Использование искусственного интеллекта для цифровизации государственных процессов — одна из главных задач программы «Цифровая экономика Российской Федерации». С каждым днем, набирая все большие обороты, цифровая трансформация утверждается в бизнесе и аппарате государственного управления через отдельные направления. В этой статье мы рассмотрим, что такое цифровизация закупочной деятельности, каковы ее инструменты и влияние на управленческие процессы.

• упрощение процессов закупочной деятельности;
• экономия времени на закупки;
• повышение прозрачности торгов;
• контролируемость бизнес-процессов;
• экономия трудовых и финансовых ресурсов.

Исходя из приведенных данных, можно сказать, что цифровизация в сфере закупок — это организация закупочных процессов с помощью IT-технологий, повышающая производительность компании и уровень взаимодействия с контрагентами. Ее решающим стимулом стала пандемия 2020 года.

• отсутствие определенности;
• сложность с планированием закупок;
• зависимость от работы зарубежных партнеров;
• сложность в поставках товаров морским и воздушным путем;
• неумение адаптироваться к быстро меняющейся ситуации и вводить новшества.

Ключевыми факторами для устранения кризиса в сфере закупок стала цифровизация закупочных процедур. А использование электронных каталогов поставщиков помогло ускорить процессы и привлечь новых партнеров.

Трансформация закупочной системы — комплекс автоматизированных процессов: начиная от формирования потребности до отгрузки товара заказчику.

Аналитическое исследование «РАЭКС-Аналитика» совместно со «СберА» определили некоторые тенденции в будущем развитии сферы:

• исключение открытой конкурентной процедуры из цепочки торгов;
• появление в ближайшем будущем B2B-агрегаторов для автоматизированного проведения закупок стандартизированных товаров;
• отказ от бумажных бланков;
• машинная обработка информации для поиска подходящего поставщика.

Подразумевается, что диджитализация в области закупок достигнет уровня, где робот будет объединять заявки на закупку и рассылать их подходящим поставщикам. Те же в свою очередь будут формировать торговые предложения, которые сравнивает машина. Человек в этой цепочке лишь получает лист на согласование с итогом автоматизированного анализа. То есть от заказчика потребуется установление конкретных детализированных требований к продукции, форматов данных, а от поставщиков — указание вилки цен, складских остатков, месторасположения товара и вариаций поставок.

В ближайшем будущем цифровизация в госзакупках продвинется еще на несколько шагов вперед. Романова Юлия, эксперт в сфере закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, выделила нововведения, вступающие в силу в 2022 году:

• Электронный документооборот будет вводиться на всех этапах проведения закупочных процедур. В 2021 году электронный документооборот уже использовался на отдельных этапах проведения закупки, но не являлся обязательным.
• В 2022 году оплата по договорам будет производиться на основании электронных актов, размещенных в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС), подписанных с двух сторон.
• Каждый из заказчиков будет обязан использовать электронное актирование — обмен документами по сделке в электронном формате.

Большое количество нововведений способствует развитию отдельного направления в цифровой трансформации закупок — разработке сервисов, заменяющих ручную работу. Сегодня уже есть ряд платформ, которые помогают с закупками:

• PIX RPA — роботизированная платформа для автоматизации процессов. С ее помощью можно внедрить в работу цифровых сотрудников в сжатые сроки. Сервис обрабатывает первичную документацию и платежи, подготавливает счета, оформляет справку 2-НДФЛ;
• ElectroNeek Studio — инструмент для реализации рутинных задач с помощью программных роботов: копирование, вставка, перенос данных из одной системы в другую, поиск, сравнение информации из интернета и т. д.;
• Атомбот.Закупки — программный робот, имитирующий работу человека в составлении отчетов, сверке файлов, анализе данных и т. д. Но, в отличие от человека, действия выполняются быстрее и, соответственно, дешевле. Сервис формирует и проверяет техническое задание, проект договора на соответствие нормативам, составляет запрос коммерческого предложения, анализирует цены, формирует предельные ставки, итоговый протокол, документацию к закупочной процедуре;
• 1С:Документооборот 8 — организация хранения и совместной работы с документами и файлами, автоматизация бизнес-процессов и проектной деятельности. В функционал сервиса входит сканирование, распознавание документов, их создание по шаблонам с подстановкой данных, систематизация по видам, папкам и категориям и мн. др.;
• Doczilla Pro — интеллектуальная платформа для создания и управления документами в едином пространстве. Автоматизирует их подготовку и согласование, содержит множество интерактивных шаблонов, помогает ускорить процесс заключения сделки. Чтоб рассмотреть все возможности сервиса, остановимся на нем подробнее.

