Автоматизация бизнес-процессов: из аналогового мира в будущее

Doczilla позволит

Запросить демо

Полностью исключить простые ошибки;

Ускорить подготовку документов в 10 раз;

Избавиться от рутины и перепроверок;

Забыть про неактуальные шаблоны;

Автоматизация бизнес-процессов: из аналогового мира в будущее

11.11.2021

Порой собственники бизнеса, а также руководители и менеджеры, ответственные за его развитие, с тревогой замечают следующие вещи:

предприятие работает, растет штат и количество заказов, но прибыль почему-то не увеличивается;
конкуренты придумали новый подход к работе и стали опережать;
потребители хотят чего-то нового, определенных изменений (например, им понравилась определенная технологическая фича, и они просят ее добавить; или, наоборот, жалуются на какой-то сервис или инструмент).

В таком случае перед предпринимателями встает два известных всем в России вопроса: «Кто виноват?» и «Что делать?». Для ответа на них существует аудит бизнес-процессов. Аудиторская проверка наглядно демонстрирует, как в компании функционируют (или нет) те или иные бизнес-процессы, кто из сотрудников работает эффективно, а кто не очень. После аудита бизнес-процессов можно понять, в каком направлении двигаться дальше, чтобы не отстать от конкурентов и сохранить позиции на рынке.

Как выглядит «настройка» бизнеса, какие процессы необходимо автоматизировать, какое IT-решение подключить и зачем нужна… Впрочем, обо всем по порядку.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

В начале XX века прорывом в вопросе автоматизации стало широкое внедрение поточного производства на основе конвейера: к созданию продукта подключили невиданные раньше высокопроизводительные станки и другие передовые технологии того времени.

Сегодня же на первый план выходит внедрение в бизнес-процессы информационных технологий (IT) и программного обеспечения (ПО). В качестве доступного всем примера можно привести кассы самообслуживания в супермаркетах, которые появляются даже в маленьких провинциальных городах. Это есть не что иное, как автоматизация.

Автоматизировать можно самые разные бизнес-процессы, приведём самые распространенные примеры, актуальные для современного рынка:

Маркетинг и продажи. С внедрением CRM- и ERP-систем легче управлять продажами. Менеджер принимает заявку и заводит карточку клиента в специальной программе, которая сама напомнит сотруднику о незавершенной задаче по истечении определенного времени и отправит клиентам рассылку-напоминание (больше не нужно звонить или писать каждому человеку «вручную»). Примеры: amoCRM, Битрикс24.

Бухгалтерия. Современное ПО автоматически ведёт базу данных и выполняет расчеты. Нет риска перепутать «платежки» при работе с разными проектами. Пример: продукты компании 1С.

Обучение сотрудников. Нового человека не нужно «водить за ручку» и «разжевывать» тот или иной нюанс (и бояться забыть что-то важное). Новичок сразу получает доступ к программе, где может пройти вводное обучение, получить первоначальные инструкции. Другой пример — «вступительные» вебинары для новых сотрудников.

Документооборот. При большом потоке документов значительно время уходит на их согласование с юристами. При этом сотрудники могут использовать разные типовые формы, скачанные из интернета, что вносит дополнительный хаос. Добавляем сюда человеческий фактор: риск ошибок и опечаток. Некоторые IT-решения в области электронного документооборота, например, Doczilla Pro, автоматизируют работу с подготовкой и согласованием документов, помогают сократить время на составление и согласование договоров и других бумаг.

Итак, при помощи современных цифровых инструментов предприятия, желающие занять ведущие роли на российском и мировом рынке, повышают эффективность своей работы и получают конкурентные преимущества на рынке. Но какие именно?

Преимущества автоматизации

В динамично развивающемся мире цифровых технологий нерешительность может оказаться фатальной. Те, кто не успел перевести свои процессы на «новые рельсы», рискуют оказаться за бортом большого бизнеса.

Промышленные компании в 21 веке продолжают устанавливать новые станки и привлекают к производству роботов, особенно в сферах автомобилестроения и электроники. Машины производят детали для разных приборов и печатают платы и микросхемы для компьютеров. Также роботы могут выполнять более привычные конкретные задачи: заменять сборщиков клубники, погрузчиков на складе, упаковщиков еды, кассиров в супермаркетах и т.д. В крупных городах России специальные автоматы устанавливают в поликлиниках, банках и других учреждениях: они выполняют справочные функции, разгружают очереди. Использование сканеров для штрих- и QR-кодов в бизнес-процессах — тоже пример автоматизации.

