы Doczilla
Получить доступ

Что удалось изменить

Мы сделали интерактивный шаблон коммерческого предложения в Doczilla.

Интерактивный шаблон — документ, содержащий все возможные варианты условий и формирующийся под конкретную сделку в зависимости от ответов пользователя на вопросы конструктора.

Ниже пример интерактивного шаблона. В красных скобках — вариативные условия. Они появляются или исчезают в зависимости от того, что пользователь выберет в анкете. В синих скобках информация, которая заполняется вручную или подгружается из реестров.

Дальше мы постарались детально разобрать первую страницу шаблона.

Вот на что стоит обратить внимание:

  • Для заполнения данных адресата мы используем Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Вся информация подтягивается в шаблон автоматически, а тонкие настройки (падежи, регистр) изменяются на уровне документа в зависимости от контекста.
  • Сумма предложения и скидки считаются автоматически. Мы только указываем базовые условия сделки.
  • Наши менеджеры в несколько кликов выбирают в анкете только нужные ответы и получают итоговый шаблон, содержащий только те опциональные условия, которые необходимы для сделки.

Ниже пример формирования коммерческого предложения. На подготовку любого такого документа теперь уходит не больше 1 минуты.

Итоговый документ мы можем отправить внутри системы на проверку (утверждение) коллегам, выгрузить в формате docx или сразу сформировать pdf версию.

Планы

За прошлый год мы много сделали для повышения эффективности документооборота за счет своего продукта. Но на этом не остановимся: есть еще много возможностей оптимизировать этот процесс — интеграции.

  1. Мы хотим интегрировать нашу платформу с CRM-системой Hubspot (опытом работы в этой системе поделимся в следующей статье).Эта интеграция исключит необходимость вручную заполнять информацию о сделке. Doczilla будет автоматически получать все данные из карточки в CRM-системе, сразу сформирует документ и отправит обратно в CRM.
  2. Интеграция с системой Контур. Диадок — даст возможность отправлять итоговые документы (договоры, акты, приложения) сразу на подпись нашим контрагентам в Doczilla.

Какие результаты получили

Переход в Doczilla и отказ от ручной подготовки документов в нашей компании решил сразу несколько проблем:

  • Полностью исключили ошибки. Больше не нужно переживать о забытой запятой и сдвинутой нумерации. Мы уверены, что ничего не пропустили и заполнили все данные в шаблоне.
  • Разгрузили команду. Работу по подготовке мы передали младшим менеджерам по продажам. Так как интерактивный шаблон защищён от редактирования и имеет только ограниченный набор условий, старшие коллеги просматривают только основные условия сделки, и знают, что в итоговый документ не добавили лишнюю информацию.

    Коммерческие предложения мы стали готовить в 15−20 раз быстрее. Общий комплект документов (предложение + договор) — до 8 раз быстрее

  • Сохранили качество документов. Важно, что скорость подготовки не отразилась на качестве документов. Это то, к чему мы стремились при проектировании и разработке нашей платформы.

  • Сделали командную работу удобнее. В Doczilla мы перенесли не только подготовку коммерческих документов. Здесь хранятся все шаблоны для полного цикла закрытия сделки: NDA, лицензионный договор и договор оказания услуг, счета и акты, различные приложения. В работе над подготовкой участвуют продажи, юристы и бухгалтерия.

Главный итог

Наше представление о работе с документами после перехода в Doczilla разделилось на «до» и «после». Перевод документооборота в интерактивный формат позволил ещё лучше понимать пользователей, их задачи и потребности.

Похожие статьи

Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro
Сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Какую должность в компании вы занимаете?
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?