Doczilla Pro — система создания и управления интерактивными документами. Это привычные тексты в редакторе, но с анкетой с вопросами. Пользователю не нужно работать в теле текста, необходимо только ответить на вопросы в анкете, заполнить данными необходимые поля. Внесенная информация автоматически «подтягивается» в текстовый редактор, и в итоге получается заполненный документ. Его можно скачать в любом формате или отправить на дальнейшее согласование в систему электронного документооборота.

Можно создавать документы различной сложности: аукционные, конкурсные, сложные технические задания с нетиповыми блоками, проекты контрактов. При этом функционал Doczilla Pro позволяет формировать свою собственную библиотеку контрактов по 44-ФЗ, 223-ФЗ, чтобы пользователи оперативно вносили изменения в шаблоны согласно законодательству.

Для понимания, насколько профессиональная платформа облегчает рутинные процессы, приведем пример. Юрист, которому нужен госконтракт, заходит в ЕИС, скачивает pdf-версию документа. В нем есть пояснительные сноски, разные варианты одного и того же текста, поля для заполнения. Для редактирования сотрудник сохраняет файл в формате Word со множеством сносок и ссылок и начинает заполнять все поля, убирая лишнее. По ходу заполнения нужно разбираться, какой пункт за какое условие отвечает, переходить в отсылки, открывать вкладки, постановления, проверять, действует ли тот или иной закон. Текст файла содержит несколько шрифтов с разным цветом, двойные пробелы — все это нужно отредактировать и привести в официальный вид, применив стили, нумерацию и т. д.

С Doczilla Pro можно избежать процесса ручной правки. Анкета сервиса позволяет управлять данными контракта в рамках нескольких пунктов. Предлагаются варианты условий, вы выбираете подходящие и проставляете галочки. Текст формируется автоматически, всего за пару секунд. При изменении условий нужно убрать соответствующие им фильтры. С помощью анкеты можно редактировать не только пункты и статьи, но и целые разделы: отключать или включать с сохранением правильной нумерации.

Данные компании, с которой заключается контракт, подтягиваются с базы. Информация автоматические склоняется по нужным падежам. В анкете есть поля для числовых показателей, которые разносятся по соответствующим пунктам договора — рассчитывается процент аванса от внесенной суммы. После заполнения анкеты пользователю необходимо всего лишь проверить выбранные фильтры и скачать файл.

Посмотреть, как выглядит подготовка договора в ЕИС и в Doczilla Pro, можно здесь:

Низкая эффективность в работе с типовыми формами в общем трафике договоров и проблема с планированием ресурсов поставила компанию МТС перед необходимостью цифровизации закупочной деятельности. Сотрудники допускали ошибки в работе с документами, так как формы были сложными. Задачей было — упрощение процесса, чтобы каждый из сотрудников без особого опыта подготовки документов мог их создавать. Это позволило бы передать процесс в региональные офисы без рисков допущения ошибок. Также цифровизация системы закупок улучшила бы работу HR отдела — формировать целевой профиль сотрудника и сокращать затраты на персонал.

В реализации поставленных задач сотрудники МТС на протяжении 6 месяцев создавали документы в Oracle Contracts. Это не привело к нужным результатам, так как система оказалась сложной для региональных сотрудников, не имеющих навыков формирования документации. Запустив акселератор MTS Startup Hub и изучив рынок российских конструкторов, компания приняла решение интегрировать в свою инфраструктуру платформу Doczilla Pro.

Что сделала команда Doczilla:

• установила конструктор на сервера МТС;
• провела интеграцию с базами данных компании;
• создала 50 интуитивно понятных для любого сотрудника шаблонов.

Результатом стало увеличение скорости подготовки документов, сокращение сроков согласования типовых форм в 2 раза, исключение ошибок и передача договорной работы в региональные офисы. Успешность проекта способствовала его масштабированию на весь центр по работе с договорами. На сегодняшний день около 50% от их общего количества компания МТС создает в конструкторе Doczilla Pro.

Согласно поправок в законах 44-ФЗ и 223-ФЗ, в 2022 году цифровизация закупок станет обязательной, поэтому уже сейчас стоит осваивать новые инструменты. Это обеспечит большую эффективность бизнеса, т. к. сегодня предприятиям важна скорость заключения сделки и сокращение издержек. При совмещении ручного труда с машинной оптимизацией значительно сокращаются расходы, устраняется возможность ошибок. Как следствие — повышение уровня коммуникации с клиентом и построение безупречной репутации. Сервис Doczilla Pro предлагает множество функций, которые гарантируют, что в ваших документах не будет ошибок.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок