Наш клиент — одна из крупнейших российских компаний интернет-рекрутмента.

Компания готовит десятки тысяч клиентских договоров в месяц. Из них — 90% типовые. В цепочке согласования участвуют финансисты, бухгалтерия, биллинг, юристы и заказчик. Такая специфика растягивает согласование договора в среднем на 1−2 недели. Подготовка типовой договорённости может занять от часа до недели, в зависимости от загрузки конкретного специалиста. Для сделок с поставщиками менеджеры готовят примерно 15 тыс. документов в год.

В разработке документов может участвовать до 10 сотрудников разных подразделений.

Сложный процесс согласования замедляет заключение сделок и может приводить к выгоранию специалистов. Это беспокоило руководителя департамента.

Компания попробовала упростить подготовку клиентских договоров с помощью шаблонов в MS Word. В них отсутствовала вариативность, поэтому библиотека готовых решений насчитывала сотни файлов, и менеджеры путались в формах. Чтобы помочь с выбором создали чат-бот, но не смог полностью исключить сложности с выбором у менеджеров. Внутренний IT-отдел не имел возможности разработать собственное решение из-за высокой загрузки.

Для ускорения процессов потребовалось исключить из цепочки согласующих одно из подразделений. В случае с клиентскими договорами это юристы — вместо них проверить документы может программа. Создание типовых форм договоров поставки тоже можно полностью автоматизировать без привлечения помощи юристов. Сократить время на подготовку доверенности поможет автозаполнение данных формы через справочники, вместо ручного запроса у отдела кадров. Очевидное решение — интеграция конструктора документов. Руководители приняли решение искать готовый продукт на рынке.

Для начала наш клиент исследовал все российские LegalTech решения с помощью сводной таблицы характеристик в интернете. Это помогло выделить лидеров рынка и окончательно сформулировать собственные ожидания от продукта. Первый — современный продающий сайт, визитная карточка сильной IT-компании.

Команда из шести человек составила таблицу с важными для IT и юристов критериями, затем начала интервью с вендорами. По каждому пункту продуктам присваивали от 1 до 5 баллов.

После сравнительного анализа команда выставила каждому продукту средний арифметический балл. Doczilla набрала больше всех баллов.

У заказчика остался выбор между двумя продуктами, и здесь важную роль сыграл подход к работе с клиентами. Беседа с первой компанией оставила впечатление агрессивной продажи.

По словам клиента, общение с продажниками Doczilla было синергичным и «на одной волне»: команда видела, что ее внимательно слушают и учитывают все запросы, не предлагая лишних опций. Это было психологически комфортно и создало эмоциональный контакт, поэтому возникло желание продолжить сотрудничество: по остальным критериям выбора наш продукт тоже соответствовал всем потребностям бизнеса.

Как правило, главный критерий автоматизации работы с документами — экономическая целесообразность. Её можно измерить подсчетом трудозатрат: сокращение времени на подготовку договоров, отсутствие потребности в дополнительных сотрудниках или экономия времени текущих. Все эти критерии присутствуют в работе клиентского блока компании после интеграции. Однако руководитель департамента подчеркнул, что эти факторы не всегда стоят на первом месте при внедрении нового продукта. Основная цель этого сотрудничества — забота о коллегах, их времени и эмоциональном состоянии.

Читайте также ➝

О программе для автоматического создания документов

Тариыф и цены

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок