Бизнес постоянно имеет дело с закупочными документами. Обычно это объемные, сложные документы по 223-ФЗ, 44-ФЗ или по тендеру, подготовка которых занимает много времени и сил. В закупках очень сжатые сроки, и если они нарушаются, компания теряет деньги и репутацию.

В статье расскажем о том, как в разы ускорить подготовку и согласование закупочных документов, трансформировать бизнес-процессы и разгрузить юристов с помощью внедрения автоматизации. Рассмотрим 5 проблем, с которыми сталкиваются компании при работе с закупочными документами, и покажем решение.

Закупочные договоры по 223-ФЗ и 44-ФЗ — огромные многостраничные документы, строго регламентированные законодательством. Договоры обычно состоят из основной части и множества приложений. Чтобы подготовить проект такого контракта, сотруднику требуется найти правильную типовую форму и заполнить ее, опираясь на данные о закупке.

Как это обычно работает без автоматизации? На компьютере есть папка «Шаблоны», где хранятся десятки документов в MS Word на разные случаи жизни. Когда нужно подготовить документ, сотрудник открывает папку, извлекает нужный шаблон и начинает кропотливо вручную заполнять все поля в основной части, постоянно сверяясь с данными, уже внесенными в систему управления закупками. Это кропотливая и монотонная работа, нужно не только вычитать текст договора, но и вставить в нужные его части информацию о закупке, не забыв про склонения и прочие правила русского языка. Даже у юриста подготовка такого шаблона может занять несколько часов. А этой работой обычно занимаются менеджеры по закупкам или контрактные менеджеры.

Для подготовки драфта сложных расходных и доходных договоров сотрудник отвечает на вопросы в анкете, а данные в документе заполняются автоматически. Например, достаточно ввести ФИО контрагента один раз, и оно моментально появится во всех 76 местах в документе, при этом изменив форму слов по правилам русского языка.

Больше не нужно скроллить приложения, разбираться в сложных терминах и вручную заполнять сотни строк. Автоматизация позволяет в разы упростить подготовку многостраничных контрактов и исключить ошибки. С заполнением анкеты шаблона может справиться даже начинающий специалист.

Автоматизация шаблонов

Для «Почты России» команда Doczilla подготовила около 150 шаблонов для разных типов доходных и расходных операций:

• договор на поставку по графику;
• договор аренды;
• договор страхования имущества;
• договор на оказание транспортно-экспедиционных услуг
• и другие.

С 28 до 14 минут сократилась подготовка типового контракта в «Почте России».

Часто сотрудники правят данные, которые нельзя менять, и, наоборот, пропускают ошибки в нужных полях. Подготовкой закупочных документов обычно занимаются менеджеры по контрактам или менеджеры по закупкам. Сотрудники не всегда понимают логику бизнес-процессов и могут допускать критические ошибки.

Типичная ситуация: есть шаблон сложного юридического документа, а в нем — сноски, подчеркивания, таблицы, выделения, даты, фамилии. Все это юрист вычитывает и отправляет на доработку, а потом получает от менеджера исправленный документ с новыми ошибками. Даже в типовых условиях. Правки могут растягиваться на 5–10 итераций.

Защита важных частей документа от правок

В интерактивных шаблонах есть возможность увести все значимые для компании части в защищенный от изменений блок. Тогда пользователи будут работать только с доступными для правок полями в шаблоне. А юристы — смотреть только те части объемного документа, куда можно внести правки, и работа значительно сократится.

Следующая группа ошибок связана с ручным переносом данных между разными системами. Необходимая для подготовки контракта информация обычно хранится во внутренних ECM-, CRM-системах компании или в СЭД.

Как обычно выглядит процесс: сотрудники открывают ранее заполненную карточку сделки во внутренней системе, например в «1С: Предприятие», затем выбирают нужный шаблон в Word и начинают вручную заполнять все поля, копируя данные закупки из карточки. Документы многостраничные, поэтому легко пропустить нужное поле. При копировании можно пропустить цифру, запятую, использовать неправильное склонение или допустить ошибку в согласованности частей речи. Избежать человеческого фактора при ручном вводе данных невозможно.

Долгое согласование документов — одна из основных болей компаний, занимающихся закупками. Разные формы контрактов от контрагентов, сложные объемные документы и множество исполнителей, участвующих в согласовании.

Если сотрудники готовят шаблоны документов в обычном текстовом редакторе, согласование в разы усложняется. Тяжело уследить и за актуальной версией договора, и за всеми правками, и за дедлайнами.

В результате согласование иногда растягивается на 5–6 циклов, занимает несколько дней и даже недель, а в отдельных случаях может длиться несколько месяцев.

После внедрения конструктора Doczilla Pro команде «Почты России» удалось настроить простой маршрут согласования для типовых договоров. Текст шаблонов не менялся, поэтому удалось исключить из процесса согласования часть подразделений и ускорить процессы. Юристы проверяют только переменную часть и могут быть уверены, что изменения в сам текст документа не вносились. Для еще большего удобства эти переменные части подсвечиваются.

В 3 раза сократился срок согласования типовых договоров. С трех рабочих дней до одного.

В 10 раз быстрее юристы проверяют типовые договоры. Раньше процесс занимал около часа, сейчас юристы справляются с той же работой за 5–6 минут.

В 3 раза сократилось количество подразделений, участвующих в согласовании типовых договоров. До внедрения Doczilla Pro типовой договор смотрели 7–8 подразделений, а сейчас — 1–3.

Существенно ускорить согласования поможет и использование автоматизированных маршрутов согласования для типовых форм. Такая функция есть в нашем модуле «Согласование».

Недавно наш клиент, крупная страховая компания, внедрил модуль для ускорения согласования типовых договоров внутри компании. Задача команды Doczilla — настроить автоматизированные маршруты согласования. По одному клику документы будут автоматически отправляться к ответственным. Исполнители смогут оперативно внести изменения в договор и не будут пропускать сроки. В системе предусмотрен таск-трекинг и установка четких дедлайнов.

Подготовка и согласование типовых документов — монотонная, рутинная работа. А этих документов иногда приходят сотни в день.

Так, в «Почте России» инициаторы готовили почти 700 документов каждый день. Сотрудники физически не могли вычитывать такой объем, поэтому документы попадали в очередь для проверки и согласования. Постоянные переработки, огромная нагрузка, рутина и давление со стороны всех подразделений неизбежно приводили к выгоранию. Квалифицированные сотрудники уходили, и компания тратила уйму времени, сил и денег, чтобы нанять и обучить новых специалистов.

Примерно раз в год компании приходится искать новых людей для этих задач. При этом потеря одного сотрудника стоит от 3 до 12 месячных окладов (затраты на поиск, онбординг, возможные ошибки найма).

Для согласования типовых расходных и доходных контрактов юристам больше не нужно вычитывать весь документ. Достаточно просмотреть те блоки, куда менеджеры вносили изменения.

Кроме того, юристы могут быть и вовсе исключены из согласования документов по простым сделкам. Нужно лишь один раз подготовить и согласовать шаблон для такого бизнес-процесса.

Свое дорогостоящее время юристы теперь могут посвятить более сложным и интересным задачам, не отвлекаясь на рутину.