Doczilla позволит
Полностью исключить простые ошибки;
Ускорить подготовку документов в 10 раз;
Избавиться от рутины и перепроверок;
Забыть про неактуальные шаблоны;
2 дня → 5 минут на создание договора. Как теперь в Go Ahead готовят
документы без юристов
30.06.2025
2 дня → 5 минут на создание договора. Как теперь в Go Ahead готовят
документы без юристов
документы без юристов
30.06.2025
Go Ahead — группа диджитал-сервисов, которая оказывает клиентам маркетинговые услуги. Одно из направлений — запуск и ведение рекламных кампаний в интернете. Часто, чтобы запустить одну рекламную кампанию, нужны десятки договоров: с клиентами, подрядчиками и блогерами.
До Doczilla один договор готовился 2 дня. Чтобы создать договор, сотрудники компании ставили задачу юрдепу. Юристы не сразу передавали готовые договоры — мешала другая работа.
С Doczilla создание одного договора занимает 5 минут. Теперь сотрудники идут не к юристам, а в конструктор документов. Затем отвечают на вопросы в анкете и через минуту выгружают готовый договор.
Руководитель юридической функции Сергей Букреев и юристы Go Ahead рассказали, как с помощью конструктора документов Doczilla ускорить создание договоров и не зависеть от загрузки юрдепа.
До Doczilla один договор готовился 2 дня. Чтобы создать договор, сотрудники компании ставили задачу юрдепу. Юристы не сразу передавали готовые договоры — мешала другая работа.
С Doczilla создание одного договора занимает 5 минут. Теперь сотрудники идут не к юристам, а в конструктор документов. Затем отвечают на вопросы в анкете и через минуту выгружают готовый договор.
Руководитель юридической функции Сергей Букреев и юристы Go Ahead рассказали, как с помощью конструктора документов Doczilla ускорить создание договоров и не зависеть от загрузки юрдепа.
Результаты после перехода
на конструктор Doczilla
2 дня → 5 минут
на создание одного договора
30 → 10 минут
тратят инфлюэнс-менеджеры на создание комплекта документов
1 800 договоров
создали сотрудники без помощи юристов
Договор готовился 2 дня: сотрудник ждал, пока юристы освободятся от других задач
Раньше практически все договоры готовил юрдеп. Сотрудники других отделов не могли создать договор самостоятельно, потому что доступ к шаблонам договоров был только у юристов.
Процесс в компании строился так: сотрудник отдела просил юрдеп создать договор → юрист заполнял шаблон договора → сотрудник нёс договор клиенту.
Проблема возникла, когда заявок на создание договоров стало слишком много: юрдеп не успевал оформлять их параллельно с другими бизнес-задачами. Юристам приходилось ставить новые заявки в очередь и возвращаться к ним лишь через пару дней.
Процесс в компании строился так: сотрудник отдела просил юрдеп создать договор → юрист заполнял шаблон договора → сотрудник нёс договор клиенту.
Проблема возникла, когда заявок на создание договоров стало слишком много: юрдеп не успевал оформлять их параллельно с другими бизнес-задачами. Юристам приходилось ставить новые заявки в очередь и возвращаться к ним лишь через пару дней.
Сергей Букреев
Руководитель юридической функции Go Ahead
Команду юристов завалило рутиной. Многие жаловались на скучные и бесполезные задачи по типу «внести реквизиты в договор». Количество таких запросов увеличилось, поэтому нужно было выбирать: нанимать больше юристов или автоматизировать процессы. Мы пошли по второму пути.
* Юристы не успевали обрабатывать все заявки сразу. Сотрудник мог ждать два дня, пока очередь дойдёт до его договора
Инфлюэнс-менеджеры заполняли шаблоны сами, а юристы тратили время на доработку текста
Всеми договорами с блогерами занимаются инфлюенс-менеджеры. Чтобы запустить рекламную кампанию, они подготавливают целый комплект документов: договор, акт и допсоглашение. В одном проекте может участвовать от десяти до сотни блогеров. Под каждого нужна своя отдельная пачка бумаг.