Независимо от сферы бизнеса, существуют универсальные процессы, которые есть в каждой компании, например, подготовка документов. Если документооборот в организации вырастает до определенного уровня (от 50 документов в месяц), имеет смысл задуматься о его автоматизации. Недаром крупнейшие игроки российского рынка, такие как МТС, «Сбер», «Почта России» и другие уже запустили этот процесс.

Современные руководители, интересующиеся развитием технологического прогресса, осознают, сколько преимуществ дает им автоматизация. Рассмотрим эти преимущества на примере работы с документами:

Ускорение работ на всех уровнях. Автоматизация и цифровизация бизнес-процессов значительно сокращают время, необходимое для выполнения однотипных задач. Переход на систему электронного документооборота (ЭДО) позволяет повысить эффективность предприятия. Использование современных IT-решений стандартизирует работу с закупками и договорами и освобождает время на интеллектуальный труд. Так, Абсолют Банк при поддержке Doczilla Pro сократил время создания закладной с 40 до 10 минут.
Сведение к минимуму человеческого фактора. Никто из нас не идеален и не может выполнять рутинные задачи с точностью машины. Если вести дела по-старому, тут и там будут появляться ошибки. С введением автоматизации неточности исключаются: Doczilla Pro не допустит опечаток, не пепепутает даты и сама просклоняет имена и фамилии по падежам.
Систематизация + прозрачность. Современное программное обеспечение «просвечивает» всю цепочку бизнес-процесса. Менеджеры могут изучить подробную статистику, отследить KPI, понять, где они «теряют» лиды и т.д.
Улучшение микроклимата в коллективе как следствие прозрачности бизнес-процессов. Автоматизация позволяет точнее распределять обязанности между сотрудниками. У работников не остаётся причин для споров из-за «зон ответственности».
Повышение репутации. Клиенты замечают, что в вашу работу интегрированы современные IT-технологии, благодаря чему относятся к компании с большим доверием.

Как автоматизация поможет увеличить прибыль?

Автоматизация бизнес-процессов даёт множество преимуществ, которые ведут к решению глобальных целей бизнеса:

Экономия. C применением автоматизации высококвалифицированный персонал больше не привлекается к однотипным задачам. Заведующему складом не придётся таскать тяжести, если у вас на складе есть робот-погрузчик: лучше сосредоточиться на анализе продаж и провести инвентаризацию. Юристам и риэлторам больше не нужно тратить львиную долю своего рабочего времени на согласование и правку документов.
Грамотное перераспределение ресурсов. Если говорить об электронном документообороте, использование таких IT-решений, как Doczilla Pro, позволяет перераздать задачи персоналу и повысить КПД на разных позициях. Если компания использует конструктор документов, юристам остается лишь поддерживать базу данных и создавать новые стандартные формы. А сами сделки (без привлечения юр. отдела) могут проводить рядовые сотрудники из разных департаментов, в том числе удаленно. Другими словами, контроль эксперта при совершении типовых сделок не требуется. Также считается, что сотрудники становятся счастливее и продуктивнее, когда их не заваливают примитивной работой.
Увеличение дохода. Преимущества автоматизации делают бизнес-процессы более эффективными, в результате чего удается сконцентрировать «мозги» команды на задачах следующего уровня и извлечь дополнительную прибыль. В процессе интеграции новых технологий и ПО в CRM-, ERP- (или другую) систему выявляются неточности бизнес-процессов на всех уровнях. Исправив ошибки на разных уровнях, можно заключать больше сделок и повышать прибыль, не увеличивая штат предприятия.

Как Doczilla может помочь в данном направлении?

Какой бы ни была отрасль бизнеса, в делах трудно избежать работы в документами. Но если делать это по-старому, на бумаге, предприятие неизбежно столкнется с некоторыми трудностями.

