Конструктор документов
двусторонне интегрировали с СЭД. Это значит, что конструктор и СЭД обмениваются данными друг с другом, чтобы в системах была одинаковая информация. Теперь типовой документ в конструкторе можно создать непосредственно из карточки СЭД.
В свою очередь, карточка дозаполняется автоматически из данных, которые пользователь вводит в анкете документа в Doczilla. Это связано с этапами работы над документом: в момент создания карточки может не быть определенных данных, например регистрационного номера договора. Такое решение позволяет исключить дублирование данных.
Настроили
соответствие полей между системами. Это специальный функционал на стороне СЭД, который позволяет устанавливать и настраивать соответствие:
- типов документов в СЭД и шаблонов Doczilla;
- полей карточки документа в СЭД и анкеты шаблона в Doczilla.
В карточке или перед созданием карточки в СЭД выбирается тип документа. Нужно настроить соответствие между выбранным типом и шаблоном документа в Doczilla, чтобы при переходе из СЭД в конструкторе открывался нужный документ для заполнения. Таким образом, каждому типу соответствует шаблон.
Чтобы максимально автоматизировать заполнение договоров, пришлось проделать большую работу со справочниками, учесть нюансы, которые не поддаются четкой формализации. Например, невозможно полностью настроить адрес доставки на уровне конкретного павильона в торговом центре. Адрес юридически значим (а значит, его можно взять из справочника) только до номера дома. Например, можно указать адрес «улица Складочная, дом 17», но нельзя автоматически подтянуть из справочника «улица Складочная, дом 17, павильон 5».
В итоге мы сделали адрес из двух полей. Первое поле заполнялось автоматически, адрес интегрировался с ФИАС (Федеральной информационной системой адресов), а второе поле (номер павильона) можно было заполнить вручную.
Конструктор заметно упростил работу менеджеров с типовыми документами. Но были еще и нестандартные, всего около 20%, но на них уходила большая часть рабочего времени юристов. Дальше расскажу, что придумали с ними.
Нетиповые договоры. Поручили ИИ первичную проверку и уменьшили количество формДля работы с нетиповыми договорами использовали другой продукт —
Doczilla AI. Это набор готовых инструментов на базе искусственного интеллекта для работы с текстом.
Поручили ИИ такие задачи: - Вычитывать нетиповые договоры на предмет фактических ошибок и неточностей. Например, отсутствие номера программы из реестра российского ПО, неуказание НДС и др.
- Формировать список замечаний для инициатора договора до передачи юристу. Так, чтобы менеджер мог заранее исправлять простые замечания и юристу не приходилось тратить дорогостоящее время.
- Автоматически заполнять стандартные поля в карточке документа на основе данных из конструктора.
Для безопасности все данные перед передачей в ИИ проходят через анонимайзер. Это разработка продуктовой команды Doczilla, которая позволяет шифровать чувствительные данные в документах. Например, не передается название поставщика, сумма договора, условия платежа и т.д.