Инфлюэнс-менеджеры — сотрудники, которые организуют рекламные кампании и ведут переговоры с блогерами.
Формат казался удобным: инфлюэнс-менеджер не ждёт, когда юрист освободится, сам заполняет шаблон и отдаёт его блогеру. По идее процесс создания документов должен проходить быстрее.
Однако такая система привела к двум проблемам:
Однако такая система привела к двум проблемам:
- Ошибки в договорах. У инфлюэнс-менеджеров большая загрузка, поэтому им нужно сохранять быстрый темп. Из-за спешки в договорах оставались пустыми обязательные поля и появлялись юридические неточности.
- Устаревшие шаблоны. У инфлюэнс-менеджеров сформировалась собственная папка с шаблонами, за которой никто не следил. Часто инфлюэнс-менеджер заполнял шаблон другого договора или шаблон с устаревшими условиями.
В итоге юристы всё равно подключались к процессу, но теперь они тратили время не на создание договоров, а на исправление ошибок.
* Нагрузка на юристов не снизилась: иногда исправление ошибок занимало больше времени, чем создание договора с нуля
С Doczilla сотрудники не привлекают юристов и готовят договор за 5 минут
Сергей Букреев
Руководитель юридической функции Go Ahead
Стало очевидно, что юристы — это «узкое горлышко» в создании договоров. Я стал задумываться о том, чтобы полностью убрать их из процесса. Хотелось создать точку самообслуживания, где сотрудники могли бы создавать договоры с минимальным количеством ошибок.
Наша команда присматривалась к 1С, Битрикс, Directum и Doc.one, но ни одна платформа не подошла. Юристы не могли ничего настроить без технического специалиста, а интерфейсы были неудобными.
В области работы с шаблонами лучшим инструментом оказался конструктор документов Doczilla. Постепенно мы стали использовать его во всей компании: команда быстро сориентировалась в управлении, а юристы самостоятельно настроили всю систему.
Наша команда присматривалась к 1С, Битрикс, Directum и Doc.one, но ни одна платформа не подошла. Юристы не могли ничего настроить без технического специалиста, а интерфейсы были неудобными.
В области работы с шаблонами лучшим инструментом оказался конструктор документов Doczilla. Постепенно мы стали использовать его во всей компании: команда быстро сориентировалась в управлении, а юристы самостоятельно настроили всю систему.
Теперь процесс создания договоров выглядит так: сотрудник открывает Doczilla, выбирает нужный шаблон, отвечает на вопросы в анкете и получает готовый документ. И всё это за 5 минут.
Юристы не участвуют в подготовке договоров. Они поддерживают шаблоны: обновляют анкеты и формулировки, добавляют новые условия.
Юристы не участвуют в подготовке договоров. Они поддерживают шаблоны: обновляют анкеты и формулировки, добавляют новые условия.
* Все шаблоны договоров хранятся в Doczilla. Инфлюэнс-менеджеры всегда работают только с актуальной версией — система не позволит выбрать старый или неправильный шаблон
Инфлюэнс-менеджеры готовят документы в 3 раза быстрее и без ошибок
Чтобы запустить рекламную интеграцию с блогером, менеджеру нужно подготовить целый комплект документов: договор, акт и допсоглашение.
Конструктор документов избавил инфлюэнс-менеджеров от заполнения шаблонов вручную. Скорость создания комплекта документов увеличилась, а количество ошибок сократилось.
Скорость подготовки документов для рекламных кампаний удалось улучшить именно с помощью интерактивных шаблонов: менеджер просто отвечает на вопросы в анкете, и нужная информация попадает в текст договора. При этом сразу же заполняются все документы из комплекта: допсоглашения, акты и прочие приложения.
Конструктор документов избавил инфлюэнс-менеджеров от заполнения шаблонов вручную. Скорость создания комплекта документов увеличилась, а количество ошибок сократилось.
