Автоматизация HR: как освободить кадровиков от рутины

Цифровизация процессов в HR-отделе обычно экономит деньги бизнеса, но в некоторых случаях может навредить HR-бренду. Рассказываем, какой бывает автоматизация и что о ней нужно знать, чтобы повысить эффективность кадровиков, решить проблемы с рутиной и избежать репутационных рисков.

Что такое автоматизация кадровых процессов

Автоматизация работы HR-департамента — это применение информационных технологий для замены ручного труда на машинный. Например, с помощью цифровизации HR-процессов можно увеличить скорость создания и редактирования документов, собрать статистику, проанализировать эффективность проведенных мероприятий, избавить сотрудников от рутины. Единых правил использования программ цифровизации нет — всё индивидуально.

Главная задача автоматизации — разгрузить HR-специалистов, чтобы они успевали выполнить больше сложных задач и не отвлекались на работу, которая по силам компьютерной программе. Поэтому цифровизация HR уместна во всех случаях, когда компьютер может взять на себя функции, не требующие сложных интеллектуальной работы или эмпатии. Например, можно автоматизировать кадровый учет или формирование ежемесячных отчетов, но нельзя поручить технологиям проводить оценку соискателей, обучение/адаптацию персонала или мотивационные тренинги.

Переход на цифровые процессы в сфере HR можно сделать не только с помощью специализированных программ, созданных специально для рекрутинга, но также с помощью технологий более широкого назначения: Microsoft Excel, различных CRM- и ERP-систем, менеджеров задач и сервисов для управления проектами.

Зачем автоматизировать HR-департамент

• Улучшение качества работы персонала. Автоматизированные системы в HR-отделе помогут сотрудникам эффективнее выполнять служебные обязанности, потому что чаще всего настройки программы выставлены таким образом, что ошибку допустить очень сложно либо невозможно. В результате сотрудники не будут беспокоиться об ошибках и не придется тратиться на поиск и исправление некорректно созданных документов.
• Повышение качества подбора персонала. В рекрутинге бывают ситуации, когда HR-специалист отправляет к управляющему менеджеру хорошего кандидата, но менеджеру что-то не нравится. И наоборот: рекрутер может отсеять кандидата, который устроил бы руководителя. С помощью систем цифровизации можно создать полностью единую анкету для руководства и менеджера с конкретными вопросами. Сотрудник проводит индивидуальное собеседование и заполняет анкету, а менеджер моментально видит результаты ответов и может сразу принять решение.
• Прозрачность процессов. Системы цифровизации HR позволяют хранить все актуальные задачи и описывать процессы в одном месте. Сотрудники могут отмечать выполненные шаги и видеть предстоящие действия, а управляющий всегда знает, на каком этапе находится задача. Когда полная картина HR-процессов находится перед глазами, руководителю проще оценить загруженность персонала и ставить задачи с реалистичными сроками.
• Освобождение времени сотрудников. Если компьютер забирает на себя часть рутинных действий, то сотрудники могут уделять больше времени сложной работе. Например, если компании предстоит нанять пять новых программистов, то с помощью внедрения IT-систем сотрудник может быстро составить описание вакансии, разместить ее на сайтах и в несколько кликов подготовить документы для трудоустройства. Освободившиеся часы можно уделить на более тщательный разбор откликов и проведение собеседований.
• Сбор наглядной статистики. По результатам собеседования HR-специалист может вносить в базу данных информацию о соискателях и их решениях. Система может отобразить данные из базы в виде наглядных графиков и диаграмм, чтобы специалист мог найти ошибки, возникающие в процессе найма. Например, если кандидаты задают слишком много вопросов по вакансии, значит, лучше переписать текст. Или если кандидаты слишком часто отказываются из-за низкого оклада, возможно, стоит пересмотреть политику оплаты труда.

Какие минусы есть у цифровизации HR-департамента

Системы цифровизации неидеальны в первую очередь тем, что даже самая дорогостоящая программа не может взять на себя все обязанности кадровика. К примеру, не получится автоматизировать точечный подбор специалистов на ключевые должности или проверку резюме на соответствие вакансии. Также система автоматизации HR может помочь при первичном отборе кандидатов, но выбирать сотрудников и формировать офферы придется самостоятельно.

Информационные системы, которые позволяют оцифровать HR-процессы, не всегда могут быть использованы в вашей организации. Например, если вы нашли онлайн-сервис, который способен решить ваши задачи, то может оказаться, что внутренняя политика компании запрещает работать с облачным программным обеспечением, а встроить сервис в защищенный контур компании невозможно. Такое особенно часто встречается в крупных корпорациях.

Цифровизация может не только оказаться бесполезной в решении определенных задач, но и навредить HR-бренду компании. Пример: чат-боты, которые помогают кадровикам собирать первичные данные о соискателях и рассылают им тестовые задания. Такой подход может отпугнуть кандидатов с высокой квалификацией, если в соседней компании им оказывают более теплый прием. Поэтому перед компьютеризацией HR-процессов лучше проконсультироваться со специалистами.

Как сильно развита цифровизация HR в России

В 2019 году международная рекрутинговая компания Hays провела в России «Исследование IT-технологий в сфере HR», в котором участвовали топ-менеджеры 500 популярных компаний. По оценке экспертов, только 1% компаний не готовы оцифровывать HR-процессы, еще 7% переживают по поводу закона о персональных данных.

