Наш клиент — крупная московская компания промышленного альпинизма.
Большая часть работы компании — сезонная. Зимой это уборка снега, с апреля по октябрь — клининговые работы. В эти периоды заключают большое количество договоров, каждый из которых состоит из пакета документов: коммерческого предложения, договора, акта и счета-фактуры. В некоторых случаях добавлялся наряд-допуск и техническое задание. Если нельзя рассчитать точное время на работу, компания также подписывала дополнительное соглашение.
Во время сезонных нагрузок, специалист, ответственный за подготовку документов, тратил все рабочие часы на составление типовых договоров: каждый занимал от 15 до 40 минут. Нанять менеджера в помощь оказалось нецелесообразно — после пиковых нагрузок его было бы нечем занять. Компания начала искать решение, которое помогло бы автоматизировать процесс и снять критическую нагрузку со специалистов. После исследования рынка вендоров эту задачу доверили Doczilla Pro.
Для ускорения подготовки документов использовали шаблоны типовых документов в Word, выделив переменные желтым цветом. Это не помогло увеличить скорость — при заполнении маркер легко пропустить, а перепроверки, исправления и дополнительные согласования со стороны клиентов требовали много времени.
Компания подключила онлайн-сервис бухгалтерии, позволяющий создавать документы. Это не дало ожидаемой экономии времени, поскольку без возможности создания пакетов документов специалисту приходилось для каждого документа заново вводить все данные.
С запросом на разработку сервиса для автоматизации подготовки документов специалисты обратились в IT-отдел компании. После подсчета стоимости итогового продукта под все запросы выяснилось, что это экономически нецелесообразно. Было принято решение искать не программу для подготовки документов, а готовый сервис для автоматизации на рынке. Компания выбрала Doczilla Pro как удобный и современный сервис.
Автоматизировали типовые шаблоны
Все первичные документы теперь готовятся за несколько минут, без ошибок.
Подключили единое хранилище данных
Данные всех клиентов хранятся в системе и автоматически подтягиваются в документы при заполнении.
Настроили создание пакетов документов
При заполнении одного договора все данные масштабируются на остальные документы.
Скорость подготовки документов выросла в 3−5 раз
Раньше на создание одного документа у специалиста уходило от 15 до 40 минут. Сейчас время сократилось до 5−7 минут. У ответственного специалиста остается время на другие задачи, потребности в дополнительных сотрудниках нет.
Ошибки полностью исключены
Благодаря интерактивным шаблонам все переменные заполняются автоматически. Больше не нужно тратить время на перепроверку и терять клиентов из-за ошибок в договорах.
Все данные хранятся в едином пространстве
Интеграция Doczilla Pro с CRM-системой заказчика позволила полностью исключить ручной ввод данных.
Сократился показатель Time-to-money
Чем быстрее заключается договор, тем быстрее компания выходит на сделку и получает прибыль. Ускорение подготовки документов позволяет получить больше клиентов даже в высокий сезон.
Увидеть больше интересных интеграций и познакомится с нашими решениями для разных отраслей можно в разделе «Кейсы».
