Как мы заменили Word конструктором документов и к чему это привело

Нас всех утомляет подготовка документов в текстовом редакторе. Ручное заполнение данных, копирование, перепроверки — скучная работа отнимает много времени и провоцирует ошибки. В теории решение очевидно: использование LegalTech-инструментов автоматизирует работу с шаблонами и в разы ускоряет работу. Однако еще не все переходят на конструктор документов из Word. Почему так происходит? Специалистов, которые выбирают текстовые редакторы можно понять — это привычный инструмент. Появляются опасения, что переход к LegalTech-инструментам будет трудным и вызовет тревогу у более консервативных сотрудников. Наши команды юристов и продаж готовят документы в Doczilla Pro. Мы хотим поделиться своим опытом перехода из текстового редактора в конструктор документов и показать, насколько это просто. На примере кейса подготовки коммерческих предложений для наших клиентов вы увидите как мы трансформировали работу и какие результаты получили

Как готовили документы до Doczilla

Сначала мы готовили коммерческие предложения в Word. Процесс сводился к нескольким типовым подзадачам:

• заполнить данные клиента
• добавить/удалить условия сделки
• рассчитать стоимость
• указать опциональные разделы предложения (консалтинговые работы и интеграционные работы).

Ниже пример первой страницы типового шаблона коммерческого предложения. На заполнение, проверку и оформление такого документа у нас уходило до 20 минут.

Почему так долго?

• Сделка с клиентом могла содержать различные условия (например, условия технической поддержки, условия предоставления обновлений, размещение платформы и т.д.). На этом этапе требовалось внимательно добавлять в документ новые блоки с условиями или удалять лишние.

  Самое важное — не допустить грамматических и логических ошибок в документе. Много времени уходило на проверку шаблона. Потому что мы развиваем продукт, который исключает ошибки, и не должны ошибаться сами.

• Расчеты со стоимостью лицензирования, интеграционных и консалтинговых услуг, скидки, пакеты с вариантами предложения приходилось считать вручную.
• Важно было соблюдать грамматические аспекты: склонение адресата в преамбуле, расшифровка денежных переменных прописью, расшифровка дат в нужном формате.

Что удалось изменить

Мы сделали интерактивный шаблон коммерческого предложения в Doczilla.

Интерактивный шаблон — документ, содержащий все возможные варианты условий и формирующийся под конкретную сделку в зависимости от ответов пользователя на вопросы конструктора.

Ниже пример интерактивного шаблона. В красных скобках — вариативные условия. Они появляются или исчезают в зависимости от того, что пользователь выберет в анкете. В синих скобках информация, которая заполняется вручную или подгружается из реестров.

Дальше мы постарались детально разобрать первую страницу шаблона.

Вот на что стоит обратить внимание:

• Для заполнения данных адресата мы используем Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Вся информация подтягивается в шаблон автоматически, а тонкие настройки (падежи, регистр) изменяются на уровне документа в зависимости от контекста.
• Сумма предложения и скидки считаются автоматически. Мы только указываем базовые условия сделки.
• Наши менеджеры в несколько кликов выбирают в анкете только нужные ответы и получают итоговый шаблон, содержащий только те опциональные условия, которые необходимы для сделки.

Ниже пример формирования коммерческого предложения. На подготовку любого такого документа теперь уходит не больше 1 минуты.

Итоговый документ мы можем отправить внутри системы на проверку (утверждение) коллегам, выгрузить в формате docx или сразу сформировать pdf версию.

Планы

За прошлый год мы много сделали для повышения эффективности документооборота за счет своего продукта. Но на этом не остановимся: есть еще много возможностей оптимизировать этот процесс — интеграции.

1. Мы хотим интегрировать нашу платформу с CRM-системой Hubspot (опытом работы в этой системе поделимся в следующей статье).Эта интеграция исключит необходимость вручную заполнять информацию о сделке. Doczilla будет автоматически получать все данные из карточки в CRM-системе, сразу сформирует документ и отправит обратно в CRM.
2. Интеграция с системой Контур. Диадок — даст возможность отправлять итоговые документы (договоры, акты, приложения) сразу на подпись нашим контрагентам в Doczilla.

Какие результаты получили

Переход в Doczilla и отказ от ручной подготовки документов в нашей компании решил сразу несколько проблем:

• Полностью исключили ошибки. Больше не нужно переживать о забытой запятой и сдвинутой нумерации. Мы уверены, что ничего не пропустили и заполнили все данные в шаблоне.
• Разгрузили команду. Работу по подготовке мы передали младшим менеджерам по продажам. Так как интерактивный шаблон защищён от редактирования и имеет только ограниченный набор условий, старшие коллеги просматривают только основные условия сделки, и знают, что в итоговый документ не добавили лишнюю информацию.

  Коммерческие предложения мы стали готовить в 15−20 раз быстрее. Общий комплект документов (предложение + договор) — до 8 раз быстрее

• Сохранили качество документов. Важно, что скорость подготовки не отразилась на качестве документов. Это то, к чему мы стремились при проектировании и разработке нашей платформы.

• Сделали командную работу удобнее. В Doczilla мы перенесли не только подготовку коммерческих документов. Здесь хранятся все шаблоны для полного цикла закрытия сделки: NDA, лицензионный договор и договор оказания услуг, счета и акты, различные приложения. В работе над подготовкой участвуют продажи, юристы и бухгалтерия.

Главный итог

Наше представление о работе с документами после перехода в Doczilla разделилось на «до» и «после». Перевод документооборота в интерактивный формат позволил ещё лучше понимать пользователей, их задачи и потребности.