Объединенное Кредитное Бюро входит в тройку крупнейших бюро кредитных историй России и одним из первых начало использовать новые технологии для автоматизации документооборота.

Чтобы обеспечить работу компании по B2B-направлению, сотрудники ОКБ формируют более 1500 договорных документов в год (договоры различных видов и приложения к ним, дополнительные соглашения, соглашения о расторжении, юридически значимые уведомления и др.). Многие из этих документов типовые, и непосредственного участия юристов при их создании не требуется.

До сотрудничества с Doczilla в ОКБ уже работали с конструктором другого вендора. Стратегическое решение о переходе на новый продукт принял руководитель юридического департамента после анализа IT-рынка и выявления ряда возможностей, которые предоставляет конструктор от Doczilla.

Гибкость и широкие возможности для самостоятельной кастомизации шаблонов сотрудниками ОКБ. Бизнес-процессы ОКБ предполагают использование специфических шаблонов документов; конструктор должен обеспечивать юристам возможность самостоятельно вносить изменения в шаблоны в короткие сроки.

Максимальная автоматизация подготовки документов по шаблонам для исключения ошибок. В ОКБ автоматизирована подготовка типовых документов, анкета конструктора позволяет sales-менеджерам создавать индивидуальные документы на основе шаблонов без помощи юристов. Юристы участвуют в процессе их согласования, занимаются разработкой шаблонов и их разметкой.

Конструктор также удобен тем, что позволяет брать данные из различных баз (как собственных баз данных ОКБ, так и сторонних) и благодаря этому заполнять договорные документы автоматически.

Интуитивно понятный пользовательский интерфейс. Конструктор будут использовать как юристы, так и другие сотрудники компании. Выбирая вендора, в ОКБ оценивали удобство нового конструктора и простоту его использования различными типами пользователей.

Постоянно развивающийся продукт. Юристам ОКБ было важно, чтобы разработчики решения предлагали пользователям все больше возможностей для автоматизации договорной работы, исправляли баги и добавляли в продукт новые инструменты. Бизнес заинтересован в том, чтобы использовать самые передовые решения.

Всем этим критериям отвечает платформа Doczilla Pro, поэтому компания доверила ее команде автоматизацию своих договорных документов.

• Сделать бесшовную интеграцию конструктора с системой электронного документооборота (ЭДО) и встроить продукт во внутренний защищенный контур компании для безопасной работы с документами в едином пространстве.

• Обучить сотрудников юридического департамента ОКБ новому инструментарию для самостоятельной разметки интерактивных шаблонов.

• Внедрить AI-модуль, чтобы юристы могли делегировать часть рутинной работы с текстом искусственному интеллекту и освободить время для более сложных, требующих комплексного подхода задач.

1-й этап: интеграция с СЭД и тест конструктора на договорах по одной из бизнес-линий ОКБ

Для начала проекта юристами ОКБ был выбран комплект шаблонов по направлению, в котором бизнес-процессы внутри компании только выстраивались.

Благодаря бесшовной интеграции данные из СЭД автоматически подтягиваются в шаблоны и пользователь работает с ними в одном окне, без необходимости открывать дополнительные вкладки и вводить информацию вручную.

2-й этап: автоматизация пакета основных договорных документов

После успешного пилотирования и одобрения от внутренних заказчиков сотрудники юридического департамента ОКБ внедрили интерактивные шаблоны для основных договорных документов с клиентами (договоры, приложения к ним, дополнительные соглашения, соглашения о расторжении и др.) остальных бизнес-линий компании. С привлечением специалистов Doczilla созданы сложные интерактивные таблицы для автоматического формирования тарифных сеток на основе анкеты.

В дальнейшем компания планирует использовать конструктор Doczilla Pro для создания любых типовых документов.

3-й этап: внедрение AI-инструментов

Команда Doczilla предоставила ОКБ доступ к AI-модулю и анонимайзеру, чтобы юристы смогли оценить возможности искусственного интеллекта для работы с текстом. Сейчас в юридическом департаменте началось его пилотное использование для подготовки, редактирования и анализа документов.

В дальнейшем в рамках проекта рассматривается внедрение модулей Workflow и «Совместная работа», а также AI-ассистентов.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок