По опросам сервиса «МойСклад» и Ofd.ru, почти 75% российских компаний пользуются системами электронного документооборота для расчетов с контрагентами, а некоторые виды отчетности налоговая уже не принимает на бумажных носителях. Рассказываем, почему бизнес чаще переходит на цифровизацию и как это помогает экономить деньги.

Внедрение системы автоматизированного документооборота помогает упорядочить работу, быстро согласовывать и подписывать документы, экономить время на рутинных процессах. Применяя технологии автоматизации документооборота, компания решает несколько проблем, которые возникают в связи с использованием бумажных документов:

• Со временем документов становится слишком много, их сложно упорядочить и категоризировать, а для хранения нужно выделять место.
• Не всегда удается обеспечить конфиденциальность документов: недобросовестный сотрудник может получить доступ к архиву и узнать информацию, которая ему не предназначалась.
• Если срочно понадобился тот или иной договор, его бывает трудно найти в общей картотеке. Хуже, когда нужны одновременно несколько договоров, счетов или актов — процессы в компании останавливаются.
• Чтобы согласовать договор, часто приходится распечатывать файл и нести его в соседний отдел, либо сканировать уже распечатанный документ и отправлять по электронной почте. Также возникают сложности, когда разные люди одновременно комментируют один документ и это приводит к конфликтующим правкам.
• Приходится следить за тем, чтобы в офисе было достаточно бумаги и принтерных картриджей для печати документов.

В некоторых случаях использование электронных систем — это требование закона. Например, если компания работает с маркированными товарами или платит налог на добавленную стоимость.

Также среди популярных причин внедрения цифровизации работы с документами компании называют вынужденный переход на удаленную работу в связи с пандемией, экономию на расходниках и заботу об экологии.

Система электронного документооборота эффективна в компаниях любого масштаба, даже если это микробизнес со штатом 5−10 человек. Чем больше сотрудников заняты на предприятии, тем выше результат от перехода на цифровой документооборот. Однако по исследованию компании «БухСофт», около 31% небольших компаний считают, что постоянно платить за специализированные системы электронного документооборота — слишком накладно, поэтому автоматизация скорее подойдет среднему и крупному бизнесу.

Почта России, МТС, Сбербанк и Абсолют Банк уже автоматизировали работу с документами.

ПОСМОТРЕТЬ КЕЙСЫ

Экономия времени. С системой электронного документооборота больше не приходится постоянно выполнять одни и те же рутинные задачи. Квалифицированные сотрудники могут поручить простую работу компьютеру и заняться более важными интеллектуальными задачами, которые способствуют профессиональному росту и приносят компании больше пользы.

Быстрое согласование. Внести правки в электронный документ проще, чем работать на бумажном носителе, а документ не придется относить обратно и ждать, пока его отредактируют. Также бумажные документы могут затеряться на рабочем столе руководителя.

Простая отчетность. В системе электронного документооборота легко собрать отчет по подписанным договорам, выставленным счетам или заключенным сделкам. Система сама подсчитает, сколько сделок было совершено за период, и покажет точное число, а в некоторых программах можно сразу представить данные в виде графиков и диаграмм.

Безграничный архив. Количество документов в цифровом виде не ограничено, поэтому не нужно тратить деньги на аренду архивных помещений и шкафов для хранения бумажных документов.

Безопасное хранение. Благодаря системам резервного копирования, электронные документы не могут пострадать от пожара, случайной утери или умышленной порчи.

Упорядочивание. Документы, которые хранятся в цифровом виде, доступны с любого устройства, подключенного к интернету, и их проще найти по названию, автору или содержимому.

Полный список преимуществ, которые можно получить от внедрения системы цифровизированного документооборота, зависит от поставщика. Например, если обратиться в компанию, которая специализируется только на автоматизации работы с документами, обычно преимуществ будет больше.

На рынке систем цифровизации работы с документами несколько десятков российских и зарубежных решений. Какое из них подойдет именно вашей компании — зависит от исходных условий и задач.

Глобально системы делятся на пять типов:

• автоматизация делопроизводства,
• управление бизнес-процессами,
• организация архивов документов,
• технологии управления ресурсами предприятия (ERP-системы),
• системы электронного документооборота (СЭД).

По исследованию TAdviser, самые популярные СЭД в России: Directum, Docsvision, «Дело» и «Тезис».

Некоторые системы работают только в облачном формате, что может противоречить правилам безопасности в вашей компании. Особенно часто такое бывает на крупных предприятиях, которые работают в закрытом контуре.

