Организация документооборота на предприятии

От эффективности документооборота зависят финансовые показатели организации. Даже, казалось бы, незначительная оптимизация работы с бумажными документами может увеличить прибыль бизнеса: помочь обслуживать больше клиентов, сэкономить на фонде оплаты труда, избавиться от ошибок и опечаток в договорах, оптимизировать бизнес-процессы. Расскажем, как организовать эффективный документооборот на предприятии.

Если хотите увидеть практические примеры автоматизации работы с документами, читайте кейсы Doczilla Pro →

Эффективный документооборот на предприятии

Документооборот — это движение документов от их появления в организации до исполнения. Обычно под исполнением подразумевают передачу на хранение или отправку внешнему адресату. Как именно устроен документооборот в отделе — решает руководитель департамента. Из-за такой «свободы воли» в компании часто нет единых стандартов работы с документами.

По классической схеме документооборот осуществляется вручную, и за каждую операцию отвечает сотрудник, который помимо основной работы занимается еще и перекладыванием документов. Такой способ организации документооборота неэффективен, влечет за собой рутину и риски.

Альтернативный вариант — это настроенные процессы по передаче данных от одного пользователя другому. Например, готовые и удобные для использования интерактивные шаблоны, благодаря которым не нужно заполнять документы

В идеальной картине мира эффективный документооборот соответствует следующим критериям:

  • Настроенная маршрутизация. Четкие схемы движения документации по отделам и вплоть до лиц, принимающих решения.
  • Непрерывность движения. Документы не задерживаются неделями на столах — сотрудники принимают документ и перенаправляют его дальше.
  • Регламентация всех процедур. Каждое действие сотрудника (вычитка, анализ, подпись) прописана на уровне корпоративной документации.
  • Избегание дублей. Маршруты прорабатываются так, чтобы не создавались повторные документы. Например, если сотрудник отправил договор, не получил ответа и отправил еще один.

Помимо перечисленных характеристик есть и другие принципы, по которым организации разделяют разные потоки документов, настраивают маршрутизацию и обработку. Обычно структура выглядит следующим образом:

Входящие Исходящие Внутренние
Поступают извне по различным каналам. Это может быть электронная почта, мессенджеры, телефон и другие способы связи. Документы созданные организацией, в том числе и на основе входящих данных, но отправляемые внешним пользователям. Создаваемые для использования внутри организации: распрядительные документы, инструкции, приказы.

Для каждого типа документов — своя маршрутизация, поэтому договоры могут идти до стола руководителя разными путями. Как правило, чем сложнее и запутаннее эти процессы, и чем их больше, тем выше риск возникновения проблем.

Как составляются документы на крупных предприятиях

В разных организациях процессы могут иметь свои особенности. В частности, может использоваться одна из следующих схем.

  • Децентрализованная. В этом случае все документы распределяются по структурным подразделениям, где они создаются, обрабатываются и передаются в работу другим отделам по мере необходимости.
  • Централизованная. Есть один отдел, отвечающий за документооборот. Все процессы должны быть проведены через него.
  • Смешанный. Есть централизованный отдел, но часть документации обрабатывается в отделах и подразделениях.

Схема выстраивается в зависимости от особенностей компании. Нужно смотреть, какие документы чаще приходится обрабатывать, и где их лучше создавать и проводить. Если у вас нет ответственного сотрудника, который навел бы порядок с документооборотом, или если вы не знаете, с чего начать оптимизацию, позвоните нам по телефону 8 (800) 700-08-16 — проведем аудит и подскажем решения.

На многих предприятиях сейчас используют электронный документооборот (ЭДО). Это позволяет упростить передачу документов, сделать взаимодействие отделов быстрее. Также можно четче контролировать процессы, но сам по себе ЭДО не панацея. Даже если движение документов по предприятию происходит стандартно, беспорядок возможен даже в самой технически продвинутой системе. Например, если ЭДО интегрировали, а документы забыли унифицировать.

Оптимизация документооборота

Основной целью автоматизации можно считать сокращение затрат на обслуживание документооборота, но есть и не менее важные задачи: ускорение согласования документов между отделами и подразделениями, ликвидация человеческого фактора, упрощение работы с договорами. В некоторых случаях оптимизация может стать следствием изменений в законодательстве, например, при внедрении обязательных для работы форм документации.

Способы автоматизации зависят от особенностей предприятия. Иногда достаточно просто наладить правильную маршрутизацию, а в других ситуациях может потребоваться полная проработка документации, создание шаблонов и настройка взаимодействия подразделений. В любом случае сначала проводится аудит, выявляющий проблемные места.

В результате оптимизации компания должна получить ускорение всех процессов, связанных с документооборотом. Документы становятся стандартизированы, а юристы не тратят лишнее время на вычитывание одних и тех же текстов, потому что документы полностью соответствуют требованиям законодательства.

Некоторые компании пытаются провести самостоятельно организовать документооборот, но в итоге теряют время и деньги. Обычно сотрудники внутри компании не сильно заинтересованы в автоматизации, ведь это приведет к смене устоявшихся правил и маршрутов в работе. К тому же, у сотрудников часто нет достаточного опыта в поиске узких мест, а также в их устранении. Поэтому попытки оптимизировать работу с документами своими силами редко бывают успешными.

Привлечение сторонней компании в этом случае выглядит более выигрышно. Уже при проведении аудита, можно выявить значительное количество проблем. Просто за счет опыта работы на других аналогичных проектах. У компании Doczilla накоплен достаточный опыт аудита и оптимизации документооборота на предприятиях. Это позволяет ускорить процесс цифровизации, избежав многих стандартных проблем.

Узнать больше про аудит процессов по подготовке и согласованию документов →

Кейс: как мы автоматизировали документооборот в «Почте России»

Наглядным примером оптимизации работы с электронными документами является наше недавнее сотрудничество с АО «Почта России». Это крупная организация, где ежедневно создаются сотни документов.

Основной проблемой «Почты России» было отсутствие стандартизированных форм для первичных документов. Это приводило к затягиванию сроков при переходе данных из одного отдела в другой. Также тратится время сотрудников на лишние действия, которые можно эффективно оптимизировать, проработав все необходимые формы и бланки Несмотря на все усилия и попытки, привести процессы к единообразию не удавалось: внутренние приказы и регламенты не работали. Тогда «Почта России» обратилась к нам с задачей оптимизировать создание документов.

Мы создали готовые шаблоны документов в электронном виде, которые упростили их составление и ускорили проверку отделами. Чтобы в документах не появлялись ошибки, мы запретили их редактирование на техническом уровне. Параллельно мы настроили гибкую маршрутизацию согласования документов по отделам — в результате получилось ускорить согласование в 2−4 раза.

Другие результаты смотрите в полном тексте кейса →

Руководителям предприятий необходимо уделять внимание оптимизации документооборота. Это позволит эффективнее тратить ресурсы компании, уменьшать нагрузку на сотрудников. Также во многих случаях ускоряются процессы в организации, что дает дополнительное конкурентное преимущество.

Похожие статьи
Подпишитесь на обновления блога
Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro
Сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Какую должность в компании вы занимаете?
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?