Скорость подготовки документов для рекламных кампаний удалось улучшить именно с помощью интерактивных шаблонов: менеджер просто отвечает на вопросы в анкете, и нужная информация попадает в текст договора. При этом сразу же заполняются все документы из комплекта: допсоглашения, акты и прочие приложения.
Интерактивный шаблон — шаблон, где учтены варианты условий, формулировок и пунктов. Система на основе ответов сотрудника оставляет нужные положения и собирает готовый текст. Инструмент позволяет одному шаблону охватывать множество сценариев заполнения.
Сергей Букреев
Руководитель юридической функции Go Ahead
Конструктор документов Doczilla упростил работу всем инфлюэнс-менеджерам. Раньше подготовкой документов занималось 15 человек — каждый создавал бумаги под свой проект.
Теперь мы передали весь документооборот в области блогеров одному делопроизводителю, практически полностью сняв эту нагрузку с менеджеров. Остальные просто оставляют заявку и получают нужные им документы через 10 минут.
Теперь мы передали весь документооборот в области блогеров одному делопроизводителю, практически полностью сняв эту нагрузку с менеджеров. Остальные просто оставляют заявку и получают нужные им документы через 10 минут.
У интерактивных шаблонов несколько преимуществ:
- 30 → 10 минут тратит сотрудник на подготовку комплекта документов
- Сотрудник не пропускает обязательные поля. В противном случае документ не получится скачать
- Шаблоны нельзя сломать. Сотрудник отвечает только на вопросы, влезть в текст без разрешения не получится
С интерактивными шаблонами юрдеп не боится делегировать создание договоров инфлюэнс-менеджерам и не тратит время на доработку текстов.
Мария Шапкина
Старший юрист Go Ahead
Ранее инфлюэнс-менеджеры заполняли документы вручную. Это повышало риск ошибок и опечаток, особенно в условиях высокой нагрузки. Благодаря Doczilla мы свели риск ошибок к минимуму: часть текста теперь исправляется автоматически, а некоторые данные сразу подгружаются из ЕГРЮЛ.
Сотрудникам стало проще и удобнее создавать договоры. Мы регулярно получаем положительную обратную связь и благодарность как от коллег, так и от партнёров.
Сотрудникам стало проще и удобнее создавать договоры. Мы регулярно получаем положительную обратную связь и благодарность как от коллег, так и от партнёров.
Так выглядит заполнение интерактивного шаблона:
* Слева — шаблон документа. Справа — анкета с вопросами. После каждого ответа на вопрос меняется содержание договора: изменяются условия или заполняются пустые поля
Настроили интерактивные шаблоны договоров без технического специалиста
Юристы Go Ahead настроили интерактивные шаблоны сами — через интерфейс Doczilla. Не пришлось привлекать разработчиков или осваивать технические навыки: вся работа выполняется с помощью кнопок, а не кода.
У Doczilla есть серия обучающих видео, в которых пошагово разобран весь процесс. Юристы могут просто повторить шаги из видео, чтобы создать свой первый интерактивный шаблон.
Юлия Фокина
Юрист Go Ahead
На старте внедрения коллеги из Doczilla провели обучающий урок, который дал нам чёткое понимание базовых принципов работы с платформой и создания шаблонов. Раньше я не сталкивалась с созданием интерактивных шаблонов, однако разобраться удалось довольно быстро.
Оказалось, что для эффективной работы не нужны специальные технические знания — достаточно логики и умения выстраивать причинно-следственные связи.
Погружаясь глубже, я постепенно открывала всё больше полезных функций. А если вдруг нужной функции не оказывалось, мы писали команде Doczilla. Она быстро реагировала, иногда разрабатывала новые возможности специально под нас.
Отдельно хочу отметить команду поддержки: коллеги из Doczilla всегда откликаются оперативно и с вниманием к деталям — помогают как по техническим вопросам, так и в логике построения шаблонов.
Оказалось, что для эффективной работы не нужны специальные технические знания — достаточно логики и умения выстраивать причинно-следственные связи.
