Автоматизация рабочих процессов внутри Doczilla с помощью чат-бота на Python - Doczilla
 

Автоматизация рабочих процессов внутри Doczilla с помощью чат-бота на Python

15 мин 21.12.2023

Внедрение современных технологий внутри компании — важный шаг для повышения эффективности и оптимизации бизнес-процессов. Одной из самых перспективных разработок в этой сфере являются чат-боты. Они позволяют автоматизировать множество внутренних процессов, что приводит к экономии времени и ресурсов компании.

В свою очередь компания Doczilla не отстает от современных реалий и уже внедряет чат-боты в свою работу. Подробнее о нашем опыте создания и использования чат-ботов и о том, что это такое, мы расскажем в этой статье.

Чат-боты: что это такое и с чем их едят?

Чат-боты — это программные алгоритмы, разработанные для автоматического взаимодействия с людьми через чат-интерфейсы. Зачастую они используют AI и обрабатывают текстовые запросы пользователей, предоставляя информацию или выполняя определенные задачи.

Чат-боты: классификация и функциональность

Чат-боты имеют множество классификаций. Проанализировав их все, мы решили выделить классификацию по типу алгоритма.

Рис. 1 — Классификация чат-ботов по типу алгоритма

  • Примитивные (основанные на бизнес-правилах). Сценарий взаимодействия пользователя и чат-бота заранее прописан разработчиком и имеет древовидную структуру. Взаимодействие осуществляется с помощью кнопок. Сценарий, где пользователь общается с ботом с помощью схемы «вопрос-ответ» не предусмотрен.

Рис. 2 — Сценарий примитивного бота

  • Саморазвивающиеся (основанные на AI). Здесь взаимодействие человека и чат-бота не имеет четкого сценария и определяется неявным образом на основе тестируемых данных, используемых для совершенствования модели машинного обучения. Поскольку основа развивающегося чат-бота — нейронная сеть, бот способен понять и проанализировать что написал пользователь, и на основе этого анализа предоставить реалистичный ответ. Иногда даже может показаться, что вы общаетесь с настоящим человеком!

Рис. 3 — Пример саморазвивающегося бота

Doczilla Pro успешно использует оба алгоритма работы с чат-ботами. Перейдите по ссылке, если хотите узнать подробнее.

В таблице 1 представлены лишь некоторые основные функции чат-ботов. Фактически их возможности безграничны и зависят от конкретной задачи и бизнес-потребностей.

Предоставление информации Чат-боты могут предоставлять информацию, к примеру, о компании, продуктах или услугах.
Поддержка клиентов Чат-боты могут отвечать на часто задаваемые вопросы, предлагать решения проблем или поддерживать связь между клиентами и технической поддержкой.
Обработка заказов и платежей С помощью чат-ботов можно получать информацию о товарах, оформлять заказы и совершать платежи.
Автоматизация задач внутри компании Чат-боты могут автоматизировать определенные задачи. Например, сбор статистики, формирование графиков и расписаний и т. д.
Маркетинг и продажи Чат-боты могут помочь в продвижении продуктов или услуг, предлагать скидки и акции, собирать отзывы или получать обратную связь от клиентов.
Развлечение Чат-боты могут предоставлять развлекательно-информационные услуги, такие как игры, гороскопы, новости, погода.
Интеграция с другими приложениями Чат-боты могут интегрироваться с другими приложениями и сервисами, такими как CRM-системы, электронная почта, социальные сети и другие коммуникационные платформы.

Табл. 1 — Основные функции чат-ботов

Потребность в автоматизации внутренних процессов: проблемы и вызовы, с которыми столкнулась Doczilla

Команда Doczilla Pro помогает автоматизировать договорную деятельность: от создания документа через процессы согласования и управления до закрытия жизненного цикла контрактов после исполнения (post execution). Но мы упрощаем жизнь не только клиентам — автоматизация внутренних рабочих процессов очень важна и для нашей небольшой распределенной команды. Одним из таких аспектов автоматизации стало создание многофункционального бота-помощника на базе мессенджера Telegram, который взаимодействует с Doczilla Pro через её универсальный API.

Любопытный факт, взятый из статистических данных о чат-ботах за 2023 год1:

«Чат-боты чаще используются предприятиями,

в которых работает менее 50 человек»

1 Источник: https://thrivemyway.com/chatbot-statistics/

Doczilla Bot: инструменты разработки

Doczilla Bot написан на языке Python с использованием таких библиотек, как Telebot и Openpyxl. Библиотека Telebot позволяет работать с API Telegram: отправлять сообщения, создавать встроенные клавиатуры и др. А с помощью Openpyxl можно работать с файлами xlsx. При создании функционала не обошлось и без обращения к нашему универсальному API. Вы можете ознакомиться с возможностями интеграции Doczilla с вашей системой по ссылке.

Рис. 4 — Средства разработки бота Doczilla Bot

Doczilla Bot: функциональность и эффективность

  • Сбор статистики по клиентам

Один из важных аспектов автоматизации — функция автоматической сборки статистики по работе клиентов. Эта функция помогает оперативно отслеживать эффективность работы каждого клиента и превентивно реагировать на возникающие проблемы.

