Авиакомпания: ускорили подготовку документов в 4 раза - Doczilla
 

Авиакомпания: ускорили подготовку документов в 4 раза

8 мин 29.11.2023

Наш клиент — региональная авиакомпания, которая перевозит пассажиров самостоятельно, а также сдает воздушные судна в аренду коллегам по рынку. Это наш первый опыт работы с бизнесом из авиационной отрасли, но как показала практика, сфера деятельности не принципиальна — автоматизировать можно даже специфические документы.

Каждый месяц менеджеры авиакомпании готовят около 30 договоров. Помимо классических для любого бизнеса договоров, в авиакомпании также используют посреднические контракты, агентские договоры и договоры фрахтования (чартера). Все документы — типовые, поэтому меняются лишь реквизиты заказчика, стоимость, сроки и другие существенные условия.

Как была устроена работа с документами:

  • брокер подтверждает, что самолет забронирован и скоро отправится в рейс, а за штурвалом будут пилоты определенной авиакомпании;
  • менеджер собирает первичные данные и заводит сделку в CRM;
  • на основе карточки в CRM, менеджер составляет текст договора: заполняет шаблон новыми данными и отправляет его на согласование.

На создание одного документа менеджер тратил полчаса. За это время он готовил текст документа по шаблону, на всякий случай перепроверял корректность данных, а в сложных ситуациях успевал проконсультироваться с юристом.

«Бывает, что договор нужно подготовить срочно — рейс ждать не будет. В этом случае приходится экстренно искать на сервере нужный шаблон, спешно заполнять его и согласовывать с руководством. Нередко — в выходные», — менеджер коммерческого отдела

Юрист проверял договор после менеджера, чтобы убедиться, что данные заполнены корректно. Поскольку любая ошибка или опечатка может обернуться против компании, юристу приходилось вычитывать договор с первой строки до последней. На это тратилось дополнительное время, но что важнее, ресурс дорогостоящего квалифицированного специалиста уходил на задачу, которую легко поручить компьютерной программе.

Чтобы автоматизировать подготовку договоров и посреднических контрактов, авиакомпания обратилась к нам за решением, которое помогло бы быстрее создавать документы, снизить уровень рутины и ускорить цикл сделки. Мы предложили флагманский конструктор документов Doczilla Pro.

Что больше всего понравилось в Doczilla Pro

Перед началом работы мы провели с менеджерами авиакомпании пилотный проект, чтобы сотрудники опробовали конструктор документов в деле. После пилота менеджеры остановили выбор на Doczilla Pro и приобрели лицензию. На решение особенно повлияли два преимущества нашего конструктора.

Дружелюбный интерфейс. Пользоваться продуктом можно без инструкции, а элементы управления расположены привычно для любого пользователя MS Word. Поскольку работа в Doczilla Pro не требует навыков для освоения, начать работу с конструктором могут даже новые сотрудники.

«Во время пилотного проекта я увидел конструктор документов впервые в жизни, но без подсказок создал интерактивный шаблон и за несколько минут подготовил свой первый документ», — менеджер коммерческого отдела

Идея конструктора заключается в том, что документ не нужно готовить с нуля — сотруднику достаточно ответить на вопросы анкеты, и все нужные данные будут автоматически загружаться в текст договора. Поэтому Doczilla Pro отлично подходит для компаний, которые нанимают в том числе начинающих специалистов. Учитывая дружелюбный интерфейс и полуавтоматическое составление договоров, любой человек может без специальных знаний готовить юридически корректные документы.

Отсутствие ненужных функций. На legaltech-рынке есть тенденция перегружать решения всевозможными функциями, чтобы добавлять продуктам ценность и продавать их дороже. В базовой версии Doczilla есть только необходимые каждому бизнесу функции, а дополнительные интеграции или AI-решения можно подключить по желанию. Такой подход позволяет не переплачивать за лишние инструменты.

Главный результат внедрения Doczilla Pro

Если раньше менеджер готовил документ за полчаса, то сейчас при работе в конструкторе на это уходит всего 7 минут. Поскольку документ собирается из заранее согласованных юристом формулировок, ошибки в тексте исключены, так что и юристу не нужно перепроверять за менеджером каждую строчку. Сколько времени экономит юрист, мы не знаем, а вот менеджер выполняет свою работу в четыре раза быстрее.

Сотрудники, которые работают с Doczilla Pro в коммерческом отделе авиакомпании, показывают более эффективную работу, чем до внедрения конструктора. При этом менеджеры не загружены работой, а наоборот, освободились от рутины и открыты к новым, более ответственным задачам. Поэтому в компании задумываются о том, чтобы распространить конструктор документов на все отделы, в которых готовятся документы, например, в бухгалтерию и HR.

Doczilla позволит:
  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок
Запросить демо
Применение Doczilla:
  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок
Запросить демо

Похожие статьи

Заказать демо
Doczilla Pro
Нажимая кнопку "Получить доступ", вы подтверждаете согласие с соглашением об использовании программы и даете согласие на обработку персональных данных.
Хотим показать, как работает продукт и помочь с анализом ваших бизнес-процессов