Погружаясь глубже, я постепенно открывала всё больше полезных функций. А если вдруг нужной функции не оказывалось, мы писали команде Doczilla. Она быстро реагировала, иногда разрабатывала новые возможности специально под нас.
Отдельно хочу отметить команду поддержки: коллеги из Doczilla всегда откликаются оперативно и с вниманием к деталям — помогают как по техническим вопросам, так и в логике построения шаблонов.
Так выглядит создание интерактивных шаблонов:
* Чтобы добавить новую переменную, достаточно выделить текст и добавить его в схему. В дальнейшем сотрудник сможет вписать в эту область собственный текст
Интерактивные шаблоны придают большую гибкость шаблонам. Например, можно указать, что сумма договора должна быть от 100 тысяч рублей, задать вопрос с вариантами ответа вроде «да/нет» — и на основе этого показывать или скрывать нужные пункты. Всё это делается в интерфейсе и не требует навыков программирования.
Автоматизировали работу с договорами с помощью интерактивных шаблонов
Сергей Букреев
Руководитель юридической функции Go Ahead
Интерактивные шаблоны помогают сотруднику не просто заполнять поля, но и менять целые блоки с условиями договора. Например, сотрудник может выбрать в анкете тип оплаты: предоплата, постоплата или фиксированная сумма. В зависимости от этого ответа Doczilla автоматически подставит в договор нужный раздел.
Ниже делюсь 3 шагами, которые помогли нам автоматизировать создание договоров:
Ниже делюсь 3 шагами, которые помогли нам автоматизировать создание договоров:
Шаг 1: ввели единый корпоративный стиль для документов
Юрдеп создал единый стиль для всех договоров и перенёс его в Doczilla. Раньше сотрудники по 20 минут возились с отступами и шрифтами. Сейчас всё форматируется автоматически.
Юрдеп создал единый стиль для всех договоров и перенёс его в Doczilla. Раньше сотрудники по 20 минут возились с отступами и шрифтами. Сейчас всё форматируется автоматически.
* Дизайн договора раньше и сейчас. После того как сотрудник заполнил анкету, он не форматирует текст: документ сразу скачивается в нужном дизайне
Шаг 2: проанализировали работу отделов компании
Разобрались, какие процессы у каждого бизнес-юнита, какие параметры и условия для них критичны. На основе этого составили матрицу ключевых условий договоров: от сроков закрытия до специфики финансовых условий.
Разобрались, какие процессы у каждого бизнес-юнита, какие параметры и условия для них критичны. На основе этого составили матрицу ключевых условий договоров: от сроков закрытия до специфики финансовых условий.
* Пример уникального блока, который используется в конкретном шаблоне договора
* Пример универсального блока, который часто используется в разных документах
Шаг 3: перенесли все шаблоны в Doczilla
Юрдеп Go Ahead создал несколько больших интерактивных шаблонов под каждый отдел. Каждый интерактивный шаблон состоит из множества ответвлений, которые зависят от ответов сотрудника.
Раньше, чтобы выбрать тип оплаты, сотруднику нужно было выбирать из 3 шаблонов: с предоплатой, постоплатой или фиксированной оплатой.
Doczilla упростила работу: теперь все варианты можно внедрить в один интерактивный шаблон. Появление конкретного блока зависит от ответа сотрудника.
Юрдеп Go Ahead создал несколько больших интерактивных шаблонов под каждый отдел. Каждый интерактивный шаблон состоит из множества ответвлений, которые зависят от ответов сотрудника.
Раньше, чтобы выбрать тип оплаты, сотруднику нужно было выбирать из 3 шаблонов: с предоплатой, постоплатой или фиксированной оплатой.
Doczilla упростила работу: теперь все варианты можно внедрить в один интерактивный шаблон. Появление конкретного блока зависит от ответа сотрудника.