В среднем на сбор статистики по одному клиенту у специалиста технической поддержки уходит от 5 до 10 минут. Doczilla Bot формирует файл со статистикой по всем сборкам (за исключением закрытых в защищённом контуре) от 1 до 10 минут в зависимости от количества данных. Мы взяли нижние значения и посчитали временные затраты на 20 клиентов. Выводы наглядно представлены на графике ниже:

Рис. 5 — Временные затраты на сбор статистики по 20 клиентам

  • Создание справочника

Внутри Doczilla Pro можно создавать кастомизированные справочники для автоматического заполнения данных в документе. Однако для написания рабочего кода для такого справочника пользователю потребуется знание BL, высокоуровневого языка из состава фреймворка Z8 авторства разработчиков Doczilla Pro. Бот Doczilla позволяет не изучать BL: он автоматически генерирует нужный код через выгрузку в бот xlsx файла с данными для будущего справочника. Бот парсит данные из этого файла и на их основе генерирует код на языке BL, формируя отдельный файл в формате txt, содержимое которого сотрудник вставляет в систему и после этого наслаждается работой с созданным справочником. Таким образом, мы экономим целые рабочие дни, потратив всего пару минут на автогенерацию кода справочника.

Анимация 1 — Создание справочника

  • Получение структуры шаблона: метод парсинга

Дружественный и интуитивно понятный API Doczilla позволяет нашим клиентам легко и удобно загружать данные из любой системы (CRM, СЭД, ERP, системы авторизации) непосредственно в документ. Для реализации подобной интеграции на этапе проектирования потребуется маппинг полей вашей системы и переменных в Doczilla Pro. В документе среднего уровня сложности может быть от нескольких сотен переменных значений, а в сложных — десятки тысяч, поэтому функция автоматического маппинга очень помогает ускорить работу команды по переводу табличного представления справочника в программный код.

Взаимодействие сотрудника и бота в этом случае выглядит следующим образом:

  1. Сотрудник нажимает на соответствующую кнопку «Получить структуру» и загружает многовариативный шаблон документа, подготовленный в Doczilla Pro, в чат с ботом.
  2. Doczilla Bot парсит его, обрабатывая нужный xml-файл — structure. xml — в котором содержится информация о идентификаторе, типе переменной и т. д.
  3. Закончив с анализом переменных, бот формирует xlsx-файл со всей полученной информацией, которая в дальнейшем помогает кратно ускорить подготовку интеграции с системой клиента.

Анимация 2 — Кнопка «Получить структуру»

  • Администрирование: проверка статуса сборок и создание учетной записи в Doczilla Pro

Автоматическая проверка состояния сборок — еще один важный инструмент для обеспечения бесперебойной работы системы, ведь её реализация позволяет эффективно выявлять и своевременно устранять возможные ошибки в функционировании клиентских сборок, обеспечивая высокий уровень качества услуг.

В свою очередь функция создания учетной записи позволяет регистрировать сотрудников в системе с помощью бота через Telegram. Можно создать УЗ с ролью «Пользователь», «Эксперт» или «Администратор» со стандартным для каждой роли списком компонентов системы. С обеими задачами бот справляется в десятки раз быстрее любого сотрудника, что особенно актуально, когда нужно создать несколько сотен типовых учётных записей.

Анимация 3 — Кнопка «Администрирование» — Статус сборок

Итоги и перспективы развития

Doczilla Bot значительно экономит ресурсы команды поддержки и помогает в администрировании сотен сборок клиентов. В будущем мы планируем доработать этого бота, улучшив некоторые функции, а также создавать новых чат-ботов для более узких сфер применения. Но это лишь маленькая и очень конкретная задача использования ботов.

Согласно последним исследованиям2 в отношении применения чат-ботов в бизнесе, к 2025 году глобальный объем продаж искусственного интеллекта увеличится до 126 миллиардов долларов в сравнении с 10,1 миллиардами долларов в 2018 году. Теперь искусственный интеллект находит свое применение в чатах. Ожидается, что виртуальные помощники станут основными инвестициями в обслуживание клиентов в течение следующих нескольких лет.

Мы думаем, что будущее чат-ботов обещает быть интересным и перспективным. С развитием технологий и искусственного интеллекта чат-боты станут еще более умными, эффективными и функциональными: смогут еще лучше понимать и анализировать сложные запросы и давать еще более точные ответы с учетом контекста. Они также станут способны распознавать эмоции собеседника и адаптировать свои ответы, чтобы создать более персонализированный опыт общения. Мы активно работаем над тем, чтобы найти применения этим нововведениям в Doczilla AI и будем рады вам показать, чего уже достигли на этом поприще.

2 Источник: https://thrivemyway.com/chatbot-statistics/

Материал подготовила Дарья Малова, специалист техподдержки Doczilla Pro.

Doczilla позволит:
  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок
Запросить демо
Применение Doczilla:
  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок
Запросить демо

Похожие статьи

Банки Время чтения 15 мин
Развитие банковской системы в России
Бизнес-процессы Время чтения 15 мин
Как и зачем проводить CustDev?
Заказать демо
Doczilla Pro
Нажимая кнопку "Получить доступ", вы подтверждаете согласие с соглашением об использовании программы и даете согласие на обработку персональных данных.
Хотим показать, как работает продукт и помочь с анализом ваших бизнес-процессов