Самый очевидный вариант подобрать подходящее решение — выписать список задач, которые предстоит решить с помощью цифровизации документооборота, и обратиться к нескольким поставщикам за консультацией. Однако можно запутаться в различных решениях и технических особенностях, поэтому вы можете обратиться к консультантам по цифровой трансформации, а также заказать аудит документооборота. Аудит документооборота поможет выявить «узкие» места и наметить этапы цифровой трансформации.

ЗАКАЗАТЬ АУДИТ

При переходе на цифровой документооборот необязательно выбирать самый дорогой и функциональный продукт, но нужно учитывать возможность масштабирования на случай, если в компании появятся новые, более сложные задачи, связанные с документами. Однако чем сложнее система электронного документооборота, тем больше времени придется потратить на обучение персонала, а новичкам будет сложнее приступить к работе.

Doczilla Pro — это платформа, которая специализируется на автоматизации подготовки и согласования документов. Цель платформы — избавить персонал от монотонных операций с документами и высвободить их время на решение сложных задач. Наши клиенты экономят до 10 раз на работе с договорами и другими документами, потому что это улучшает производительность всех отделов предприятия.

Цифровизация документов. Не нужно пересылать файлы и долго искать их на рабочем столе, в папках, различных базах, CRM и ERP-системах. Всё хранится в единой базе Doczilla Pro, к которой имеют доступ ответственные сотрудники. Интерфейс интуитивно понятный, а в руководстве пользователя содержатся ответы на все популярные вопросы, поэтому разберется даже новичок. Чтобы было проще разобраться с платформой, мы сделали серию коротких обучающих роликов: Doczilla Academy.

Исключение человеческого фактора. Пользователь создает документы без ошибок за несколько кликов, потому что не работает с текстом напрямую, а просто отвечает на вопросы анкеты. Файл автоматически генерируется на основе ответов — достаточно вписать существенные условия и нажать одну кнопку, ошибок не будет. Составленный договор можно скачать в формате docx или pdf, а также отправить в используемую в компании систему электронного документооборота.

Интеграция с СЭД, CRM, ERP-системами и внутренними базами данных. Doczilla Pro интегрируется с различными системами электронного документооборота и вашими базами данных, что позволяет использовать данные из таких систем автоматически, исключая рутинный ручной перенос данных.

Посмотрите, как Doczilla Pro помогает оптимизировать документооборот за счет интеграции с системами электронного документооборота.

Интерактивные шаблоны. Они заменяют несколько типовых форм: вам не нужно параллельно вести типовые договоры, в которых различаются несколько условий — вы можете работать в одном интерактивном шаблоне. Если внести в него изменения, то все формы обновятся автоматически. Полезно, если в вашей компании изменился бизнес-процесс и теперь нужно быстро отредактировать несколько типовых форм за один раз.

Библиотека знаний. Библиотека — это модуль с популярными формулировками. Сотрудник начинает ввод формулировки и получает уже проверенный вариант, который добавляется в договор за один клик. С библиотекой работают пользователи-эксперты, которые создают интерактивные шаблоны и сложные уникальные договоры. В библиотеку можно добавить любые типовые формулировки.

Легкая интеграция. Doczilla Pro можно интегрировать в закрытый контур. Этим занимаются наши специалисты совместно со службой безопасности вашей компании. Пока идет интеграция, бизнес-процессы не простаивают: все могут работать в обычном режиме. После интеграции мы обучим персонал и разработаем справочные материалы специально для вашего бизнеса.

Сохранение стилей. Если вы оформляете документы в едином корпоративном стиле, то при копировании текста в редактор Doczilla Pro текст сохраняет внешний вид: начертание шрифта, кегль, интерлиньяж, цвета и отступы. Таблицы, иллюстрации, абзацы и другие элементы текста переносятся корректно, ничего не придется править.

Работа в едином пространстве. Сотрудники могут одновременно работать над одним и тем же файлом и ставить друг другу задачи, а также отслеживать статусы выполнения операций и выполнять правки. Руководитель отдела может в любой момент выбрать нужную версию файла, проверить историю изменений и отслеживать каждое действие.

Аналитика эффективности сотрудников. Платформа наглядно показывает, сколько договоров создают ваши работники и как часто они работают с платформой. Это помогает выявить наименее активных и самых результативных сотрудников.

Профессиональная служба заботы о клиентах. Каждому клиенту мы выделяем персональный канал поддержки с менеджерами, которым не нужно объяснять вашу задачу с нуля при обращениях. Мы на связи по любым вопросам: техническая поддержка, консультации и обучение работе с платформой.

ПОЛУЧИТЬ ДОСТУП

Чтобы подключить Doczilla Pro, оставьте заявку и мы перезвоним в течение 15 минут для уточнения деталей.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок