Проблемы: ошибки в договорах, затянутые сроки сделок, потеря клиентов
Решение: создали редактируемый справочник подписантов, подключили автозаполнение данных из публичных реестров
Результат: компания готовит документы в два раза быстрее и больше не теряет клиентов из-за затянутых сроков сделки
Nawinia занимается логистикой по всему миру и работает только с юрлицами. В такой компании априори много работы с документами, и с ростом бизнеса вопрос об автоматизации становился только актуальнее. 70 сотрудников компании каждый день работают с договорами, претензиями, исками — это тысячи документов каждый месяц.
Поэтому Nawinia обратилась к нам, чтобы ускорить работу с входящими документами и быстрее готовить типовые договоры: на перевозку грузов и транспортно-экспедиционное сопровождение.
Яна Пряля, руководитель юридического отдела Nawinia: «Doczilla превзошла ожидания, особенно если сравнивать с другими сервисами. С вами гораздо проще работать и без лишних формальностей: просто пишу пожелания в чат и через несколько дней вижу их в программе».
Юристы изначально работали в «Битриксе», откуда брали копию типового шаблона и дорабатывали его под конкретную сделку: меняли данные контрагента, стоимость и сроки поставки, другие существенные условия. Без автоматизации компания сталкивалась с такими трудностями:
Долгое оформление сделок. Когда юрист или другой инициатор менял договор под свои нужды, получившийся документ нужно было согласовать сначала с клиентом, а потом внутри команды. Если команда не одобряла договор, его приходилось переделывать и заново отправлять клиенту на согласование. Цикл сделки мог продолжаться два-три месяца.
За такой срок клиент успевал передумать и обращался в другие компании, но это еще полбеды. Гораздо хуже, когда менялся типовой шаблон, на основе которого готовились все договоры. Тогда менеджерам Nawinia приходилось переносить срок всех незавершенных сделок, извиняться перед клиентами и заново готовить документ из нового шаблона. Компания теряла деньги, а юристы не только занимались рутиной, но и выполняли двойную работу.
Ошибки в договорах. Инициаторы вручную заполняли типовую форму: перепечатывали или копировали данные о контрагентах из открытых источников. Легко допустить ошибку, когда перед глазами проходят сотни ИНН, ОГРН, юридических наименований и адресов. Поэтому часто договоры приходилось переделывать, и хорошо если ошибка обнаруживалась до того, как документ отправили клиенту на согласование.
Рутина тоже играет свою роль в появлении опечаток и неточностей в документах. Ведь если работа скучная и однообразная, сотруднику сложно сохранять концентрацию, раскрывать потенциал и получать удовольствие от деятельности. Поэтому рутинную работу часто выполняют спустя рукава, лишь бы побыстрее с ней закончить.
Поскольку в Nawinia все процессы были построены в «Битриксе», то и за доработками обратились в первую очередь именно к этому вендору. Софт от «Битрикса» умел подтягивать ИНН в документ штатными средствами, а дальнейшая автоматизация оказалась доступной только за деньги, причем мелкие доработки стоили 200 000 рублей.
Поэтому в Nawinia решили искать альтернативное решение: мощный и недорогой конструктор документов, с которым:
Таким решением оказался конструктор документов Doczilla Pro. Платформа отлично справляется с подобными задачами в логистическом и любом другом бизнесе.
Чтобы ускорить заполнение договоров, мы предложили подключить к конструктору документов несколько справочников: каталог подписантов, ЕГРЮЛ и открытые банковские базы данных.
Данные не просто появляются в документе, а автоматически принимают нужные падежи: юристам не приходится заниматься редакторской работой и выискивать несогласованные окончания.
По нашим оценкам, одни лишь справочники сокращают время работы над договором примерно на 50%. Для сотрудника, который работает с документами, это означает в два раза меньше рутины, а для бизнеса — повышение эффективности всей команды.
Чтобы юристам Nawinia не приходилось каждый раз обращаться в поддержку, когда нужно добавить нового сотрудника в справочник, мы предоставили возможность самостоятельно редактировать каталог подписантов и рассказали, как это делать.
Сейчас договоры Nawinia создаются из нового интерактивного шаблона, который мы разработали совместно с юристами компании. На основе шаблона можно подготовить любой типовой договор и за несколько секунд безошибочно заполнить его реквизитами сторон. Сделанный нами интерактивный шаблон служит базой для других шаблонов, которые создают сотрудники Nawinia для решения своих задач.
Теперь документы в Nawinia готовятся в два раза быстрее, и в них не бывает ошибок. По словам сотрудников компании, конструктор Doczilla Pro работает быстро и с ним легко разобраться. Благодаря тому, что юристы больше не тратят время на рутину, они могут решать сложные интеллектуальные задачи, расти профессионально и приносить компании еще больше пользы.
Яна Пряля, руководитель юридического отдела Nawinia: «Мы получили удобный инструмент для работы с документами. 100% сотрудников, участвующих в подготовке документации, будут работать в Doczilla Pro».
Интегрировать конструктор Doczilla Pro в защищенный контур Nawinia не было необходимости, поэтому платформа работает в облаке и доступна с любого устройства, зарегистрированного в компании.
Мы остаемся на связи с сотрудниками Nawinia в выделенном WhatsApp-чате, где стараемся решать любые возникающие вопросы в течение нескольких часов.
Если у вас тоже есть вопрос по работе с конструктором документов Doczilla Pro, задайте его нашим специалистам или закажите демо, чтобы посмотреть на платформу в действии.