Doczilla позволит
Полностью исключить простые ошибки;
Ускорить подготовку документов в 10 раз;
Избавиться от рутины и перепроверок;
Забыть про неактуальные шаблоны;

Бюро кредитных историй: автоматизировали договорную работу с помощью Конструктора документов и AI


⏱13 мин | 28.06.2024

Бюро кредитных историй: автоматизировали договорную работу с помощью Конструктора документов и AI


⏱13 мин | 28.06.2024

Наш клиент входит в тройку крупнейших бюро кредитных историй в России. Линейка сервисов бюро обеспечивает все этапы работы кредитного конвейера.

Проблема

Сотрудники юридического и кредитного департаментов компании готовят много различных документов, среди которых: договоры об оказании информационных услуг, NDA, соглашения об ЭДО, сервисные приложения, дополнительные соглашения, договоры лидогенерации и другие.


До сотрудничества с Doczilla Pro бюро уже несколько лет работало с конструктором документов от другого вендора. Благодаря интеграции продукта с СЭД клиента EOS for Sharepoint договоры готовились довольно быстро.

Почему решили искать другого вендора?

Невозможно редактировать готовые шаблоны. Функционал предыдущего конструктора не позволял самостоятельно вносить изменения в шаблоны. Поэтому за каждой правкой приходилось обращаться к вендору. Доработка одного шаблона могла длиться несколько месяцев.


Много ручного ввода. Возможности решения позволяли лишь частично автоматизировать шаблоны. Поэтому сотрудники вносили много данных вручную, неминуемо возникали ошибки и сделки затягивались.


Сложно разобраться самостоятельно. Предыдущее решение не было интуитивно понятным: юристы тратили много времени на разметку шаблонов и приходилось часто обращаться за помощью к технической поддержке.


Решение перестало отвечать растущим потребностям клиента. Бизнес-процессы компании развивались и требовали новых инструментов для эффективной работы.

Требования к новому конструктору

Быстрая кастомизация шаблонов под запросы команды. Специфика бизнес-процессов бюро кредитных историй предполагает использование нетиповых шаблонов, которые можно с легкостью адаптировать под разные потребности компании.


Максимальная автоматизация шаблонов для исключения ошибок. В бюро подготовкой документов занимаются sales-менеджеры, а юристы проверяют договоры на ошибки, размечают интерактивные шаблоны и участвуют в процессе согласования. Следовательно, чем меньше данных заполняется вручную, тем меньше возможность ошибиться.


Постоянно развивающийся продукт. Юристам компании было важно, чтобы разработчики решения предлагали пользователям все больше возможностей для автоматизации договорной работы, исправляли баги и добавляли в продукт новые инструменты. Потребности компании растут, процессы меняются, поэтому бизнес заинтересован в том, чтобы использовать самые передовые решения.


Понятный интерфейс. Шаблонами будут пользоваться как юристы, так и менеджеры по продажам. Выбирая вендора, бизнес обращал внимание на то, насколько просто будет сотрудникам разобраться в продукте.


Всем этим критериям отвечает платформа Doczilla Pro, поэтому компания доверила нам автоматизацию своих документов и процессов.

Цели сотрудничества с Doczilla
  • автоматизировать все типовые документы;
  • упростить юристам и sales-менеджерам работу с интерактивными шаблонами;
  • исключить ошибки в документах;
  • избавить юристов от рутинной работы с договорами.

Задачи перед командой Doczilla

Сделать бесшовную интеграцию конструктора с EOS for Sharepoint и встроить продукт во внутренний защищенный контур клиента, что позволит пользователям безопасно работать с документами в едином пространстве.


Обучить сотрудников юридического департамента бюро новому инструменту, чтобы приступить к разметке интерактивных шаблонов как можно быстрее.


Кастомизировать шаблоны под потребности бизнеса, чтобы упростить работу в конструкторе sales-менеджерам и юристам.


Автоматизировать все типовые документы в компании, свести ошибки к нулю и избавить юристов от рутинных согласований и проверок.


Ускорить процесс подготовки документов благодаря комплексному подходу к автоматизации: интеграции с СЭД, кастомизации конструктора под потребности клиента, упрощению работы с шаблонами, избавлению от ошибок.


Внедрить AI-модуль, чтобы юристы могли делегировать большую часть рутинной работы с текстом документов искусственному интеллекту и освободили время для более сложных и интересных задач.

«Нам было важно приобрести продукт, позволяющий легко и быстро адаптировать шаблоны под наши потребности и вносить изменения в любую их часть. Doczilla здесь дает много возможностей, выглядит симпатично, работает быстро и позволяет кастомизировать шаблоны так, как нам хочется» рассказывает юрист компании.

Автоматизировали подготовку документов в 3 этапа

Внедрение платформы Doczilla Pro в бизнес-процессы клиента проходило постепенно.


1-й этап: интеграция с СЭД и тест конструктора на договорах лидогенерации


Специалисты Doczilla внедрили Конструктор документов для автоматизации подготовки договоров лидогенерации. Юристы бюро выбрали именно эти контракты, потому что под них еще не был настроен бизнес-процесс внутри компании.

Никаких проблем с настройкой шаблонов
Пользователи быстро разобрались с разметкой шаблонов благодаря интуитивно понятному интерфейсу конструктора и базе знаний Doczilla, где поэтапно расписана и иллюстрирована работа с каждым продуктом.

Пока юристы компании размечали шаблоны, команда Doczilla интегрировала Конструктор документов с СЭД клиента. Благодаря слаженной работе с командой программистов EOS for Sharepoint удалось настроить бесшовную интеграцию — сотрудники отдела продаж могут работать с документами в одном окне, а данные из СЭД автоматически подтягиваются в шаблоны Doczilla.


Тестирование прошло успешно: юристы научились самостоятельно размечать шаблоны, а данные из СЭД автоматически проставлялись в нужные поля.

2-й этап: автоматизация пакета документов и тестирование AI


После подготовки шаблонов договоров лидогенерации юристы компании приступили к разметке следующих документов:


  • NDA
  • договоров об оказании информационных услуг (присоединения и рамочные)
  • соглашений об электронном документообороте
  • приложений о стоимости услуг
  • соглашений о расторжении договора
  • дополнительных соглашения об изменении/приостановлении/прекращении оказания услуг
  • уведомлений о расторжении договора
  • дополнительных соглашений об изменении контактных данных

Команда Doczilla предоставила клиенту бесплатный тестовый доступ к AI-модулю, чтобы компания могла оценить возможности искусственного интеллекта для работы с текстом.

3-й этап: автоматизация всей типовой документации и внедрение AI


На финальном этапе внедрения платформы Doczilla Pro планируется сделать интерактивные шаблоны для всех типовых документов в компании, а также встроить AI-модуль и анонимайзер для шифрования данных. 8 сотрудников юридического департамента бюро будут использовать ИИ для создания документов, сравнения версий, редактуры, анализа, проверки, перевода текста и формирования внутренней базы знаний в компании.

Создали интерактивную таблицу для sales-менеджеров


При работе с клиентами менеджеры отдела продаж компании использовали интерактивную таблицу с тарифами от предыдущего вендора.


Документ содержал 2 режима предоставления отчетов, в каждом из которых было по 3–4 столбца для разных отчетов и от 6 до 11 строк с диапазонами тарифной сетки. В зависимости от ответа менеджера в анкете информация в таблице менялась.


Сотрудникам было неудобно работать с предыдущим решением из-за того, что верстка таблицы ломалась, поэтому клиент обратился к специалистам Doczilla с просьбой сделать новую таблицу в конструкторе.


Специалисты Doczilla сделали 22 таблицы — по одной на каждый вариант ответа менеджера в анкете и зашили их в один документ. Таблицы работают как справочники: информация из них автоматически подтягивается в один интерактивный документ, с которым работает сотрудник бюро.


Удалось настроить и красивое форматирование: все столбцы ровные, данные в них никуда не убегают и верстка не ломается.

Результат

На момент создания этого текста сотрудники бюро используют Конструктор документов без ограничения по бизнес-процессам.


15 шаблонов для типовой документации

подготовили и автоматизировали


30 сотрудников отдела продаж и юридического департамента

работают с Конструктором документов


Недавно компания начала внедрение модуля искусственного интеллекта Doczilla AI и анонимайзера. Технология анонимайзинга защищает чувствительные данные клиента перед работой с Open AI: анализирует текст, находит конфиденциальную информацию и зашифровывает ее.

Схема работы анонимайзера

А что дальше?

В планах — до конца 2024 года автоматизировать всю типовую документацию, внедрить AI-модуль и ускорить подготовку нетиповых документов.


Результаты, которых мы планируем добиться:


  • Ноль ошибок в документах. Ошибки в типовых документах сведутся к нулю благодаря удобным интерактивным шаблонам и максимальной автоматизации подготовки документов.
  • Юристы не участвуют в согласовании типовых документов. Сотрудники отдела продаж будут готовить все типовые документы в Конструкторе документов Doczilla, а юристы больше не будут заниматься рутинными согласованиями и проверками документов на ошибки.
  • В 3 раза быстрее готовятся нетиповые документы. Юристы компании будут готовить нетиповые документы в 3 раза быстрее благодаря использованию AI-модуля.
  • AI-модуль заберет рутинную работу юристов. Заточенные под бизнес-процессы AI-ассистенты упростят работу с объемными документами: с судебными постановлениями, актами, решениями и протоколами. Это снизит нагрузку на юристов компании, которым больше не придется часами выискивать нужную информацию, анализировать тексты и вручную готовить сопроводительную документацию.
Сейчас команда Doczilla трудится над киллер-фичей AI-модуля — разработкой умных AI-ассистентов. Инструмент будет работать в режиме чат-бота, как и генеративный ИИ. Отличие в том, что при ответе на вопрос пользователя AI-ассистент будет опираться на конкретные базы данных, а не на открытые источники. Например, вы загружаете в AI-помощника удачные формулировки из документов, и он работает с новыми текстами, опираясь на ваш опыт. Инструмент позволяет не только улучшить качество ответов ИИ, но и систематизировать собственные знания юристов.

В дальнейшем возможно масштабирование проекта — внедрение модулей Workflow и «Совместная работа».

Применение Doczilla:

  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок

Читайте также