Автоматизация документооборота: как ускорить работу с документами до 10 раз

Содержание

По опросам сервиса «МойСклад» и Ofd.ru, почти 75% российских компаний пользуются системами электронного документооборота для расчетов с контрагентами, а некоторые виды отчетности налоговая уже не принимает на бумажных носителях. Рассказываем, почему бизнес чаще переходит на цифровизацию и как это помогает экономить деньги.

 

Зачем нужна автоматизация документооборота

 

Внедрение системы автоматизированного документооборота помогает упорядочить работу, быстро согласовывать и подписывать документы, экономить время на рутинных процессах. Применяя технологии автоматизации документооборота, компания решает несколько проблем, которые возникают в связи с использованием бумажных документов:

  • Со временем документов становится слишком много, их сложно упорядочить и категоризировать, а для хранения нужно выделять место.

  • Не всегда удается обеспечить конфиденциальность документов: недобросовестный сотрудник может получить доступ к архиву и узнать информацию, которая ему не предназначалась.

  • Если срочно понадобился тот или иной договор, его бывает трудно найти в общей картотеке. Хуже, когда нужны одновременно несколько договоров, счетов или актов — процессы в компании останавливаются.

  • Чтобы согласовать договор, часто приходится распечатывать файл и нести его в соседний отдел, либо сканировать уже распечатанный документ и отправлять по электронной почте. Также возникают сложности, когда разные люди одновременно комментируют один документ и это приводит к конфликтующим правкам.

  • Приходится следить за тем, чтобы в офисе было достаточно бумаги и принтерных картриджей для печати документов.

В некоторых случаях использование электронных систем — это требование закона. Например, если компания работает с маркированными товарами или платит налог на добавленную стоимость. 

 

 
Посмотреть, какие документы скоро станут цифровыми и узнать о планах государства по цифровизации документооборота в России можно здесь: Вебинар Doczilla и TerraLink →
 

 

Также среди популярных причин внедрения цифровизации работы с документами компании называют вынужденный переход на удаленную работу в связи с пандемией, экономию на расходниках и заботу об экологии.

 

Система электронного документооборота эффективна в компаниях любого масштаба, даже если это микробизнес со штатом 5–10 человек. Чем больше сотрудников заняты на предприятии, тем выше результат от перехода на цифровой документооборот. Однако по исследованию компании «БухСофт», около 31% небольших компаний считают, что постоянно платить за специализированные системы электронного документооборота — слишком накладно, поэтому автоматизация скорее подойдет среднему и крупному бизнесу.

 

Почта России, МТС, Сбербанк и Абсолют Банк уже автоматизировали работу с документами. Читать кейсы →

Как именно автоматизация помогает бизнесу

 

Экономия времени. С системой электронного документооборота больше не приходится постоянно выполнять одни и те же рутинные задачи. Квалифицированные сотрудники могут поручить простую работу компьютеру и заняться более важными интеллектуальными задачами, которые способствуют профессиональному росту и приносят компании больше пользы.

 

Быстрое согласование. Внести правки в электронный документ проще, чем работать на бумажном носителе, а документ не придется относить обратно и ждать, пока его отредактируют. Также бумажные документы могут затеряться на рабочем столе руководителя. 

 

Простая отчетность. В системе электронного документооборота легко собрать отчет по подписанным договорам, выставленным счетам или заключенным сделкам. Система сама подсчитает, сколько сделок было совершено за период, и покажет точное число, а в некоторых программах можно сразу представить данные в виде графиков и диаграмм.

 

Безграничный архив. Количество документов в цифровом виде не ограничено, поэтому не нужно тратить деньги на аренду архивных помещений и шкафов для хранения бумажных документов.

 

Безопасное хранение. Благодаря системам резервного копирования, электронные документы не могут пострадать от пожара, случайной утери или умышленной порчи.

 

Упорядочивание. Документы, которые хранятся в цифровом виде, доступны с любого устройства, подключенного к интернету, и их проще найти по названию, автору или содержимому. 

 

Полный список преимуществ, которые можно получить от внедрения системы цифровизированного документооборота, зависит от поставщика. Например, если обратиться в компанию, которая специализируется только на автоматизации работы с документами, обычно преимуществ будет больше.

 

Как выбрать систему автоматизации документооборота

 

На рынке систем цифровизации работы с документами несколько десятков российских и зарубежных решений. Какое из них подойдет именно вашей компании — зависит от исходных условий и задач.

 

Глобально системы делятся на пять типов: автоматизация делопроизводства, управление бизнес-процессами, организация архивов документов, технологии управления ресурсами предприятия (ERP-системы) и системы электронного документооборота (СЭД). По исследованию TAdviser, самые популярные СЭД в России: Directum, Docsvision, «Дело» и «Тезис».

 

Некоторые системы работают только в облачном формате, что может противоречить правилам безопасности в вашей компании. Особенно часто такое бывает на крупных предприятиях, которые работают в закрытом контуре. 

 

Самый простой вариант подобрать подходящее решение — выписать список задач, которые предстоит решить с помощью цифровизации документооборота, и обратиться к нескольким поставщикам за консультацией. 

