3 проблемы юристов, которые можно решить с помощью автоматизации

Как освободить время юриста на решение более сложных и важных задач и вывести рутинную часть работы на новый уровень.

 

Юридическое сообщество трансформируется с начала пандемии, например, юристы стали чаще заниматься правовой деятельностью онлайн, а суды начали использовать видеоконференции. Чтобы юрист оставался востребованным, теперь необходимо разбираться в современных цифровых инструментах и программах и развивать IT-компетенции, в том числе связанные с автоматизацией.

 

Автоматизация юридических процессов помогает юристу решать повседневные задачи и высвобождает время на профессиональное развитие. Как именно — рассказал партнер юридической фирмы Lex Borealis и директор IT-компании Doczilla Кирилл Буряков на девятом Кремлевском юридическом форуме. В материале — ключевые моменты из его выступления.

 

 

Проблема №1: быстро найти нужный документ или подобрать формулировку

 

Как бывает: юрист просит коллегу прислать нужный файл или спрашивает совет по поводу формулировки. Файлы на рабочем столе занимают все место, хранятся в разных папках, а переписка становится слишком длинной. Найти нужный договор становится сложно, приходится просить его заново, время теряется впустую.

 

Как решить проблему: подключить систему управления документами (document management system, DMS). Технологии помогают найти нужный договор за несколько секунд благодаря интеллектуальному поиску. Стоимость работы с системой начинается от 10 долларов в год.

 

Но не все DMS помогают с поиском юридически точных формулировок. Приходится открывать файлы, где предположительно содержится нужный термин или оборот, и пролистывать их вручную. Такой проблемы можно избежать, если пользоваться решениями по автоматизации подготовки договоров, в которых есть модуль «Библиотека знаний». С библиотекой юрист в два счета находит нужные формулировки и составляет из них договор — это примерно как собрать домик из конструктора «Лего».

 

Библиотека помогает собирать и хранить опыт и формулировки и типовые условия разных департаментов, что помогает организации не зависеть от потери знаний в связи с отпуском или увольнением сотрудников.

 

Если с помощью библиотеки вы создали сотни типовых договоров, но изменился закон или бизнес-процесс в компании — это не проблема. Меняете формулировку в библиотеке, и все связанные с ней договоры обновляются автоматически. На горизонте одного года это экономит сотни тысяч рублей в зависимости от числа юристов в штате и объема сделок.

 

Проблема №2: постоянно приходится готовить простые документы на основе типовых форм

 

Как бывает: команда запрашивает у юриста или юридического отдела договор, юрист ищет типовую форму, меняет в ней несколько пунктов и отправляет файл по электронной почте или в чат. Или сотрудник присылает юристу простенький договор на проверку. Квалифицированный специалист тратит на рутину много времени, а мог бы участвовать в переговорах, сопровождать комплексные проекты или разрабатывать сложные документы для уникальных сделок.

 

Как решить проблему: использовать современную технологию — подключить профессиональный конструктор документов. Юрист один раз создает в конструкторе анкету, создает текст интерактивного шаблона, привязывает формулировки из «Библиотеки знаний» и из публичных реестров и других источников, а пользователь просто отвечает на вопросы анкеты, и договор составляется автоматически. В итоге любой сотрудник за несколько кликов создает юридически точный договор, а юрист не тратит время на одни и те же задачи.

 

Мы специально замерили, как автоматизация юридических процессов ускорила создание договоров у наших клиентов. Результаты такие: на «Почте России» — в 2 раза, в МТС —  в 3 раза, в Абсолют Банке — в 4 раза. В случае с банком если сотрудник делал документ за 40 минут, то сейчас на это уходит только 10 минут.

 

 

Еще с конструктором безопаснее. В типовых документах не бывает ошибок, потому что формулировки выверены специалистом и штатные сотрудники не могут их редактировать. При автоматизации юридических процессов человеческий фактор отсутствует, а значит, бизнес не несет связанные с ним риски.

 

 

Проблема №3: не получается эффективно работать на удаленке

 

Как бывает: юрист пересылает договор коллеге, тот вносит правки и отправляет файл обратно. Потом оказывается, что коллега забыл включить режим редактирования и ушел на обед. Юрист либо ждет, либо открывает на компьютере оба файла одновременно и пытается понять, где конкретно появились изменения.

 

Как решить проблему: установить продукт, который помогают совместно работать над документом, например Google Docs или Dropbox. В таком сервисе есть информация, кто и когда вносил изменения. Однако в крупных компаниях часто не разрешают пользоваться облачными сервисами, потому что это небезопасно. Если это ваш случай, можно подключить платформу с таким же функционалом и возможностью интеграции в защищенный контур компании. Например: «Р7-Офис», Open Office, Doczilla Pro.

 

Например, на платформе автоматизации юридических процессов Doczilla Pro сколько угодно сотрудников могут одновременно редактировать документ, и это несложно, потому что текстовый редактор похож на всем знакомый Word.

 

Чтобы согласовывать договоры быстрее, можно подключить к обсуждению контрагента. Платформа записывает все действия: кто создал, редактировал и комментировал договор, кто акцептовал комментарии. Когда с контрагентом возникает спор, можно обратиться к истории редактирования, а если уладить разногласия не удалось, историю документа можно представить в суд как письменное доказательство.

 

Помимо совместного доступа, в Doczilla Pro есть встроенный таск-менеджер: пользователи могут ставить друг другу задачи, устанавливать сроки и контролировать выполнение. Это полезный инструмент для мониторинга, если нужно ускорить процесс согласования и в целом держать все задачи на виду, чтобы видеть реальную занятость коллег.

 

Как выбрать идеальную платформу работы с документами

 

Чтобы узнать, какая платформа подходит именно вам, необходимо сначала определиться с задачей, потому что универсального рецепта нет. Например, если вам нужно полностью автоматизировать процесс работы с юридическими документами в крупной компании, лучше смотреть в сторону сложных комплексных решений от вендоров с репутацией. Частному юристу для составления простых исковых заявлений для арбитражных дел, например, будет достаточно недорогой платформы с ограниченным функционалом.

 

Необходимо анализировать скорость работы программ и сервисов, доступные языки, функционал, простоту и понятность интерфейса, стоимость сервиса и его поддержку. Перед выбором платформы, сервиса или программы полезно выбрать для себя метрики эффективности: чего вы хотите достичь, установив новый инструмент? Поможет ли он сэкономить деньги? Оптимизировать ресурсы? Сократить затраты?

 

Как правило, программы автоматизации предоставляют демо-доступ, чтобы вам было проще оценить функционал и рассчитать, сколько времени вы потенциально можете сэкономить.

 

Показать еще
Подпишитесь на обновления блога
Оставьте e-mail для включения в рассылку
Запросить демо
Doczilla Pro поможет автоматизировать работу
с документами, и это:

  • сэкономит ваше время;
  • сократит издержки;
  • снизит риски ошибок;
  • освободит время сотрудников для решения более творческих задач;
  • сократит сроки заключения сделок.

Лучший способ узнать подробности — договориться о презентации Doczilla Pro!

Мы можем провести презентацию за полчаса, и в дальнейшем это сэкономит вам десятки (тысячи) часов. Заполняйте заявку и мы с вами свяжемся!
Имя
Телефон *
Email
Компания
Промокод