Большинство руководителей считают, что в первую очередь необходимо перейти на цифровой кадровый учет и администрирование: это рутинная работа, которая отнимает у человека слишком много времени. Так считают 72% опрошенных. Перейти на учет рабочего времени и HR-аналитику также необходимо — за это проголосовали 66% и 61% респондентов соответственно.

78% опрошенных топ-менеджеров сказали, что уже автоматизировали главную «боль» компаний — кадровый учет и администрирование. Остальные планируют перейти на цифровизацию в ближайшем будущем. 45% компаний уже пользуются автоматизированным учетом рабочего времени, и только 15% опрошенных автоматизировали отслеживание лояльности сотрудников.

Источник: hays.com
Среди средств автоматизации респонденты перечисляют программы для управления проектами (Trello, OneNote, Google Drive), диаграммы связей (Miro, MindMup, Xmind), а также сервисы парсинга и ERP-системы. При этом ни один из опрошенных не поднял тему эффективности самого HR-отдела, хотя есть технологии, которые забирают на себя все рутинные операции над документами и освобождают специалистов для более ответственных задач.

Автоматизация работы с документами в HR-отделе с помощью платформы Doczilla Pro

Компания Doczilla специализируется на цифровизации работы с документами. Платформа Doczilla Pro увеличивает скорость создания и редактирования договоров в 3−10 раз. Точный результат зависит от степени загруженности: чем больше документации использует ваша компания, тем больше времени есть возможность сэкономить благодаря технологиям.

Автоматизировать можно любой документ. Если у вас нет типовых форм договоров, то мы можем разработать для него интерактивные шаблоны, которые вы можете использовать даже для сложных сделок. Для этого мы приглашаем квалифицированных специалистов из юрфирмы Lex Borealis, включенной в рейтинги Chambers 2019, ПРАВО.RU-300 и Лучших юридических практик Коммерсантъ, и других топовых юридических фирм.

Любой типовой договор, в котором уже согласованы ключевые положения, удобно собирать в конструкторе, специальное обучение не требуется: сотрудник выбирает основные условия из анкеты, а затем просто распечатывает файл для подписи.

Все преимущества Doczilla Pro для автоматизации HR-процессов

Цифровизация документов. Не нужно пересылать файлы и долго искать их на рабочем столе, в папках, различных базах, CRM и ERP-системах. Всё хранится в единой базе Doczilla Pro, к которой имеют доступ ответственные сотрудники. Интерфейс интуитивно понятный, а в руководстве пользователя содержатся ответы на все популярные вопросы, поэтому разберется даже новичок. Чтобы было проще разобраться с платформой, мы сделали серию коротких обучающих роликов: Doczilla Academy.

Исключение человеческого фактора. Пользователь получает документы без ошибок за несколько кликов, потому что не работает с текстом напрямую, а просто отвечает на вопросы анкеты. Файл автоматически генерируется на основе ответов — достаточно вписать существенные условия и нажать одну кнопку, ошибок не будет. Составленный договор можно скачать в формате docx или pdf, а также отправить в используемую в компании систему электронного документооборота.

Интерактивные шаблоны. Они заменяют несколько типовых форм: вам не нужно параллельно вести типовые договоры, в которых различаются несколько условий — вы можете работать в одном интерактивном шаблоне. Если внести в него изменения, то все формы обновятся автоматически. Полезно, если в вашей компании изменился бизнес-процесс и теперь нужно быстро отредактировать несколько типовых форм за один раз.

Библиотека знаний. Библиотека — это модуль с популярными формулировками. Сотрудник начинает ввод формулировки и получает уже проверенный вариант, который добавляется в договор за один клик. С библиотекой работают пользователи-эксперты, которые создают интерактивные шаблоны и сложные уникальные договоры. В библиотеку можно добавить любые типовые формулировки.

Легкая интеграция. Doczilla Pro можно интегрировать в закрытый контур. Этим занимаются наши специалисты совместно со службой безопасности вашей компании. Пока идет интеграция, бизнес-процессы не простаивают: сотрудники могут работать в обычном режиме. После интеграции мы обучим персонал и разработаем справочные материалы специально для вашего бизнеса.

Сохранение стилей. Если вы оформляете документы в едином корпоративном стиле, то при копировании текста в редактор Doczilla Pro текст сохраняет внешний вид: начертание шрифта, кегль, интерлиньяж, цвета и отступы — всё это выглядит, как в оригинале. Таблицы, иллюстрации, абзацы и все остальные элементы текста переносятся корректно, ничего не придется править.

Работа в едином пространстве. Сотрудники могут одновременно работать над одним и тем же файлом и ставить друг другу задачи, оставлять комментарии, а также отслеживать статусы выполнения операций и выполнять правки. Руководитель HR-департамента может в любой момент выбрать нужную версию файла, проверить историю изменений и отслеживать каждое действие сотрудника.

Аналитика эффективности сотрудников. Платформа наглядно показывает, сколько договоров создают ваши сотрудники и как часто сотрудник работает с платформой. Это поможет выявить наименее активных сотрудников и справедливо премировать самых трудолюбивых. По активности сотрудников можно судить об их точках роста: если надо, провести дополнительное обучение и найти наиболее трудные этапы заключения сделок.

Профессиональная служба заботы о клиентах. Каждому клиенту мы выделяем персональный канал поддержки с менеджерами, которым не нужно объяснять вашу задачу с нуля при каждом обращении. Мы на связи по любым вопросам: техническая поддержка, консультации и обучение работе с платформой.

Как подключить Doczilla Pro

Чтобы автоматизировать работу HR-департамента с документами, оставьте заявку и мы перезвоним в течение 15 минут для уточнения деталей.