IT-холдинг Fplus (фплюс.рф) объединяет производителя программно-аппаратных решений для корпоративного и госсектора Fplus, одного из крупнейших в стране дистрибуторов IT-оборудования и ПО «Марвел-Дистрибуцию», логистического оператора «Fplus Логистику», производителей потребительской электроники под собственными торговыми марками (бренды Fplus, Flaptop и Accesstyle), специализированную розничную сеть магазинов умных устройств и технологий для дома «Всёсмарт». Ежегодно менеджеры заключают более 8000 договоров купли-продажи, из которых около 80% типовые.

Работа с договорами в компании устроена так, что менеджеры сами инициируют контакт и участвуют в каждом этапе согласования договоров с клиентами. Типовые формы не требуют отдельного согласования с юридическими службами. Менеджер находит подходящую форму, самостоятельно заполняет и согласует по упрощенному маршруту внутри компании. Такой подход позволяет ускорить процесс работы с договорами, разгрузить юристов и поддерживать peer2peer с клиентом на всех стадиях сделки. Но также провоцирует ряд сложностей:

Большое количество шаблонов
Компания работает с 1994 года, за 30 лет накопились сотни шаблонов разных форм. Более 200 типовых форм хранились на общем диске. Менеджеры самостоятельно выбирали нужные, правили и заполняли. Затем отдавали юристам на согласование.

Опечатки и технические ошибки
Ручное заполнение данных — это человеческий фактор и риск ошибок. К тому же продавцы — не юристы, они слабо разбираются в документах. Были случаи, когда в типовые договора попадали условия, рискованные для бизнеса (например, обязательства по сроку предоставления акта).

Сложная карточка в СЭД
Была сложная форма поиска шаблонов, запутанные маршруты согласования. При заполнении документов было много неточностей: пропустили нужное поле, неправильно указали реквизиты, забыли поправить дату поставки и т.д.

Несанкционированные правки и дополнительные проверки. Изменить содержание договора могли как менеджеры компании, так и контрагенты, поэтому юристам приходилось проверять текст дважды: перед подписанием и после.

Сначала казалось, что самое крутое — сделать автоматическую генерацию документов в конструкторе. Но когда разложили процесс подписания договора по этапам, оказалось, что есть еще один важный нюанс.

В первую очередь автоматизация должна была избавить пользователей от необходимости дважды вносить данные в документы, а значит, экономить время. Дополнительно нам нужно было обеспечить согласованность между шаблонами документов и СЭД. Так, чтобы данные автоматически передавались из одной системы в другую.
Мы увидели возможность сделать конструктор документов, который одновременно помог бы создавать договоры и связать типовые формы с карточками в СЭД. Такое решение предложили в Doczilla, и мы начали его внедрять.

Типовые договоры. Автоматизация и интеграция

Для работы с типовыми договорами мы подключили конструктор документов. Он позволяет создавать документы автоматически, просто отвечая на вопросы анкеты.

При этом нужные реквизиты подставляются из справочников, созданных пользователем или интегрированных из внешних систем (ИНН, ЕГРН, ФИАС и других).

Конструктор документов двусторонне интегрировали с СЭД. Это значит, что конструктор и СЭД обмениваются данными друг с другом, чтобы в системах была одинаковая информация. Теперь типовой документ в конструкторе можно создать непосредственно из карточки СЭД.

В свою очередь, карточка дозаполняется автоматически из данных, которые пользователь вводит в анкете документа в Doczilla. Это связано с этапами работы над документом: в момент создания карточки может не быть определенных данных, например регистрационного номера договора. Такое решение позволяет исключить дублирование данных.

Настроили соответствие полей между системами. Это специальный функционал на стороне СЭД, который позволяет устанавливать и настраивать соответствие:

• типов документов в СЭД и шаблонов Doczilla;
• полей карточки документа в СЭД и анкеты шаблона в Doczilla.

В карточке или перед созданием карточки в СЭД выбирается тип документа. Нужно настроить соответствие между выбранным типом и шаблоном документа в Doczilla, чтобы при переходе из СЭД в конструкторе открывался нужный документ для заполнения. Таким образом, каждому типу соответствует шаблон.

Чтобы максимально автоматизировать заполнение договоров, пришлось проделать большую работу со справочниками, учесть нюансы, которые не поддаются четкой формализации. Например, невозможно полностью настроить адрес доставки на уровне конкретного павильона в торговом центре. Адрес юридически значим (а значит, его можно взять из справочника) только до номера дома. Например, можно указать адрес «улица Складочная, дом 17», но нельзя автоматически подтянуть из справочника «улица Складочная, дом 17, павильон 5».

В итоге мы сделали адрес из двух полей. Первое поле заполнялось автоматически, адрес интегрировался с ФИАС (Федеральной информационной системой адресов), а второе поле (номер павильона) можно было заполнить вручную.

Конструктор заметно упростил работу менеджеров с типовыми документами. Но были еще и нестандартные, всего около 20%, но на них уходила большая часть рабочего времени юристов. Дальше расскажу, что придумали с ними.

Нетиповые договоры. Поручили ИИ первичную проверку и уменьшили количество форм

Для работы с нетиповыми договорами использовали другой продукт — Doczilla AI. Это набор готовых инструментов на базе искусственного интеллекта для работы с текстом.

Поручили ИИ такие задачи:

• Вычитывать нетиповые договоры на предмет фактических ошибок и неточностей. Например, отсутствие номера программы из реестра российского ПО, неуказание НДС и др.
• Формировать список замечаний для инициатора договора до передачи юристу. Так, чтобы менеджер мог заранее исправлять простые замечания и юристу не приходилось тратить дорогостоящее время.
• Автоматически заполнять стандартные поля в карточке документа на основе данных из конструктора.

Для безопасности все данные перед передачей в ИИ проходят через анонимайзер. Это разработка продуктовой команды Doczilla, которая позволяет шифровать чувствительные данные в документах. Например, не передается название поставщика, сумма договора, условия платежа и т.д.

Кроме того, для юристов разработали плейбуки и чек-листы по проверке нетиповых договоров. Это подробные инструкции, которая позволяют совершать меньше ошибок и проверять быстрее.

А еще юристам теперь нужно проверять меньше документов. Благодаря конструктору многие сложные формы, которые раньше требовали согласования, стали стандартными. Удалось уменьшить количество типовых шаблонов со 167 до 99, а форм — с 376 до 273 (почти на 50%).

Главное, чего удалось добиться, — сократить время на подготовку документов до 6 раз в зависимости от типов документов. Для типовых договоров оно уменьшилось в среднем с 15 минут до 2,5 минут. Для нетиповых договоров точной статистики нет, но мы обязательно ее соберем в ближайшие месяцы.

Кроме того, стало меньше ошибок в договорах. Точные цифры будут чуть позже, но предварительно их количество сократилось на 50–60%.