Автоматизация процессов в строительной компании

Содержание

Российские власти планируют перейти на стандарты цифрового строительства к 2024 году, чтобы объединить все IT-системы, которые используются в отрасли, и автоматизировать процессы на всех этапах возведения зданий. По подсчетам Минстроя, это увеличит IQ-городов на 30%. Однако у компаний нет необходимости ждать, пока государство начнет мотивировать на внедрение технологий — использовать системы цифровизации и ускорять работу можно уже сейчас. 
 
Системы автоматизации для строительного бизнеса помогают компаниям планировать финансовые потоки, управлять персоналом, создавать территориально-распределительные системы, организовывать слаженную работу подразделений и не тратить лишнее время на подготовку и согласование документов. Как именно автоматизация решает эти задачи — рассказываем в материале.
 

Зачем строительной компании оцифровывать процессы

 
Строительный бизнес — сравнительно сложный в силу специфики отрасли и большого числа нормативных актов, поэтому нуждается в цифровизации многих аспектов деятельности. В первую очередь необходимо автоматизировать:

  • Контроль расходов и доходов. В строительном бизнесе долгий цикл сделки, поэтому критически важно планировать бюджет как оперативно (на месяц—два), так и на несколько лет вперед. С помощью автоматизации учета поступлений и расходов собственник может в любой момент увидеть, сколько денег есть на счетах и сколько ожидается, куда потрачены средства и хватает ли на текущие расходы.
  • Управление договорами. Бизнесу важно контролировать задолженности по договорам подряда, а также поступления по договорам купли-продажи, аренды и долевого участия. Учет связан с большим количеством документов и без цифровизации занимает слишком много времени из-за рутинной работы.
  • Управление проектами. Отслеживание статуса задач — трудоемкое занятие, потому что большинство сотрудников строительных организаций не работают с электронными документами. Поэтому при управлении проектами часто используются так называемые реперные точки: ключевые этапы строительства. Таких этапов немного, поэтому по ним сравнительно легко собирать информацию, а с системой автоматизации — еще удобнее.

Помимо перечисленных пунктов, строительный бизнес нуждается в автоматизации снабжения строительных объектов, сервисах для бизнес-планирования и/или программах для управления кредитами, поскольку отрасль связана с частым использованием заемных средств. Поэтому на рынке автоматизации существуют комплексные решения, разработанные специально для строительных организаций.
 

Какие IT-системы помогают с цифровизацией в строительной компании

 
Крупные строительные организации, как правило, решают задачи по автоматизации с помощью собственных программных комплексов. Это дорогостоящие решения, которые нуждаются в обслуживании и доработке, так как отрасль постоянно меняется. Услуги квалифицированных программистов обходится дорого: разработка, интеграция и поддержка системы может стоить десятки миллионов рублей ежемесячно.
 
Небольшим строительным компаниям обычно проще подключить готовое IT-решение, которое помогает с цифровизацией ключевых аспектов бизнеса. Примеры таких систем автоматизации: «Галактика ERP», «Алтиус», Oracle JD «Управление проектами», MAG Builder, SAP for engineering, «Алеф», «Ланит-строительство» и др.
 
Большинство комплексных интегрированных решений помогает с основными задачами автоматизации: бюджетированием, управлением затратами, договорами и проектной работой, составлением смет, снабжением, мониторингом и бизнес-планированием. Также есть комплексные решения, которые закрывают все вопросы управления строительной компанией: 

  • бухгалтерский и налоговый учет подрядчика, заказчиков, застройщиков и инвесторов;
  • расчет заработной платы по всем объектам строительства;
  • прогнозирование, закупка, учет, перемещение и списание материально-производственных запасов;
  • управление сделками и взаимоотношениями с клиентом; 
  • GPS-мониторинг техники, планирование логистики;
  • формирование консолидированных отчетов и мастер-бюджетов;
  • автоматическое создание отчетности для инвесторов по МСФО или GAAP.

Цена таких решений начинается от нескольких миллионов рублей в месяц (в зависимости от размера компании), а срок окупаемости зависит от текущих расходов на операционную деятельность. Если застройщик не хочет полностью автоматизировать бизнес-процессы, можно подключать отдельные модули программ автоматизации.
 
Например, компания Rotenstein строит загородные дома, а клиенты часто обращаются к менеджерам, чтобы узнать статус строительства. Компания на своем сайте создает личный кабинет для клиента, где будущие владельцы коттеджей могут круглосуточно получать актуальную информацию о ходе работ, графике платежей, сроках технического обслуживания и проч. В результате индекс потребительской лояльности (NPS) вырос на 20%, а сотрудники компании стали тратить меньше времени на информирование клиентов по стандартным вопросам.
 
Компаниям, которые готовы крупно инвестировать в автоматизацию, стоит обратить внимание на робототехнику: из кейсов западных строительных фирм можно сделать вывод, что роботизация строительного бизнеса заметно повышает прибыль. Intelligent City делегировала роботам производство сборных модульных домов — скорость строительства возросла на 38%, а объем отходов сократился на 30%. Роботизация сварки в компании Skanska повысила качество продукции и снизила затраты на производство, а главное — увеличила степень безопасности при проведении работ. Для сотрудников строительной сферы это особенно актуально, поскольку на стройках ежегодно погибают до 108 тысяч человек. 
 

