Flocktory — онлайн-платформа, которая автоматизирует лидогенерацию и продажи. Всего отдел документооборота готовит 150–200 документов в месяц: это договоры, NDA и счета-оферты. Flocktory подбирает технологические решения индивидуально для каждого клиента, а содержание договоров всегда разное, поэтому важно готовить документы тщательно и ничего не упустить.

Из-за того, что сотрудники отдела документооборота не погружены в условия сотрудничества с клиентом так же глубоко, как менеджеры, в договорах часто появлялись ошибки. Дополнительная нагрузка ложилась на юристов: приходилось помогать описывать условия и вычитывать документы.

Каких целей хотели добиться с помощью Doczilla: ускорить создание договоров и сократить число неточностей, которые допускают специалисты по документообороту.

Чего удалось достичь
4 минуты на подготовку документа. Раньше специалисты тратили на один договор 40 минут.

Цикл согласования сократился. Менеджеры готовят проекты договоров сами в понятном и удобном конструкторе. А специалистов по документообороту привлекают в случаях, если документ сложный.

Больше нет ошибок в документах. Благодаря готовым шаблонам не нужно перепроверять, все ли в порядке с нумерацией и туда ли вставлены данные. А сотрудники называют Doczilla своим главным рабочим инструментом.

The Purpose — коммуникационное агентство, которое помогает компаниям из fashion-индустрии налаживать связи со СМИ и запускать яркие партнерские проекты. Чтобы рекламировать бренды своих клиентов, агентство привлекает инфлюенсеров на подряд. Таких подрядчиков много: каждый месяц нужно готовить больше 40 договоров, актов и дополнительных соглашений для блогеров. При этом до внедрения Doczilla Pro подготовка одного договора в MS Word занимала 1,5 часа: время тратилось на ручной ввод реквизитов, описание условий и типовых услуг.

Менеджеры The Purpose переживали, что команда может выгореть из-за большого объема работы, поэтому по совету юристов обратились к Doczilla.

Каких целей хотели добиться с помощью Doczilla: ускорить подготовку шаблонов и освободить сотрудников от механических действий.

Чего удалось достичь:
5 минут вместо 1,5 часов на договор с одним блогером. Чтобы заполнить готовый шаблон, нужно просто ответить на вопросы анкеты, а реквизиты и другие данные о контрагентах подтягиваются из справочника автоматически.

Отпала необходимость нанимать нового сотрудника. Агентству не потребовалось выводить нового человека в штат и платить зарплату, так как теперь сотрудники работают с документами в комфортном темпе и без дедлайнов.

Не только шаблоны. С помощью AI-инструментов команда составляет сопроводительные письма контрагентам.

Наш клиент — группа компаний, которая создает технологии digital-маркетинга. Внутри группы есть несколько бизнес-юнитов, каждый занимается развитием своего сервиса. 80% всех документов, которые готовят юристы — типовые договоры с контрагентами: клиентами и подрядчиками.

Шаблоны договоров не были универсальными, частично устаревшими и содержали нерабочие или неактуальные положения. Поэтому для каждого клиента нужен был индивидуальный договор, который готовили юристы. На подготовку каждого документа уходило около трех дней, а на согласование — два. Менеджеры ждали пять дней, чтобы начать сотрудничество с клиентами.

Чтобы справиться с проблемой, команда решила воспользоваться конструктором документов Doczilla Pro.

Каких целей хотели добиться с помощью Doczilla:

• создать пространство, где каждый сотрудник сможет найти нужный шаблон без помощи коллег и заполнить его самостоятельно;
• сократить время на подготовку документов;
• исключить ошибки в документах;
• ускорить процесс согласования.

Главная цель — освободить юристов от ручной механической работы и сделать так, чтобы любой сотрудник смог подготовить типовой документ самостоятельно, не привлекая юриста.

Что сделали:
Перед тем как начать работать в Doczilla, команда клиента провела аудит шаблонов. Специалисты переработали старые драфты, убрали неактуальные формулировки и создали правила работы с договорами: от ключевых условий, которые должны быть прописаны в тексте, до сроков закрытия документа.

Получился набор универсальных блоков текста для всех бизнес-юнитов, которые можно использовать в различных договорах. Команда перенесла их в онлайн-конструктор Doczilla Pro.

Чего удалось достичь:
Документ готов за 5 минут, а раньше тратили на это 2 дня. Не нужно писать текст с нуля, можно просто внести данные контрагента в шаблон и отправить клиенту. А в планах — подключить Doczilla к Telegram-боту, чтобы мобильно создавать коммерческие предложения.

Юристы не участвуют в подготовке типовых документов. Рабочее время специалистов с высокой квалификацией теперь уходит не на рутинную работу, а на решение бизнес-задач. Любой сотрудник компании может создать нужный документ по готовому шаблону самостоятельно.
1 человек вместо 15. Нагрузка снизилась настолько, что теперь документами занимается только один сотрудник.

Подготовили 1000 документов за 8 месяцев — это рекорд. По примерным подсчетам команды, конструктор Doczilla Pro сэкономил специалистам минимум 20 рабочих дней.