Наш клиент — экосистема специализированных сервисов digital-маркетинга. Создание договоров в компании в 2023 году — это подготовка документов вручную, разрозненное хранение шаблонов документов и постоянная очередь к юристам. В итоге — 2 дня на подготовку одного типового документа.

Создание договоров в 2024 году — это конструктор Doczilla с анкетами для быстрого заполнения шаблонов. Теперь готовый типовой договор подготавливают, скачивают и отправляют клиенту за 5 минут.

В кейсе расскажем, как с помощью конструктора документов автоматизировать подготовку документов и освободить время специалистов для интеллектуальных задач.

Раньше доступ к шаблонам документов был только у юристов. Менеджеры ставили задачу и получали готовый контракт. В 80% случаев это был типовой договор, а не индивидуальное соглашение.

Менеджеры вставали в очередь, чтобы получить документ. Запросов на подготовку договоров было много, а юристам хватало своих задач. В итоге менеджеры ждали по 2 дня, даже если нужно было отработать одну небольшую правку.

Чтобы ускорить работу, часть шаблонов передали отделу по работе с блогерами. Направление стало подготавливать документы самостоятельно: на один комплект уходило 30 минут.
Однако полностью делегировать заполнение шаблонов не получилось: точность документов снизилась, а клиенты были недовольны. Часто юристам приходилось дорабатывать текст, а иногда и переписывать его с нуля.

Чтобы ускорить подготовку типовых документов, было решено убрать юристов из всего процесса. Требовалась точка «самообслуживания», где менеджеры могли бы создавать договоры без помощи.

Компания пробовала расширить узкое горлышко с помощью разных продуктов: 1С, Битрикс, Directum и Doc.one, но ни одна платформа не решила задачу. Где-то не было текстового редактора и общих дисков, а где-то не подошел интерфейс.

Лучше всего целям клиента отвечал конструктор документов Doczilla: он не только хранил шаблоны, но и помогал создавать их с нуля. Так Doczilla стали использовать во всех отделах компании.

В конструкторе документов менеджеры заполняют шаблоны, а потом отправляют договоры клиентам. Юристы никак не участвуют в процессе. Теперь на подготовку одного документа уходит 5 минут, а на подготовку комплекта бумаг для работы с блогерами — 10 минут.

Раньше у юристов не было инструмента, который контролирует документы менеджеров. Договоры могли создавать по неверным шаблонам или пропускать некоторые поля при заполнении. Юристы получали итоговый текст только тогда, когда клиент-блогер приходил с претензиями и комментариями.

Конструктор документов избавил менеджеров от заполнения шаблонов вручную, поэтому количество ошибок сократилось. Такое стало возможно благодаря интерактивным шаблонам: менеджер просто отвечает на вопросы в анкете, а ответы вписываются в текст договора.

У интерактивных шаблонов несколько преимуществ:

• Менеджеры стали подготавливать комплект документов за 10 минут, хотя раньше на это уходило 30 минут
• Теперь менеджеры не пропускают обязательные поля. В противном случае документ не получиться скачать
• Шаблоны нельзя сломать. Менеджер может отвечать только на вопросы, поэтому переписать текст не получится

Закон меняется, а значит шаблоны нужно постоянно обновлять. Юристы компании клиента построили систему, где с помощью нескольких кнопок можно поправить целую группу шаблонов.

Вот 5 шагов, которые помогли это сделать:

Шаг 1: Полная ревизия шаблонов
Юристы клиента удалили все устаревшие и неактуальные шаблоны. Оставили только ту информацию, которая могла понадобиться для новых шаблонов.

Шаг 2: Ввели единый корпоративный стиль для документов
Создали набор стилей в Word и визуальную айдентику для всей компании. Это не просто косметическое улучшение — единый набор стилей значительно ускоряет форматирование и работу с документами.

Шаг 3: Проанализировали работу подразделений
Разобрались, как построены процессы в каждом из подразделений, а также какие параметры и условия для них критичны. На основе этого юристы составили матрицу ключевых условий договоров — от сроков закрытия до специфики финансовых условий.

Шаг 4: Перешли на модульную систему
На основе анализа юристы выделили универсальные блоки условий: финансы, конфиденциальность, порядок закрытия договоров. В результате получили набор гибких блоков, которые можно комбинировать в разных договорах.

Все модули создавались через конструктор документов Doczilla. Благодаря этому инструменту шаблоны создаются как Лего: блоки можно легко переставлять и адаптировать под разные контракты.

Шаг 5: Обучили команду
Руководитель юридического отдела ввел правило: «Если нужно изменить документ, попробуйте сами сделать это в Doczilla». Сотрудники быстро набили руку, и теперь простые настройки занимают не больше минуты. По словам руководителя это гораздо быстрее, чем ставить задачу через таск-трекеры.

Теперь, если в законодательстве что-то меняется, юристам не нужно переделывать все шаблоны: достаточно поправить один универсальный модуль. Например, если нужно переподписать договоры из-за смены условий, специалисты просто заменяют 2-3 раздела, и новый шаблон готов.

Теперь все типовые договоры подготавливают менеджеры. Вот, как это повлияло на бизнес:

Сократили время на подготовку типовых документов. Менеджеры больше не ждут юристов по 2 дня, а готовят договоры за 5 минут.
Освободили время юристов, которое раньше уходило на подготовку договоров. Теперь юристы занимаются стратегическими бизнес-задачами:
регистрацией товарных знаков в международных юрисдикциях;
оптимизацией бизнес-процессов, включая работу с тендерами;
структуризацией сделок M&A и сопровождением интеллектуальной собственности.

Удвоили количество подготовленных документов без увеличения команды. Раньше 15 человек готовили 100 документов в месяц, а сейчас уже 200. За всё время работы с Doczilla мы создали более 1 500 документов, сэкономив 20 рабочих дней.

В отделе по работе с блогерами за документы отвечает один человек, вместо 15. Раньше из-за долгих процессов все менеджеры участвовали в составлении договоров. Теперь с этой задачей справляется один сотрудник.

На полный перенос процессов в Doczilla ушёл год. Компания клиента пошла по пути фундаментальных изменений — переработку всех шаблонов и процессов. Как отмечает руководитель юридического отдела: «Если бы мы просто перенесли документы в исходном виде, внедрение заняло бы месяц-два, но не дало бы нужного эффекта».