 

При переходе на цифровой документооборот необязательно выбирать самый дорогой и функциональный продукт, но нужно учитывать возможность масштабирования на случай, если в компании появятся новые, более сложные задачи, связанные с документами. Однако чем сложнее система электронного документооборота, тем больше времени придется потратить на обучение персонала, а новичкам будет сложнее приступить к работе.

 

Как Doczilla Pro экономит время на работе с документами в 3–10 раз

 

Doczilla Pro — это платформа, которая специализируется на автоматизации подготовки и согласования документов. Цель платформы — избавить персонал от монотонных операций с документами и высвободить их время на решение сложных задач. Наши клиенты экономят до 10 раз на работе с договорами и другими документами, потому что это улучшает производительность всех отделов предприятия.

 

Цифровизация документов. Не нужно пересылать файлы и долго искать их на рабочем столе, в папках, различных базах, CRM и ERP-системах. Всё хранится в единой базе Doczilla Pro, к которой имеют доступ ответственные сотрудники. Интерфейс интуитивно понятный, а в руководстве пользователя содержатся ответы на все популярные вопросы, поэтому разберется даже новичок. Чтобы было проще разобраться с платформой, мы сделали серию коротких обучающих роликов: Doczilla Academy.

 

Исключение человеческого фактора. Пользователь создает документы без ошибок за несколько кликов, потому что не работает с текстом напрямую, а просто отвечает на вопросы анкеты. Файл автоматически генерируется на основе ответов — достаточно вписать существенные условия и нажать одну кнопку, ошибок не будет. Составленный договор можно скачать в формате docx или pdf, а также отправить в используемую в компании систему электронного документооборота.

 

Интеграция с СЭД, CRM, ERP-системами и внутренними базами данных. Doczilla Pro интегрируется с различными системами электронного документооборота и вашими базами данных, что позволяет использовать данные из таких систем автоматически, исключая рутинный ручной перенос данных.

 

 
Посмотреть, как Doczilla Pro помогает оптимизировать документооборот за счет интеграции с системами электронного документооборота, можно здесь: Вебинар Doczilla и Ланит →
 

 

Интерактивные шаблоны. Они заменяют несколько типовых форм: вам не нужно параллельно вести типовые договоры, в которых различаются несколько условий — вы можете работать в одном интерактивном шаблоне. Если внести в него изменения, то все формы обновятся автоматически. Полезно, если в вашей компании изменился бизнес-процесс и теперь нужно быстро отредактировать несколько типовых форм за один раз. 

 

Библиотека знаний. Библиотека — это модуль с популярными формулировками. Сотрудник начинает ввод формулировки и получает уже проверенный вариант, который добавляется в договор за один клик. С библиотекой работают пользователи-эксперты, которые создают интерактивные шаблоны и сложные уникальные договоры. В библиотеку можно добавить любые типовые формулировки.

 

Легкая интеграция. Doczilla Pro можно интегрировать в закрытый контур. Этим занимаются наши специалисты совместно со службой безопасности вашей компании. Пока идет интеграция, бизнес-процессы не простаивают: все могут работать в обычном режиме. После интеграции мы обучим персонал и разработаем справочные материалы специально для вашего бизнеса.

 

Сохранение стилей. Если вы оформляете документы в едином корпоративном стиле, то при копировании текста в редактор Doczilla Pro текст сохраняет внешний вид: начертание шрифта, кегль, интерлиньяж, цвета и отступы. Таблицы, иллюстрации, абзацы и другие элементы текста переносятся корректно, ничего не придется править.

 

Работа в едином пространстве. Сотрудники могут одновременно работать над одним и тем же файлом и ставить друг другу задачи, а также отслеживать статусы выполнения операций и выполнять правки. Руководитель отдела может в любой момент выбрать нужную версию файла, проверить историю изменений и отслеживать каждое действие.

 

Аналитика эффективности сотрудников. Платформа наглядно показывает, сколько договоров создают ваши работники и как часто они работают с платформой. Это помогает выявить наименее активных и самых результативных сотрудников.

 

Профессиональная служба заботы о клиентах. Каждому клиенту мы выделяем персональный канал поддержки с менеджерами, которым не нужно объяснять вашу задачу с нуля при обращениях. Мы на связи по любым вопросам: техническая поддержка, консультации и обучение работе с платформой.

 

Чтобы подключить Doczilla Pro, оставьте заявку и мы перезвоним в течение 15 минут для уточнения деталей.

 

Показать еще
Подпишитесь на обновления блога
Оставьте e-mail для включения в рассылку
Запросить демо
Doczilla Pro поможет автоматизировать работу
с документами, и это:

  • сэкономит ваше время;
  • сократит издержки;
  • снизит риски ошибок;
  • освободит время сотрудников для решения более творческих задач;
  • сократит сроки заключения сделок.

Лучший способ узнать подробности — договориться о презентации Doczilla Pro!

Мы можем провести презентацию за полчаса, и в дальнейшем это сэкономит вам десятки (тысячи) часов. Заполняйте заявку и мы с вами свяжемся!
Имя
Телефон *
Email
Компания
Промокод