Автоматизация юридических процессов: решения основных проблем юристов при подготовки типовых документов.
 

3 проблемы юристов, которые можно решить с помощью автоматизации

17.08.2021

Юридическое сообщество трансформируется с начала пандемии, например, юристы стали чаще работать с клиентами онлайн, а суды начали использовать видеоконференции. Чтобы юрист оставался востребованным, теперь необходимо развивать и IT-компетенции, в том числе связанные с системами автоматизации документооборота.

Автоматизация работы с документами помогает юристу решать повседневные задачи и высвобождает время на профессиональное развитие. Как именно — рассказал партнер юридической фирмы Lex Borealis и директор IT-компании Doczilla Кирилл Буряков на девятом Кремлевском юридическом форуме. В материале — ключевые моменты из его выступления.

Проблема № 1: быстро найти нужный документ или подобрать формулировку

Как бывает: юрист просит коллегу прислать нужный файл или спрашивает совет по поводу формулировки. Файлы на рабочем столе занимают все место, документы хранятся в разных папках, а переписка становится слишком длинной. Найти нужный документ становится сложно, приходится просить заново, время теряется впустую.

Как решить проблему: подключить систему управления документами (document management system, DMS). Система помогает найти нужный файл за несколько секунд благодаря интеллектуальному поиску. Стоимость работы с системой начинается от 10 долларов в год.

Но не все DMS помогают с поиском юридически точных формулировок, которые легко принимались бы в судебных инстанциях. Приходится открывать файлы, где предположительно содержится нужный термин или оборот, и пролистывать их вручную. Такой проблемы можно избежать, если пользоваться решениями по автоматизации подготовки документов, в которых есть модуль «Библиотека знаний». С библиотекой юрист в два счета находит нужные формулировки и составляет из них документ — это примерно как собрать домик из конструктора «Лего».

Если с помощью библиотеки вы создали сотни типовых документов, но изменился закон или бизнес-процесс в компании — это не проблема. Меняете формулировку в библиотеке, и все связанные с ней данные в договорах обновляются автоматически. На горизонте одного года система экономит сотни в зависимости от числа юристов в штате и объема документов.

Проблема № 2: постоянно приходится готовить простые документы на основе типовых форм

Как бывает: команда запрашивает у юриста договор или другой документ, юрист ищет типовую форму, меняет в ней несколько пунктов и отправляет файл. Или сотрудник присылает юристу простой судебный иск на проверку. Квалифицированный специалист тратит на рутину много времени, а мог бы участвовать в переговорах, сопровождать сложные сделки или разрабатывать сложные документы для уникальных сделок.

Как решить проблему: подключить профессиональный конструктор документов. Юрист один раз создает в конструкторе анкету, создает текст интерактивного шаблона, привязывает формулировки из «Библиотеки знаний» и из публичных реестров или других источников данных, а пользователь просто отвечает на вопросы анкеты, и документ составляется автоматически. В итоге любой сотрудник за несколько кликов создает юридически точный договор, а юрист не тратит время на одни и те же задачи.

Мы специально замерили, насколько система ЭДО ускорила создание документов у наших клиентов. Результаты такие: на «Почте России» — в 2 раза, в МТС — в 3 раза, в Абсолют Банке — в 4 раза. В случае с банком если сотрудник делал документ за 40 минут, то сейчас на это уходит только 10 минут.

Еще с конструктором безопаснее. В типовых документах не бывает ошибок, потому что формулировки выверены специалистом и штатные сотрудники не могут их редактировать. Человеческий фактор отсутствует, а значит, бизнес не несет связанные с ним риски.

Проблема № 3: не получается эффективно работать на удаленке

Как бывает: юрист пересылает документ коллеге, тот вносит правки и отправляет файл обратно. Потом оказывается, что коллега забыл включить режим редактирования и ушел на обед. Юрист либо ждет, либо открывает на компьютере старый и новый документы и пытается понять, где конкретно появились изменения.

Как решить проблему: установить продукт, который помогают совместно работать над документом, например Google Docs или Dropbox. В таком сервисе видно, кто и когда вносил изменения. Однако в крупных компаниях часто не разрешают пользоваться облачными системами документооборота, потому что это небезопасно. Если это ваш случай, можно подключить платформу с таким же функционалом, которую легко встроить в защищенный контур компании. Например: «Р7-Офис», Open Office, Doczilla Pro.

На платформе Doczilla Pro сколько угодно сотрудников могут одновременно редактировать данные в файлах, и это несложно, потому что текстовый редактор похож на всем знакомый Word. Чтобы согласовывать договоры быстрее, можно подключить к обсуждению контрагента.

Система записывает все действия: кто создал, редактировал и комментировал документ, кто акцептовал комментарии. Когда с контрагентом возникает спор, можно обратиться к истории редактирования, а если уладить разногласия не удалось, историю документа можно прикрепить к судебному иску и представить в суд как письменное доказательство.

Помимо совместного доступа, в Doczilla Pro есть встроенный таск-менеджер: пользователи могут ставить друг другу задачи, устанавливать сроки и контролировать выполнение. Это полезно, если нужно ускорить процесс согласования и в целом держать все задачи на виду, чтобы видеть реальную занятость коллег.

Как выбрать идеальную платформу работы с документами

Чтобы узнать, какая платформа подходит именно вам, необходимо сначала определиться с задачей, потому что универсального рецепта нет. Например, если вам нужно полностью автоматизировать процесс работы с документами в крупной компании, лучше смотреть в сторону сложных комплексных решений от вендоров с репутацией. Частному юристу для работы с типовыми судебными документами будет достаточно недорогой платформы.

Необходимо анализировать скорость работы программ и сервисов, доступные языки, функционал, простоту и понятность интерфейса, стоимость сервиса и его поддержку. Перед выбором платформы, сервиса или программы полезно выбрать для себя метрики эффективности: чего вы хотите достичь, установив новый инструмент? Поможет ли он сэкономить деньги? Оптимизировать ресурсы? Сократить затраты?

Как правило, платформы предоставляют демо-доступ, чтобы вам было проще оценить функционал и рассчитать, сколько времени вы потенциально можете сэкономить.

Читайте подробнее о выгодах, которые может получить юрист, работая с Doczilla Pro: Doczilla Pro для юристов →

Похожие статьи

Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro
Сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Какую должность в компании вы занимаете?
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?