ООО «УК Тикет Хаус» — управляющая компания аутсорс-холдинга. Клиентам она закрывает всё, что не хочется делать внутри: стратегический менеджмент, бюджетирование, управление брендом, бухгалтерию, HR, маркетинг и юридическое сопровождение. Один клиент — несколько сервисов. Несколько сервисов — несколько потоков договоров одновременно.

До Doczilla всё это держалось на почте, Excel и одном юристе, который вручную разгонял каждый документ по цепочке согласования. Цикл согласования занимал около шести рабочих дней без учёта правок. В пиковый сезон поток документов вырастал в три раза — и система ломалась.

Сегодня ТикетХаус — абсолютный лидер по объёму задач в модуле «Согласование» среди всех клиентов Doczilla: 5189 задач за 12 месяцев. В системе настроено 77 маршрутов согласования, работает 100+ пользователей, а в компании появилась новая роль — выделенный администратор платформы.

Инициатор согласования в ТикетХаус — менеджер, аккаунт или куратор — готовил документ в Word или получал его от контрагента. Дальше начиналась эстафета.

Документ уходил специально выделенному юристу. Юрист вносил его в таблицу Excel на сетевом диске — для учёта. Потом вручную выбирал согласующих в почте и рассылал письма. Согласующие просматривали файл и отвечали с комментариями — кто в ту же ветку, кто отдельным письмом. Юрист собирал все ответы, вносил правки в новую версию файла и, если нужно, запускал круг заново. Когда все согласовали — вручную сообщал об этом инициатору.

Шесть рабочих дней — и это без учёта правок. На каждый документ.

Узкие места копились в нескольких точках:

Сроки затягивались. Сделки замедлялись. В нескольких случаях клиент успевал передумать, пока договор проходил согласование. Нагрузка на одного человека росла непропорционально объёму.

У ТикетХаус — аутсорсера с широким портфелем услуг — не один вид договоров, а целый спектр: лицензионные и IT-договоры, договоры оказания услуг, агентские договоры, NDA, претензионная и судебно-исполнительная документация, доверенности, внутренние регламенты. Каждое направление бизнеса работает по своим правилам, с разными согласующими и разными порогами риска.

Это означало, что внедрить одну универсальную схему не получится. Нужна была система, которая поддерживает множество маршрутов — и при этом не требует от каждого инициатора разбираться в их логике.

Инициатором внедрения выступила руководитель юридической дирекции Диана Давлетбакова. Задача, которую она поставила: уйти от согласования договоров в почте и перейти в единую систему с прозрачными маршрутами и историей.

Внедрение заняло четыре месяца. Часть функций дорабатывалась под специфику ТикетХаус — процесс шёл совместно с командой Doczilla.
Главный выбор стратегии: не пытаться перевести на работу с Doczilla все направления сразу. Компания запускала их последовательно. 

Такой подход решил главную проблему масштабных внедрений — сопротивление команды. Люди не получали всё и сразу, у каждого направления было время привыкнуть к новому процессу. К моменту, когда подключались следующие — первые уже работали уверенно.

Основной модуль — «Согласование». Дополнительно подключили конструктор документов и ИИ.

В новом процессе юрист избавлен от роли диспетчера. Если маршрут предполагает его участие — он получает задачу как любой другой согласующий: открывает документ, оставляет комментарии и передаёт дальше.

Инициатор больше не несёт документ юристу. Он сам загружает файл в Doczilla, выбирает нужный маршрут — и система берёт на себя остальное.

Маршрут определяет всё: кто получит задачу, в каком порядке, с каким дедлайном. Каждый согласующий получает уведомление — в системе или на почту. Все комментарии сохраняются в карточке задачи, а не разлетаются по веткам переписки. История согласования доступна для выгрузки в любой момент.

Инициатор видит статус в реальном времени. Юрист перестал быть диспетчером и вернулся к юридической работе.

И главное — система выдерживает нагрузку. В обычные месяцы через неё проходит 30−40 документов. В осенне-зимний пик — 80−120 и выше. Раньше такой рост означал хаос. Теперь — просто больше задач в очереди.

ТикетХаус нанял выделенного администратора специально под Doczilla. Он знает продукт изнутри, обучает команду, настраивает маршруты и закрывает вопросы до того, как они доходят до техподдержки. По итогам опроса 77,9% сотрудников довольны его работой.

За год с начала работы в Doczilla ТикетХаус настроил 77 маршрутов согласования — по нескольку на каждое направление бизнеса. Каждый маршрут — это набор правил: кто согласует, в каком порядке, за сколько дней.

Именно здесь становится понятно, почему почта была обречена. Держать в голове 77 комбинаций участников и последовательностей невозможно. Выбирать их вручную при каждой отправке — источник ошибок. Система делает это автоматически: инициатор выбирает тип документа, маршрут определяется сам.

За 12 месяцев — с мая 2025 по апрель 2026 — через систему прошло 5189 задач. Это абсолютный рекорд среди клиентов Doczilla.

В декабре 2025 года ТикетХаус провёл внутренний опрос среди 68 пользователей системы. Несколько ключевых результатов:

При этом пользователи честно указывают на то, что ещё требует доработки: сложность с выбором нужного маршрута, невозможность скопировать текст из комментариев, ограниченные напоминания о дедлайнах. Эти точки роста уже в работе — часть из них закрывается в следующем шаге внедрения.

77 маршрутов — это мощь и сложность одновременно. Инициатор, который редко работает с договорами, не всегда знает, какой маршрут выбрать для конкретного документа. Ошиблись с маршрутом — документ ушёл не тем людям или в неверном порядке.

ТикетХаус первым среди клиентов Doczilla запускает ИИ-агента для выбора маршрута согласования. Инициатор описывает документ — агент анализирует и предлагает подходящий маршрут. Проект на стадии внедрения.

Это убирает последний ручной шаг из процесса запуска: раньше нужно было знать правила, теперь достаточно описать задачу.

В ТикетХаус не стали ждать идеального момента и запускать всё сразу. Внедряли по очереди, назначили ответственного человека внутри, настроили маршруты под каждое направление. Это потребовало времени — четыре месяца пилота, постепенный ввод направлений — но дало результат, который держится.

Сейчас 5189 задач за год — не просто цифра объёма. Это договорная работа всей компании, которая стала видимой, управляемой и масштабируемой.