* Сначала сотрудник выбирает формат оплаты. В зависимости от ответа в блоке появляется предназначенный пункт, а остальные пропадают
Сергей Букреев
Руководитель юридической функции Go Ahead
Через месяц после запуска Doczilla инфлюэнс-менеджеры сами начали готовить документы. Я их не обучал — просто на встречах говорил: «Теперь это можно сделать в Doczilla, попробуйте». Они разбирались за 5 минут.
За всё время работы с Doczilla сотрудники заполнили 1 800 анкет без помощи юристов.
За всё время работы с Doczilla сотрудники заполнили 1 800 анкет без помощи юристов.
Новые шаблоны создаются в 12 раз быстрее — за 30 минут
Закон часто меняется, поэтому шаблоны нужно постоянно обновлять или создавать новые. Раньше юристы делали это вручную: писали шаблон с нуля или редактировали каждый файл, где встречается устаревший пункт. В лучшем случае это занимало часы.
Чтобы ускорить обновление шаблонов, юрдеп Go Ahead собрал все часто используемые блоки в договорах в один большой документ. Из этого документа берутся нужные разделы договора и создаётся новый шаблон. Такой подход часто называют «модульной системой».
Чтобы ускорить обновление шаблонов, юрдеп Go Ahead собрал все часто используемые блоки в договорах в один большой документ. Из этого документа берутся нужные разделы договора и создаётся новый шаблон. Такой подход часто называют «модульной системой».
* Проще говоря, юрдеп Go Ahead создал своеобразный шаблон шаблонов
Теперь юрист может взять несколько универсальных блоков, например «Конфиденциальность», «Заключительные положения», «Ответственность сторон», добавить несколько индивидуальных условий — и шаблон для нового типа договоров готов. На это уходит 30 минут — 1 час, а не 6 часов, как при старом подходе.
Следующий шаг — создавать договоры за 30 секунд
В 2025 году Go Ahead планирует внедрить ещё один уровень автоматизации: связать Doczilla с Exсеl-таблицами и Telegram-ботом.
Сейчас сотрудник заходит в систему, выбирает нужную форму и заполняет анкету. Это занимает 5 минут, но даже их можно сократить. Для этого можно убрать лишний шаг «вход в систему».
Сейчас сотрудник заходит в систему, выбирает нужную форму и заполняет анкету. Это занимает 5 минут, но даже их можно сократить. Для этого можно убрать лишний шаг «вход в систему».
Сергей Букреев
Руководитель юридической функции Go Ahead
Хочу, чтобы вся работа происходила в привычной среде для сотрудников: Exсеl или Telegram. Если у нас получится интегрировать приложения с Doczilla, то создание одного договора может занимать 30 секунд.
Например, есть менеджер, который отвечает за весь документооборот с блогерами. Все заявки на создание договоров замыкаются на него. Это много ручной работы, даже с интерактивными шаблонами.
Интеграция Doczilla с Excel может упросить работу менеджеру: он будет один раз вносить информацию по всем рекламным проектам в таблицу, а Doczilla автоматически соберёт комплект документов на каждого блогера через API. Это избавит менеджера от повторяющегося ввода данных и еще сильнее ускорит создание договоров.
Пример интеграции с Telegram проще: сотрудник запускает бота, выбирает тип договора, отвечает на вопросы и скачивает готовый документ прямо из чата.
Например, есть менеджер, который отвечает за весь документооборот с блогерами. Все заявки на создание договоров замыкаются на него. Это много ручной работы, даже с интерактивными шаблонами.
Интеграция Doczilla с Excel может упросить работу менеджеру: он будет один раз вносить информацию по всем рекламным проектам в таблицу, а Doczilla автоматически соберёт комплект документов на каждого блогера через API. Это избавит менеджера от повторяющегося ввода данных и еще сильнее ускорит создание договоров.
Пример интеграции с Telegram проще: сотрудник запускает бота, выбирает тип договора, отвечает на вопросы и скачивает готовый документ прямо из чата.
Применение Doczilla
- Ускорить подготовку документов в 10 раз
- Полностью исключить простые ошибки
- Забыть про неактуальные шаблоны
- Избавиться от рутины и перепроверок
Читайте также