Как автоматизировать работу с документами в строительной компании

 
Подготовка документов может занимать много времени, ведь в капитальном строительстве используются десятки различных журналов, справок и актов, например: журнал учета работ, справка о стоимости и затратах, акты о сдаче в эксплуатацию, оценке здания или разборке временных сооружений. Все эти документы можно готовить за несколько минут, если пользоваться платформой автоматизации.
 
Doczilla Pro — платформа, которая специализируется на автоматизации подготовки и согласования документов. Главная функция — избавить сотрудников от монотонных операций с документацией и высвободить их время на решение сложных задач. Наши клиенты экономят до 10 раз на работе с договорами и другими документами, что улучшает производительность всей компании.
 
Цифровизация документов. Не нужно пересылать файлы и долго искать их на рабочем столе, в папках, различных базах, CRM и ERP-системах. Всё хранится в единой базе Doczilla Pro, к которой имеют доступ ответственные сотрудники. Интерфейс интуитивно понятный, а в руководстве пользователя содержатся ответы на все популярные вопросы, поэтому разберется даже новичок. Мы сделали серию коротких обучающих роликов по нашей платформе: Doczilla Academy.
 
Исключение человеческого фактора. Сотрудник строительной компании создает документы без ошибок за несколько кликов, потому что не работает с текстом напрямую, а просто отвечает на вопросы анкеты. Файл автоматически генерируется на основе ответов — достаточно вписать существенные условия и нажать одну кнопку. Составленный договор можно скачать в формате docx или pdf, а также отправить в используемую в компании систему электронного документооборота.
 
Интеграция с СЭД, CRM, ERP-системами и внутренними базами данных. Doczilla Pro интегрируется с различными системами электронного документооборота и вашими базами данных, что позволяет использовать данные из таких систем автоматически, исключая рутинный ручной перенос.
 

 
Посмотреть, как Doczilla Pro помогает оптимизировать документооборот за счет интеграции с системами электронного документооборота, можно здесь: Вебинар Doczilla и Ланит →
 

 
Интерактивные шаблоны. Они заменяют несколько типовых форм: вам не нужно параллельно вести типовые договоры, в которых различаются несколько условий — вы можете работать в одном интерактивном шаблоне. Если внести в него изменения, то обновление автоматически затронет все формы. Полезно, если в вашей компании изменился бизнес-процесс и теперь нужно быстро отредактировать несколько типовых форм за один раз.
 
Библиотека знаний. Библиотека — это модуль с популярными формулировками. Сотрудник начинает вводить формулировку и получает уже проверенный вариант, который добавляется в договор за один клик. С библиотекой работают юристы строительной компании — именно они создают интерактивные шаблоны и сложные уникальные договоры. Менеджер по продажам может быстро составить договор с помощью формулировок, которые добавили юристы.
 
Сохранение стилей. Если вы оформляете документы в едином корпоративном стиле, то при копировании в редактор Doczilla Pro текст сохраняет внешний вид: начертание шрифта, кегль, интерлиньяж, цвета и отступы. Таблицы, иллюстрации, абзацы и другие элементы текста переносятся корректно, ничего не придется править.
 
Работа в едином пространстве. Сотрудники могут одновременно работать над одним и тем же файлом и ставить друг другу задачи, а также отслеживать статус выполнения операций и вносить правки. Руководитель отдела может в любой момент выбрать нужную версию файла, проверить историю изменений и отследить каждое действие.
 
Аналитика эффективности сотрудников. Платформа наглядно показывает, сколько договоров создают ваши менеджеры строительной компании и как часто они работают с платформой. Это помогает выявить лучших сотрудников.
 
Профессиональная служба заботы о клиентах. Мы выделяем персональный канал поддержки с менеджерами, которым не нужно объяснять задачу при каждом обращении. Мы на связи по любым вопросам: техническая поддержка, консультации и обучение работе с платформой.
 
Чтобы подключить Doczilla Pro, оставьте заявку и мы перезвоним в течение 15 минут для уточнения деталей. 
 

 

Заключение

 
Постепенный переход на автоматизацию поможет строительной компании не только соответствовать планам государства по переходу на цифровое строительство, но и оптимизировать бизнес-процессы: быстрее возводить здания, обеспечить безопасность сотрудников, снижать влияние на окружающую среду и тратить меньше времени на работу с документами.
 
Есть вы строите дома, покупаете и продаёте недвижимость или сдаете помещения в аренду, Doczilla Pro поможет усовершенствовать документацию, характерную для строительной индустрии.
 

 

обеспечение интеграции с сервисами документацииоблачный сервис для договоров на предприятиисоставление сметно-нормативной документациианализ операционных затрат бизнесаавтоматизация управленческой отчетности
Показать еще
Подпишитесь на обновления блога
Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Начнем с простого. Как вас зовут?
Ваш телефон?
Ваша должность?
В какой компании вы работаете?
У нас есть спец.условия для банков, IT-интеграторов, юр.фирм и стартапов
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?
И последнее — пожалуйста, укажите промокод, если он у вас есть