Иркутская нефтяная компания (ИНК) — один из независимых производителей углеводородного сырья в Восточной Сибири. Руководство компании сосредоточено на повышении эффективности работы и оптимизации внутренних процессов.

Ежедневно через правовую и кадровую службы ИНК проходит много документов. И с каждым днем их объем увеличивается. Чтобы ускорить процесс подготовки документов и освободить сотрудников от рутинной работы, компания решила автоматизировать этот процесс.

Юристы ИНК ежедневно работают с различными видами договоров: от подряда в сфере бурения и геологии до приобретения бытовых товаров для вахтовых поселков. Некоторые документы достаточно объемные и содержат много специфических терминов.

Всего на общем диске хранилось более 100 шаблонов в формате MS Word. Чтобы подготовить документ, сотрудник ИНК искал подходящий шаблон, собирал информацию, вручную заполнял все данные и приложения. Процесс занимал несколько часов. При необходимости к выбору и заполнению документа подключались юристы.

Шаблоны на общем диске регулярно актуализировали. Но если сотрудник использовал неактуальную версию шаблона (например, сохраненную на его ПК), документ приходилось переделывать. Следовательно, время подготовки увеличивалось и процесс затягивался.

Похожая ситуация сложилась в отделе организации труда. Должностные инструкции и положения о структурных подразделениях (ДИ/ПСП) разрабатывали и актуализировали с помощью шаблонов, созданных в текстовом редакторе. В таких шаблонах предусмотрены вспомогательные комментарии и пропуски для заполнения, а данные вносились разработчиком ДИ вручную.

В месяц на проверку в отдел организации труда поступало около 170 экземпляров, а в некоторые периоды — более 400.

Такой подход приводил сразу к нескольким проблемам:


• Документы создавали на основе устаревших шаблонов. Обновляя документ, сотрудники не сверяли его формулировки с актуальным шаблоном.
• Долгая подготовка документов. На разработку каждой должностной инструкции или положения работники ИНК тратили от 1 до 5 часов.

• Ошибки при заполнении из-за сложной структуры шаблонов. Когда необходимо отсмотреть многостраничный шаблон ДИ/ПСП и вручную удалить лишние разделы, а затем отредактировать нужные, легко что-то упустить или допустить грамматическую ошибку.

• Сложная проверка готовых документов. Ответственным сотрудникам приходилось вручную сверять каждую типовую формулировку, чтобы убедиться, что она соответствует шаблону ДИ/ПСП. Это занимало более 80 минут.

Основная идея — облегчить и ускорить для сотрудников ИНК процесс создания документов с помощью актуальных шаблонов. И максимально исключить человеческий фактор. Так, чтобы специалисты легко находили нужный шаблон, а формулировки автоматически подставлялись в зависимости от условий.

Для этого ИНК приобрела конструктор документов Doczilla Pro.
Сперва ИНК обратилась в Doczilla с запросом на создание конструктора шаблонов для договоров. Конструктор очень понравился, и о нем рассказали коллегам из других отделов. В результате отдел организации труда решил: им тоже такое нужно.

Почему выбрали Doczilla:

• Гибкость платформы, которая позволяет максимально кастомизировать продукт под запрос.
• Возможность создавать сложные шаблоны с автоматическим заполнением данных.
• Высокий уровень безопасности и конфиденциальности, что критически важно для нефтяной компании.
• Интеграция с внутренними системами ИНК.

Основной вызов для команды Doczilla — взаимодействие с двумя отделами одновременно. Чтобы реализовать настолько большой проект, мы работали по нескольким направлениям:

Автоматизировали более 80 шаблонов
Специалистам Doczilla нужно было разработать автоматизированные шаблоны, чтобы пользователь быстро готовил документ, просто отвечая на вопросы анкеты.

Кастомизировали сервис
По запросу ИНК интерфейс конструктора документов Doczilla Pro стилизовали под корпоративные цвета компании. Кроме того, для ИНК были важны кастомные доработки — функционал, разработанный под индивидуальный запрос.

Интегрировали Doczilla Pro в контур ИНК
Чтобы данные подставлялись в документы автоматически, мы настраиваем интеграцию с СЭД клиента. В этом случае задача оказалась сложнее: нужна была интеграция с большим количеством баз 1С, которые регулярно обновлялись.

Настроили автоматическую авторизацию
Добавили метод ShareByLogin, чтобы пользователи, у которых не было учетной записи Doczilla Pro в начале сценария создания документа из 1С:ДО, смогли автоматически авторизоваться на платформе.

Упростили анкету
Чтобы объемные документы в конструкторе создавались быстро, мы разбили анкету на разделы, добавили подсказки и сократили количество вопросов с помощью переменных. Можно сказать, что по ответам пользователя платформа «понимает», какие вопросы и формулировки нужны для конкретного вида документа, и показывает только их.