Во-первых, бумажный документооборот — это громоздко. Со временем ваш бизнес накопит столько договоров, актов и заявлений, что вам придётся выделить отдельное помещение со шкафами для их складирования. Или нанять специальную компанию, оказывающие услуги хранения документов. А ещё — закупить принтеры, картриджи, листы A4, степлеры и прочие канцелярские товары (к тому же, все эти «расходники» нужно регулярно обновлять). К тому же, эту кипу бумаг придётся как-то систематизировать: соединять в папки, подшивать, подписывать. Ваши сотрудники будут тратить время на такую «хозяйственную» работу вместо того, чтобы исполнять свои прямые обязанности. При использовании системы электронного документооборота данная проблема отпадает: все файлы хранятся в одной программе, а сам архив не ограничен никакими рамками. А при работе с интерактивными шаблонами весь документооборот можно гибко подстроить под нужды того или иного бизнеса.

В некоторых случаях использование системы электронного документооборота необходимо по закону: если компания работает с маркированными товарами, платит НДС и проч. Посмотреть, какие документы скоро станут цифровыми, и узнать о планах государства по цифровизации документооборота в России можно здесь:

Замена бумажного документооборота на электронный стал ещё более актуальным с началом эпидемии коронавируса: руководители многих предприятий заговорили о вынужденном переходе на удаленку и, как следствие, на «удаленный», то есть электронный документооборот. Одновременно с этим директора некоторых компаний осознали, что смогут сэкономить на бумаге, канцтоварах и проч., производить меньше мусора, а также позиционировать своё предприятие как экологически современное.

Далее, среди бесконечного вороха бумаг тяжело найти нужный документ. Бухгалтерам и юристам в таких компаниях порой приходится по полдня отыскивать тот или иной договор или приложение к нему. С Doczilla Pro ориентироваться среди тысячи файлов куда легче, ведь они систематизированы и находятся в одной базе. К тому же, если вы используете нашу платформу, документы никогда не сгорят, не промокнут и не потеряются. Никто извне не сможет получить доступ к вашей конфиденциальной информации.

Doczilla Pro ускорит согласование документов на всех уровнях. Теперь не нужно распечатывать или сканировать документ, идти к кабинету начальника, ждать правок и надеяться, что файл не затеряется на столе среди всего остального. Процесс происходит в электронном виде: вы получаете обратную связь и правки прямо в Doczilla Pro. В отличие от привычных офисных программ, Doczilla Pro автоматически заполняет документ, для этого требуются только ответы на несколько вопросов: имена заказчика и контрагента, дата договора, стоимость и т. п, в зависимости от предназначения документа. Наша платформа интегрируется с ЕГРЮЛ, ЕГРИП и другими государственными реестрами, что позволяет автоматически подгружать часть данных в документ. Не нужно иметь юридическое образование, чтобы грамотно заполнить документ по шаблону, который более квалифицированный коллега подготовил на платформе Doczilla Pro.

Что делать или лучше поздно, чем никогда — вместо заключения

Как в своё время ручной труд уступил место труду машинному, так и в наше время «ручные» или «механические» бизнес-процессы уступают процессам автоматизированным и цифровым. И как в 18−19 веках фабрики, использующие современных технологии, в какой-то момент вытеснили с рынка мануфактуры, так и сегодня, предприятия, внедряющие автоматизацию бизнес-процессов и использующие современные IT-платформы, «отодвигают» своих конкурентов.

Согласно последним опросам, около 75% отечественных компаний уже пользуются системами электронного документооборота (при этом половина из них работает параллельно и с бумажными, и с цифровыми документами).

Использование таких платформ, как Doczilla Pro, позволяет в несколько раз ускорить бизнес-процессы, связанные с подготовкой документов, систематизировать работу, избежать ошибок, сократить расходы и увеличить прибыль. Система электронного документооборота придётся «ко двору» в компании любых размеров, но особенно актуальна на крупных предприятиях с большим штатом сотрудников.

Вы ведь наверняка вы уже перешли с аналогового телевидения на цифровое? А готовы сменить пыльные шкафы на современную IT-платформу и приступить к оптимизации бизнеса? Ведущие российские компании уже начали сотрудничать с Doczilla Pro. Не отставайте и вы! Присоединяйтесь к автоматизации бизнес-процессов, подключайте нашу платформу и увеличивайте свою прибыль!