На момент публикации этого текста специалисты Doczilla реализовали большую часть поставленных задач. А именно:

Подготовили 80+ интерактивных шаблонов договоров и должностных инструкций
Изначально ИНК планировала автоматизировать больше 200 шаблонов. Однако когда команда стала готовить документы к автоматизации, оказалось, что некоторые документы отличаются только формулировками одного и того же тезиса и их можно объединить в один шаблон. Юристы ИНК провели внутренний аудит и согласовали типовые формы — в итоге удалось сократить 200 шаблонов до 81.

Теперь в конструкторе Doczilla Pro всегда доступны актуальные и согласованные шаблоны договоров, которые сотрудники используют регулярно. Шаблон не нужно редактировать, а все данные проставляются автоматически на основе анкеты, которую заполняет пользователь перед созданием документа.

Специалисты ИНК максимально вовлеклись в подготовку анкеты вместе с юристами Doczilla: продумали вопросы и ответы, предусмотрели вариативность ответов.

Кастомизировали продукт под запрос ИНК
Проблему с разными буквами в названиях должностей решили через формулы, которые меняют на строчную или на заглавную только первую букву вводимого текста. Поработали и с внешним видом шаблонов — добавили фирменные цвета и брендирование.

Настроили интеграцию с внутренними базами и системами. Данные о договорах хранятся в базах 1С компании. И эти базы постоянно обновляются. Например, у подрядчика могут поменяться реквизиты: нужно, чтобы в документе обязательно отразилась новая информация. Чтобы решить этот вопрос, мы настроили асинхронную интеграцию.

Как это работает: Doczilla подключена в контур шины данных, по алгоритмам и расписанию которых происходит обмен. На основании данных из баз в Doczilla формируются свои справочники контрагентов и организаций, к которым привязаны шаблоны. Теперь, когда пользователь вводит ИНН контрагента, все реквизиты подтягиваются из справочников Doczilla и проставляются в документ.

Интегрировали Doczilla Pro и 1С
Теперь пользователь создает в «1С:Документооборот» карточку должностной инструкции или положения, вносит данные, нажимает кнопку «Создать документ Doczilla» и получает предзаполненный документ, в который подтягивается информация из 1С:ДО. Затем пользователь выбирает нужные ответы и одним нажатием кнопки отправляет готовый документ на согласование обратно в 1С:ДО.

Создали заготовки для самостоятельной разработки шаблонов
Чтобы сотрудники ИНК легче создавали новые шаблоны договоров, специалисты Doczilla сделали три универсальные формы в зависимости от сторон документа — для юрлиц, ИП и физлиц. И настроили интеграцию с внутренними справочниками в Doczilla. Благодаря этому пользователи получают предзаполненный документ. Остается только добавить в шаблон недостающую информацию.

Сделали работу с шаблоном максимально удобной
Шаблоны должностных инструкций содержат несколько разделов, а готовый документ в среднем включает более 10 страниц информации. Мы сделали так, чтобы пользователи быстро ориентировались в содержании документов.

Если специалист нажимает на переменную в анкете (например, на стаж работы), она подсветится в документе. И наоборот, если выбирает переменную в самом тексте — открывается нужный раздел анкеты. Это удобно, потому что всегда можно быстро вернуться к важным блокам документа. К некоторым переменным есть комментарии и подсказки — например, иногда конструктор просит не ставить лишние пробелы при ручном вводе текста. Или объясняет, что именно нужно написать в поле.

Шаблон ДИ/ПСП защищен от случайных правок. В шаблонах предусмотрены области для редактирования — места, куда можно вносить изменения. Сотрудник использует эти области, когда нужно вручную заполнить или вставить скопированные должностные обязанности, задачи и функции. При редактировании в указанных областях форматирование документа остается неизменным.

Единая база хранения. Больше не нужно искать корректный шаблон по разным папкам и дискам. Все согласованные шаблоны лежат в конструкторе документов Doczilla Pro, а необходимые данные подтягиваются из справочников автоматически.

Документы создают и согласовывают быстрее. Подготовку должностных инструкций и положений о структурных подразделениях удалось оптимизировать на 40%, а проверку и согласование — на 30%.

Нет ошибок. Сотрудники крайне редко вводят данные вручную. А значит, не допускают опечаток. Чем меньше ошибок, тем быстрее проходит подготовка документа, его согласование и подписание.

Всегда правильные и актуальные шаблоны. Данные синхронизируются с базами знаний и обновляются. А самые важные части документа защищены от редактирования, так что можно не волноваться, что кто-то изменит формулировки.

Интуитивно понятные шаблоны, которые заполнит даже новичок.